2020_CBS_00008 - Collegebeslissing betreffende de mogelijkheden tot beheer van het archief

Gelet op de collegebeslissing van 25 februari 2019 betreffende de opzeg van de overeenkomst voor de huur van een deel van het gemeentehuis van het prefusiebestuur Knesselare;

Gelet op de collegebeslissing van 14 oktober 2019 betreffende de herinrichting van het gemeentehuis in Knesselare;

Gelet op de collegebeslissing van 25 november 2019 betreffende de mogelijkheden tot beheer van het archief en de aanpak op korte termijn van de archiefzolder in het gemeentehuis van Knesselare;

Gelet op het verslag van 18 november 2019 van het plaatsbezoek door Securex in het gemeentehuis van Knesselare;

Overwegende dat het lokaal bestuur de komende jaren voor een aantal uitdagingen staat in het kader van het archief- en documentenbeheer (papier en digitaal):

• locatie fysiek archief met specifiek in Knesselare de problematiek van de verspreide archieven
• aanpak archivering verschillende prefusiebesturen versus fusiebesturen
• aanpak archivering lokaal bestuur (uniforme aanpak archivering rekening houdend met de verantwoordelijkheden van de verschillende juridische entiteiten)
• digitale archiveringsstrategie (zowel eigen mappenstructuren als data in specifieke softwarepakketten)

Overwegende dat een degelijk archiefbeheer niet enkel wettelijk verplicht is, maar ook een noodzaak is; dat een goed archiefbeheer de werking van het bestuur ondersteunt, het de doelmatigheid van het bestuur verhoogt, het zorgt voor een vermindering van het aantal dossiers per kantoor, het zorgt voor plaatswinst, het van belang is voor de cultureel-historische waarde dat Aalter in de kijker kan zetten en het bijdraagt tot het principe van een goed bestuur;

Overwegende dat een bestuur te allen tijde zijn archief dient te bewaren in goede, geordende en toegankelijke staat; dat er voor het archief nadere toegangen dienen te worden gemaakt, waarbij er minstens een toegang is op doosniveau; dat het archief steeds raadpleegbaar dient te zijn wanneer iemand (intern of extern) daartoe rechtmatig verzoekt;

Overwegende dat het lokaal bestuur verantwoordelijk is voor volgende archieven:

• Prefusiebesturen voor 1977
• Prefusiebestuur gemeentebestuur Aalter
• Prefusiebestuur gemeentebestuur Knesselare
• Prefusiebestuur OCMW Aalter
• Prefusiebestuur OCMW Knesselare
• AGB Aalter
• Fusiebestuur gemeentebestuur Aalter
• Fusiebestuur OCMW Aalter

Overwegende dat de archieven zich op volgende locaties bevinden:

Overwegende dat in een aantal gebouwen herinrichtingswerken zullen uitgevoerd worden in de komende jaren; dat het aangewezen is om de archieven die in deze gebouwen gelokaliseerd zijn een andere bestemming te geven; dat op korte termijn een andere bestemming dient gegeven te worden aan de archiefdozen op de zolder en het gelijkvloers van het gemeentehuis van Knesselare;

Overwegende dat dit gaat om 4.106 dozen; dat het merendeel hiervan nog moet kunnen geraadpleegd worden; dat er voor 4.106 archiefdozen een (tijdelijke) locatie moet gezocht worden die meer dan 100 m² bevat;

Overwegende dat bij een herschikking van het archief rekening dient gehouden te worden met volgende elementen:

• Wettelijke verplichtingen met betrekking tot bewaring
• Toekomstvisie met betrekking tot het gebouw
• Beperking van het aantal verhuisbewegingen
• Bewaartermijn en raadpleegbaarheid van de archiefstukken

Overwegende dat het bestuur zelf kan instaan voor het beheer en de opslag van de verschillende archieven of dit geheel of gedeeltelijk kan uitbesteden aan externe partijen; dat externe bewaring de goede staat van de archieven zal bevorderen, maar dat dit de toegankelijkheid van de archieven waarschijnlijk negatief zal beïnvloeden wegens de verre locatie;

Overwegende dat indicatief prijs is gevraagd voor de opslag van 3.000 dozen door een externe firma; dat de prijzen echter afhankelijk zijn van het aantal te stockeren dozen en de jaarlijkse kost beïnvloed wordt door het aantal keer dat stukken digitaal geraadpleegd dienen te worden; dat het aangewezen is om bij deze optie archiefstukken te selecteren die bijvoorbeeld omwille van wettelijke verplichtingen permanent moeten bewaard worden maar in de feiten niet meer geraadpleegd worden;

Overwegende dat om tot een correcte prijszetting te komen  een selectie dient gemaakt te worden van de dossiers die voldoen aan volgende criteria:

• Permanent te bewaren
• Geen actieve raadpleging

Overwegende dat met de eigenaars van het nieuw gedeelte van het gemeentehuis van prefusiebestuur Knesselare werd overeengekomen de doorgang voorlopig te behouden tot 31 januari 2020, waardoor de archiefzolder in het gemeentehuis van Knesselare tot dan nog kan leeggehaald worden via het nieuwe gedeelte;

Overwegende dat de archieven van prefusiebestuur Aalter gecentraliseerd zijn in het gemeentehuis; dat de archiefkelder niet toereikend is voor alle gearchiveerde dossiers;

Overwegende dat het belangrijk is het om de stukken die in aanmerking komen voor vernietiging tijdig te laten vernietigen, zodat in het geheel van het archiefbeheer er niet onnodig ruimte moet worden voorzien; dat vernietiging slechts toegelaten is na toestemming door het rijksarchief;

Overwegende dat de zolder in Hemelrijk ongeveer 1.020 archiefdozen bevat van de financiële dienst; dat deze nauwelijks worden geraadpleegd; dat de bewijsstukken bij de rekeningen na 15 jaar mogen vernietigd worden;

Overwegende dat de verhuis van 700 dozen in het OCMW-gebouw in Knesselare van de zolder naar de eerste verdieping; dat deze verhuis 6 uur in beslag genomen heeft met 4 medewerkers; dat de verhuis van 4.000 dozen intern meer dan 40 uur met vier werknemers in beslag zal nemen;

Overwegende de mogelijke vrijstaande locaties intern: