2020_CBS_02009 - Collegebeslissing betreffende het principe rond de aankoop van een platform voor inname openbaar domein

Gelet op het huidige proces inname openbaar domein;

Overwegende dat een aanvraag behandelen via een platform (software) voor inname openbaar domein volgende voordelen zou kunnen bieden:

• Eenvoudig en uniform systeem om inname openbaar domein aan te vragen (zowel voor burgers, aannemers en nutsmaatschappijen)
• Alle vergunningen kunnen verwerkt worden binnen één systeem
• Via hetzelfde platform kan gecommuniceerd worden met externen (vb. politie en brandweer) voor het inwinnen van adviezen
• Intekenen in GIPOD gebeurt rechtstreeks door de aanvrager (administratieve vereenvoudiging)
• Koppeling met het gemeentelijk notulenpakket Green Valley (administratieve vereenvoudiging)
• Koppeling met het gemeentelijk betalingspakket Alpha (administratieve vereenvoudiging)
• Overzicht van alle lopende vergunningen

Overwegende dat de aankoop van dergelijk platform wordt geraamd op:

• Vaste kosten: € 6.000
• Maandelijkse kosten: € 800

Overwegende dat een bestaand systeem (in gebruik bij stad Eeklo) werd geëvalueerd door cel ROL, cel kwaliteit en ict en cel budget; dat deze 3 cellen allen een gunstige evaluatie gaven aangezien een dergelijke software én klantvriendelijker is én potentiële tijdswinsten voor de gemeentelijke administratie heeft; dat deze tijdswinsten kunnen oplopen (na afstemming met GIPOD, na aanpassing van het reglement) tot 25% van de huidige behandelingstijd;

Overwegende dat in 2019 in totaal 565 aanvragen werden behandeld die via een dergelijk softwaresysteem zouden kunnen afgehandeld worden; dat het volledig doorrekenen van de terugkerende kosten verbonden aan een digitale behandeling dus neerkomt op gemiddeld 17€ per aanvraag; dat dit kan meegenomen worden in de aanpassing van het retributiereglement;

Overwegende dat hiervoor nog geen budget is voorzien in de meerjarenplanning;

Overwegende dat na een principiële beslissing het aankoopbestek intern kan opgesteld worden, waarna de prijsvraag kan gestart worden; dat de software mogelijks tegen 1 januari 2021 operationeel zou kunnen zijn;