2020_CBS_01857 - Collegebeslissing betreffende het principe om een aankomst van een rit in lijn van de Binckbank Tour te laten plaatsvinden in Aalter in 2020, alsook een start van een rit in lijn in 2021

Gelet op het voorstel om een aankomst van een rit in lijn op donderdag 1 oktober 2020 van de Binckbank tour te organiseren op het grondgebied van de gemeente Aalter, alsook een start van een rit in lijn op een nog nader te bepalen datum in 2021;

Gelet op het ontwerp van de overeenkomst met bijhorend lastenboek, af te sluiten tussen het gemeentebestuur van Aalter en Golazo Sports NV, met als doel de voorwaarden te omschrijven en vast te leggen waarbij de gemeente Aalter zal optreden als gastheer voor de ondersteuning van een internationale wielerwedstrijd in 2020 en 2021;

Overwegende dat in de overeenkomst alle wederzijdse rechten en plichten worden opgesomd (kostprijs, publicitaire verplichtingen, VIP gebeuren,...);

Overwegende dat de instapkost voor het gemeentebestuur om dit evenement te mogen organiseren 55.000 euro (exclusief btw) per jaar bedraagt, met een totaalbedrag van 110.000 euro (exclusief btw) voor twee edities;  

Overwegende dat de bijkomende kosten, verbonden aan dit evenement (huren logistiek materiaal, bestellen lunchpakketten, vergoedingen voor seingevers, aankopen VIP kaarten,…) minstens 20.000 euro per jaar zal bedragen (gebaseerd op de editie in 2019);

Overwegende dat de coördinatie en uitwerking voor een dergelijk evenement gebeurt vanuit de cel Evenementen; dat uit ervaring van voorgaande jaren blijkt dat een dergelijk evenement heel wat capaciteit vraagt; dat de organisatie hiervan dan ook een grote impact heeft op de (dagelijkse) werkzaamheden, zowel op vlak van administratieve voorbereiding als van uitvoering op de dag zelf; dat er in elk geval overuren vóór en tijdens het evenement dienen gepresteerd te worden door de gemeentelijke diensten;

Overwegende dat er te allen tijde zal rekening worden gehouden met de richtlijnen die door de overheden en de internationale wielerunie (UCI) zijn uitgevaardigd in het kader van de coronacrisis én de organisatie van het evenement hier telkens zal op afgestemd worden; 

Overwegende dat er voor 2020 75.000 euro voorzien is voor de organisatie van een activiteit met bovengemeentelijke uitstraling; 

Overwegende dat hetzelfde bedrag ook voorzien is voor 2021;