2020_CBS_01474 - Collegebeslissing betreffende de corona exitstrategie voor het thema Personeel

Gelet op het ministerieel besluit van 23 maart 2020 houdende dringende federale maatregelen om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 te beperken; 

Gelet op het ministerieel besluit van 3 april 2020 houdende wijziging van het ministerieel besluit van 23 maart 2020 houdende dringende maatregelen om de verspreiding van het coronavirus COVID - 19 te beperken; 

Gelet op het ministerieel besluit van 17 april 2020 houdende wijziging van het ministerieel besluit van 23 maart 2020 houdende de dringende maatregelen om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 te beperken;

Gelet op het ministerieel besluit van 30 april 2020 houdende wijziging van het ministerieel besluit van 23 maart 2020 houdende de dringende maatregelen om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 te beperken;

Gelet op het ministerieel besluit van 8 mei  2020 houdende wijziging van het ministerieel besluit van 23 maart 2020 houdende de dringende maatregelen om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 te beperken;

Gelet op het ministerieel schrijven van 8 mei 2020 inzake het beheer van de openbare ruimte bij de heropening van winkels en winkelcentra waarin de richtlijnen werden meegegeven voor de winkelcentra en de winkelstraten;  

Gelet op het ministerieel besluit van 15 mei  2020 houdende wijziging van het ministerieel besluit van 23 maart 2020 houdende de dringende maatregelen om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 te beperken;

Gelet op het ministerieel besluit van 20 mei 2020 houdende wijziging van het ministerieel besluit van 23 maart 2020 houdende de dringende maatregelen om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 te beperken;

Gelet op het ministerieel besluit van 30 mei 2020 houdende wijziging van het ministerieel besluit van 23 maart 2020 houdende de dringende maatregelen om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 te beperken;

Gelet op het ministerieel besluit van 5 juni 2020 houdende wijziging van het ministerieel besluit van 23 maart 2020 houdende de dringende maatregelen om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 te beperken;

Gelet op de beslissing van de Nationale Veiligheidsraad van 12 maart 2020 om bijkomende ingrijpende maatregelen te nemen om de verspreiding van het Coronavirus tegen te gaan; 

Gelet op de beslissing van de Nationale Veiligheidsraad van 27 maart 2020 om de maatregelen met betrekking tot de beperking van de verspreiding van het coronavirus COVID-19 minstens te verlengen tot en met 19 april 2020;

Gelet op de beslissing van de Nationale Veiligheidsraad van 15 april 2020 om de maatregelen met betrekking tot de beperking van de verspreiding van het coronavirus COVID-19 minstens te verlengen tot en met 3 mei 2020;

Gelet op de beslissing van de Nationale Veiligheidsraad van 24 april 2020 betreffende de timing om het openbare leven en de economie veilig te laten opstarten;

Gelet op de beslissing van de Nationale Veiligheidsraad van 13 mei 2020 om vanaf 18 mei 2020 de tweede fase van het afbouwplan op te starten;

Gelet op de aanbevelingen van het Agentschap Zorg en Gezondheid van de Vlaamse overheid; 

Gelet op de collegebeslissing van 16 maart 2020 betreffende de maatregelen in het kader van het coronavirus; 

Gelet op de collegebeslissing van 30 maart 2020 betreffende de verlenging van de federale maatregelen in het kader van het coronavirus; 

Gelet op de collegebeslissing van 30 maart 2020 betreffende de terugbetaling van geannuleerde activiteiten door het coronavirus; 

Gelet op de collegebeslissing van 6 april 2020 betreffende de annulatie en opschorting van activiteiten door de verlenging van de federale maatregelen in het kader van het coronavirus;

Gelet op de collegebeslissing van 20 april 2020 betreffende de verlenging van de federale maatregelen in het kader van het coronavirus tot en met 3 mei 2020;

Gelet op de collegebeslissing van 27 april 2020 betreffende de verlenging van de federale maatregelen in het kader van het coronavirus tot en met 10 mei 2020;

Gelet op de collegebeslissing van 4 mei 2020 betreffende de verlenging van de federale maatregelen in het kader van het coronavirus tot en met 10 mei 2020;

Gelet op de collegebeslissing van 11 mei 2020 betreffende de verlenging van de federale maatregelen in het kader van het coronavirus tot en met 17 mei 2020;  

Overwegende dat volgende voorstellen werd geformuleerd:

• Bedeling kantoormateriaal: het kantoormateriaal wordt niet langer fysiek bemand op vrijdagvoormiddag, maar per cel in de vakken bedeeld. Dit betekent een wekelijkse besparing van gemakkelijk 1 tot 1,5 uur in uitvoering voor de cel. 
• Interne opleidingen met fysieke aanwezigheid: verspreide opdeling van de tafels (max 2 per rij) en schranks verdeeld op de tweede rij met max 6 deelnemers,
• Interne opleidingen of infosessies: Via teams organiseren met behulp van Livegebeurtenis. Handleiding nog op te stellen.
• Thuiswerk: reglement & vergoedingen bekend maken aan de medewerkers, zodra definitief vastgelegd.
• Medische onderzoeken verlopen niet via fysiek contact met de arbeidsarts maar via het invullen van een vragenlijst en vervolgens telefonisch contact met de arbeidsarts. Voor het invullen van de vragenlijst is een PC vereist (niet computervaardige collega's zouden de vragenlijst op papier kunnen invullen. Voor de telefonische contactname is een telefoon vereist waarmee het betrokken personeelslid in alle confidentialiteit een gesprek kan voeren met de arbeidsarts. Hiervoor dient een lokaal gereserveerd te worden. 
• Aankoop van enkele mondmaskers met een doorzichtig plastiek ter hoogte van de mond zodat in de cel Middelenbeheer de dove collega nog kan liplezen bij de andere collega's.
• In samenspraak met interne lesgevers (Overheidsopdrachten, CRM, Fox en Beleidstoets) de eerstvolgende opleidingssessie ook vastleggen op beeld / filmen zodat deze digitaal ter beschikking zijn. Dit kan bvb. met Microsoft Stream (zit vervat in Office 365)
• De intakevergadering met juryleden in het kader van selectieprocedures met het oog op een aanstelling van onbepaalde duur zoveel mogelijk laten doorgaan via video conference (tijdsbesparend want geen verplaatsingen meer vereist en kostenbesparend daar er hiervoor dan geen verplaatsingskosten meer moeten betaald worden)
• Corona-proof organiseren van het praktisch en mondeling gedeelte van examenprocedures (1,5 meter afstand bewaren, afzonderlijke stroom voor inkomende en uitgaande kandidaten, ontsmetten van PC die gebruikt werd door de kandidaten, vergaderzaal die groot genoeg is --> auditorium, raadszaal, sportpark)
• Corona-proof organiseren van het schriftelijk gedeelte van examenprocedures: bij administratieve profielen kan de jury er in bepaalde gevallen voor opteren om de kandidaten een thuisopdracht te geven.
• Corona proof heropstarten van de selectieprocedures met het oog op aanwervingen van bepaalde duur: Hygiënische voorwaarden: handschoenen en ontsmettingsmiddel, mondmaskers, plexischerm aan de balie --> 1,5 meter afstand bewaren 
• Corona proof organiseren van de selectieprocedures met het oog op aanwervingen van bepaalde duur: investeren in remote testing (bvb. persoonlijkheidsvragenlijst, planningstest, …). Op de markt zijn er hiervoor heel wat pakketten beschikbaar (Hudson, CEBIR, SHL, ...)
• Op korte tijd: corona-proof onthaal van nieuwe medewerkers (Hygiënische voorwaarden: handschoenen en ontsmettingsmiddel, mondmaskers, plexischerm aan de balie --> 1,5 meter afstand bewaren bij het geven van uitleg en het laten invullen van documenten (deze kunnen eventueel ook reeds thuis op voorhand ingevuld worden) en het overhandigen van badge + sleutel en het laten maken van de foto en het voorstellen van de nieuwe medewerker aan de algemeen directeur). Op langere termijn: instructievideo/film maken voor nieuwe medewerkers ofwel gebruik maken van apps die op de markt beschikbaar zijn (voor dit laatste aspect zou er dan wel budget moeten voorzien worden; raming 15000 euro)
• Terugbetaling dienstreizen n.a.v. verdeling mondmaskers.
• Verwerken van wijzigingen in uurroosters, overuren, glijtijd n.a.v. de flexibele inzet van personeelsleden bij alternatieve taken.
• Diverse rapporteringen: aantal thuiswerkers voor maandelijkse rapportering naar het CBS, personeelsledenlijst voor verdeling mondmaskers, loonkost voor triagecentrum, …
• Digitaal opleidingsplatform: bvb. GoodHabitz. De personeelsleden hebben toegang tot een online platform waarop er diverse opleidingen ter beschikking zijn gegroepeerd per thema (bvb. Microsoft Office, videoconferencing, presentatie vaardigheden, veiligheid, coaching, ...)
• Vraag dat per eiland van 4 twee werknemers mogen aanwezig zijn op korte termijn
• Bij het vastleggen van interne vergaderingen bv clusteroverleg dient rekening gehouden te worden met het maximaal aantal toegelaten personen per vergaderzaal
• Opleidingen BBC beperken vanaf september tot x aantal deelnemers
• De arbeiders starten met verschillende uren - dit zal voor heel mei, juni en mogelijks ook grote vakantie zo doorgetrokken worden. Op die manier voorkomen we dat er een te grote drukte is voor en na de werkdag in de kleedkamer en 's middags in de eetzaal. 
• Indien het nodig is om een werk uit te voeren op minder dan 1,5m van elkaar, bv een zoldertrap plaatsen in het contactpunt in Knesselare. Dan hebben de arbeiders daar mondmaskers voor. 
• Enkel de 3 administratieve krachten van de cel Middelenbeheer werken nu grotendeels van thuis uit. Er werkt steeds 1 iemand op de bureau om vragen van de arbeiders op te vangen, telefoon op te nemen, zaken af te printen en mee te geven met de arbeiders. Op het einde van de dag wordt er telkens gemaild met wat er allemaal gebeurd is, wat er gedaan is enz, zodat ook de collega's die thuis werken mee zijn. Dit werkt goed, weinig misverstanden, betrokkenheid blijft groot, arbeiders weten dat ze ons steeds kunnen bereiken bij problemen. We voorzien dit verder op die manier aan te houden. De planning voor mei is gebeurd. Voor juni zal dit gelijkaardig zijn en mogelijks de zomervakantie ook. 
• Indien wettelijk opgelegd -> extra opleiding redders - redden tijdens Corona