2020_CBS_02602 - Collegebeslissing betreffende de goedkeuring van het activiteitenprogramma naar aanleiding van de opening van het Kunstencentrum

Gelet op artikel 56 §3 5° van het decreet lokaal bestuur: het college van burgemeester en schepenen is bevoegd voor de vaststelling van de plaatsingsprocedure en de voorwaarden van overheidsopdrachten als het gaat om een opdracht die past binnen het begrip 'dagelijks bestuur' vermeld in artikel 41, tweede lid, 8°;

Gelet op de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten;

Gelet op de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, artikel 42 §1 1° a) overheidsopdrachten mogen enkel worden geplaatst bij onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking doch, indien mogelijk, na raadpleging van meerdere ondernemers in geval van een overheidsopdracht voor werken, leveringen of diensten wanneer de goed te keuren uitgave zonder belasting over de toegevoegd waarde lager is dan de bedragen bepaald door de Koning;

Gelet op het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, artikel 90: de aanbestedende overheid kan gebruik maken van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking wanneer de goed te keuren uitgave bedoeld in artikel 42 §1 1° a) van de wet, lager ligt dan het in artikel 11, eerste lid, 2° bedoelde bedrag (139.000,00 euro excl. btw);

Gelet op het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten;

Gelet op het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren;

Gelet op artikel 266 1° van het decreet lokaal bestuur, dat stelt dat de voorgenomen financiële verbintenissen die resulteren in een uitgaande nettokasstroom onderworpen zijn aan een voorafgaand visum van de financieel directeur, voordat enige verbintenis kan worden aangegaan; op artikel 266 3° dat stelt dat de gemeenteraad bepaalde categorieën verrichtingen kan uitsluiten van visumverplichting; dat de gemeenteraad besliste op 13 mei 2019 dat voorgenomen financiële verbintenissen die resulteren in een uitgaande netto kasstroom tot een bedrag van 30.0000,00 euro excl. btw (aanvaarde factuur) zijn uitgesloten van de visumverplichting;

Gelet op het gemeenteraadsbesluit van 11 maart 2019 dat onder het begrip 'dagelijks bestuur' moet worden verstaan, alle uitgaven inzake exploitatiekosten tot een bedrag gelijk aan de drempel voor de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking - klassieke sectoren;

Gelet op het gemeenteraadsbesluit van 16 december 2019 betreffende de goedkeuring van het meerjarenplan 2020-2025;

Gelet op de beslissing van het college van burgemeester en schepenen van 17 augustus 2020 betreffende de maatregelen om de verspreiding van het Coronavirus COVID-19 te beperken;

Gelet op de beslissing van het college van burgemeester en schepenen van 24 augustus 2020 betreffende de goedkeuring van de activiteiten naar aanleiding van de opening van het Kunstencentrum;

Overwegende dat de geformuleerde voorstellen werden getoetst aan het advies van de cel Risicobeheer; dat de voorstellen uitgaan van de stand van zaken van de Coronapandemie en dus elk moment kunnen worden teruggeschroefd; dat gelijktijdig maximaal 200 personen in het gebouw worden toegelaten; dat het dragen van een mondkapje of spatscherm verplicht is voor alle +12-jarigen; dat per lokaal het maximum aantal toegelaten personen zal worden aangegeven; 

Overwegende het voorstel om op vrijdag 18 september 2020 gedurende de kantooruren een teambuildingsactiviteit voor de medewerkers van het Kunstencentrum op touw te zetten, met 's middags een broodjesmaaltijd voor de 30 medewerkers, aan te kopen via raamcontract (Pain de Vie, 75 kleine belegde broodjes); dat een ludieke fotozoektocht doorheen het gebouw de dag zal afsluiten;  dat voor de fotozoektocht die geïnstalleerd wordt op de tablets van de tabletklas van de bibliotheek, een programma dient te worden aangekocht (Actionbound - kostprijs voor bibliotheken met een werkgebied tussen 20.000 en 40.000 inwoners 290 euro); dat het programma en de fotozoektocht later nog kan worden gebruikt voor het rondleiden van klassen en/of groepen via de tablets; 

Overwegende het voorstel om op vrijdag 18 september 2020 een officiële openingsplechtigheid te organiseren, waarop ook de pers wordt uitgenodigd, samen met andere genodigden, waarbij ook vanuit verschillende lokalen de ceremonie kan worden bijgewoond; dat de uitnodigingen voor deze plechtige opening zullen worden verzonden via de cel Communicatie; dat de organisatie van de plechtigheid zal verlopen via de cel Evenementen; dat dit officiële gedeelte zal worden gepresenteerd door de heer Freek Braeckman (kostprijs 1.000 euro, excl. btw);

Overwegende het voorstel om vanaf vrijdag tot en met zondag een fotobooth wordt opgesteld, wat de aanwezigen een leuke fotoherinnering kan opleveren; dat hiervoor de heer Tom Van Leeuwen (Tuinwijklaan 5 in Gent) kan worden ingeschakeld; dat de kostprijs 900 euro incl. btw bedraagt; dat de fictieve achtergrond zal worden geleverd door het architectenbureau;

Overwegende het voorstel om op zaterdag en zondag van 10 tot 17 uur doorlopend en volgens een afsprakensysteem dat meteen de gegevens registreert in functie van de contactopsporing en een telling van het aantal personen (max. 200 personen) in het gebouw toelaat, volgende activiteiten te laten plaatsvinden, telkens binnen een beperkt tijdslot en met opgave van het doel van het bezoek:

• doorlopend vrij bezoek aan de bibliotheek met de mogelijkheid om werken te lenen en/of in te leveren
• rondleidingen voor kleine groepen (bubbels van maximum 10 personen) volgens een vast parcours en  binnen een vast tijdschema
• instrumentvoorstellingen en workshops door leerkrachten en leerlingen van de academie
• Coderdojo zal een aantal creaties voorstellen en tegelijk promotie zal maken voor deze lessenreeks
• doorlopend open lessen zullen worden gegeven in twee ateliers beeldende kunst
• voorleessessies zullen worden georganiseerd voor groepjes van maximum 10 kinderen
• een demonstratie zal worden gegeven van knutselen met boeken (book folding art) en van het maken van sieraden met papier
• doorlopend kan worden gegamed in de gamehoek
• doorlopend een fotozoektocht voor de jeugd met de tablets, met gadget voor wie de vragen correct heeft opgelost (gadget nog beschikbaar)
• doorlopend optredens van theater Kranenveld (2 personen) die voor enige animatie zal zorgen in de inkomhal;

Overwegende dat voor de invulling van het programma volgende personen/gezelschappen zullen worden gecontacteerd:

• Patricia David zal voorlezen op zaterdag van 14.00 tot 14.30 u en van 15.00 tot 15.30 u - kostprijs 50 euro + vervoerskosten
• Inge Umans zal vertellen met kamishibai zowel op zaterdag als op zondag van 10 tot 12 u - kostprijs 500 euro + vervoerskosten
• Liana Bouché demonstratie knutselen met boeken zowel op zaterdag als zondag - 100 euro
• Theater Kranenveld zowel op zaterdag als op zondag van 13.30 tot 16.45 u - kostprijs 800 euro + vervoerskosten
• Do Van Ranst zal voorlezen op zondag van 14.00 tot 14.30 u en van 15.00 tot 15.30 u - kostprijs 225 euro + vervoerskosten;

Overwegende dat  om de gebruikers toch iets aan te bieden, zou gevraagd worden aan aanbieders om voor eigen rekening, een ijskar, een baristo en een cocktailbar uit te baten;

Overwegende dat de straat voor het Kunstencentrum verkeersvrij wordt gemaakt, zodat het gebouw volledig tot zijn recht kan komen en de bezoekers in alle veiligheid het gebouw kunnen betreden en verlaten; dat met nadarhekkens de capaciteit van de fietsstalling kan worden uitgebreid; 

Overwegende dat de totaaluitgave voor het openingsweekend van het Kunstencentrum wordt geraamd op 3.750 euro (incl. btw en vervoerskosten);

Overwegende dat voor de organisatie van het openingsweekend volgens bovenstaande planning voldoende budget staat ingeschreven op budgetsleutel 2020/ACT-1789/0119-35/6140011 (18.764,65 euro);