2020_CBS_01519 - Collegebeslissing betreffende de principiële goedkeuring voor de organisatie van "De 1000 km Kom op tegen Kanker" van 13 mei 2021 tot 16 mei 2021

Gelet op de beslissing van het college van burgemeester en schepenen van 2 december 2019 betreffende de principiële goedkeuring om deel te nemen aan 'De 1000 km voor Kom op tegen Kanker' van 21 mei 2020 tot en met 24 mei 2020;

Gelet op de e-mail van vrijdag 12 maart 2020 van de organisatie 'Kom op tegen Kanker' met de mededeling dat omwille van de coronacrisis alle Kom op tegen Kanker-evenementen die waren gepland tot en met 1 juni 2020  niet zullen plaats vinden;

Gelet op de e-mail van 12 mei 2020  van Flanders Classics met de vraag aan het gemeentebestuur van Aalter om in 2021 deel te nemen aan 'De 1000 km voor Kom op tegen Kanker' die zal plaatsvinden tijdens het hemelvaartweekend van donderdag 13 mei 2021 tot en met zondag 16 mei 2021;

Overwegende dat basketbalclub Sgolba in mei 2020 de 'Bekerfinales basketbal' had toegewezen gekregen door de basketbalfederatie; dat deze organisatie niet heeft kunnen plaatsvinden wegens de geldende maatregelen ter bescherming tegen COVID-19; dat de basketbalfederatie onmiddellijk de ‘Bekerfinales basketbal 2021’ aan basketbalclub Sgolba heeft toegewezen; dat deze ingepland staan tijdens het hemelvaartweekend 2021; 

Overwegende dat het onmogelijk is om een zowel 'De 1000 km voor Kom op tegen Kanker' als de ‘Bekerfinales basketbal 2021’ tijdens het hemelvaartweekend te organiseren in en rond het sportpark Aalter-centrum; 

Overwegende dat in de sporthal Flabbaert een lokaal 'Spring Tornooi Basketbal van basketclub BJM-Gembas' staat ingepland tijdens het hemelvaartweekend 2021; dat deze organisatie nog niet werd goedgekeurd door het gemeentebestuur (alle aanvragen voor seizoen 2020-2021 dienen nog ter goedkeuring aan het gemeentebestuur te worden voorgelegd); dat het een mogelijke optie zou kunnen zijn voor basketbalclub Sgolba om met de ‘Bekerfinales basketbal 2021’ uit te wijken naar sporthal Flabbaert ten koste van het 'Spring Tornooi Basketbal van basketclub BJM-Gembas'; dat deze optie niet werd afgetoetst met basketbalclub Sgolba;

Overwegende dat voor een organisatie als 'De 1000 km voor Kom op tegen Kanker' omwille van de omvang de site in en rond het Sportpark Aalter-centrum volledig gereserveerd dient te worden voor deze activiteit; dat er geen andere opties mogelijk zijn dan andere activiteiten zoals ‘Bekerfinales basketbal 2021’ te verhuizen naar sporthal Flabbaert of deze niet te organiseren;

Overwegende dat 'De 1000 km voor Kom op tegen Kanker' als doel heeft om geld in te zamelen voor onderzoek naar behandeling van zeldzame kankers;

Overwegende dat in 2019 ruim 1.000 teams deelnamen aan het evenement;

Overwegende de vraag om op zondag 16 mei 2021 als middagstad deel te nemen aan het evenement;

Overwegende dat o.a. volgende zaken van een middagstad worden verwacht: gebruik van gratis gemeentelijke infrastructuur, logistieke ondersteuning  (tenten, sanitair, stroomvoorzieningen, klank en licht, dranghekkens,...), inzet van hulpdiensten (politie, brandweer, Rode Kruis), communicatie, signalisatie, podiumprogramma en animatie op evenementendorp, catering, vrijwilligers en stewards, verzekeringen, lokale sponsors,...;

Overwegende dat de middagsteden instaan voor de kosten m.b.t. infrastructuur en logistiek, wat kan variëren tussen 20.000 euro en 30.000 euro, alsook voor de kosten die gepaard gaan met de organisatie van een evenementendorp met animatie, wat neerkomt op ongeveer 15.000 euro;

Overwegende dat voor de organisatie van dit evenement de nodige budgetten dienen worden te voorzien in het meerjarenplan 2020 - 2025;

Overwegende dat dit evenement een zeer grote impact zal hebben op de werklast van de gemeentelijke diensten; dat bijkomende personeelscapaciteit zal nodig zijn om dit evenement naar behoren te kunnen voorbereiden en ondersteunen zonder de reguliere werking in het gedrang te brengen;