2020_CBS_01513 - Collegebeslissing betreffende de goedkeuring van verrekening 3 en 4 aan de opdracht 'Generieke componenten voor Vlaamse Gemeenten'

Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, artikel 26 §2 3° (wegens de aard van de te verlenen diensten kunnen de specificaties voor de opdracht niet voldoende nauwkeurig worden vastgesteld om de opdracht volgens openbare of niet-openbare procedures te kunnen plaatsen) en artikel 26 §1 2° a;

Gelet op de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen;

Gelet op het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren;

Gelet op het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, artikel 37;

Gelet op het gemeenteraadsbesluit van 11 maart 2019, dat onder het begrip 'dagelijks bestuur' moet worden verstaan, alle uitgaven inzake exploitatiekosten tot een bedrag gelijk aan de drempel voor de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking - klassieke sectoren;

Gelet op de collegebeslissing van 20 februari 2017 van prefusiebestuur Aalter betreffende de goedkeuring van de selectievereisten, de raming en de gunningswijze van deze opdracht; dat het gemeentebestuur Aalter werd gemandateerd om de procedure (gezamenlijk aankoop) te voeren en bij gunning zou optreden in naam van alle bij V-ICT-OR vzw aangesloten leden van de opdracht, mits machtiging van het deelnemende bestuur; dat in geval van een juridisch geschil omtrent deze overheidsopdracht, elk deelnemend bestuur mee verantwoordelijk is voor alle mogelijke kosten in verhouding tot zijn aandeel in de opdracht; de selectievereisten (selectiebestek) en bestek met nr. 2017/001 (Aalter: 281.03-17d0010) voor de opdracht Generieke componenten, zoals opgesteld door V-ICT-OR vzw, Mosten 13, 9160 Lokeren goed te keuren;

Gelet op de collegebeslissing van 20 november 2017 van prefusiebestuur Aalter betreffende de goedkeuring van de gunning van de opdracht Generieke componenten voor Vlaamse Gemeenten (percelen 18, 19, 21, 25, 26, 27, 28, 30, 32, 37 en 38) aan Apogado, Nattehofstraat 33B, 2800 Mechelen;

Gelet op de collegebeslissing van 13 januari 2020 betreffende de goedkeuring van verrekening 1 (realiseren vergaderapp) aan de opdracht Generieke componenten voor Vlaamse Gemeenten voor het totaal bedrag in meer van 72.600,00 euro incl. 21% btw;

Gelet op de collegebeslissing van 10 februari 2020 betreffende de goedkeuring van verrekening 2 (ontwikkelen en testen van een aantal change requests) aan de opdracht Generieke componenten voor Vlaamse Gemeenten voor het totaal bedrag in meer van 15.730,00 euro incl. 21% btw;

Overwegende dat de uitvoering moet gebeuren overeenkomstig de lastvoorwaarden vastgelegd in het bestek met nr. 2017/001 (Aalter: 281.03-17d0010);

Overwegende dat tijdens de uitvoering van de opdracht bleek dat het noodzakelijk was om volgende wijzigingen aan te brengen:

- De gevraagde changes: leading nullen bij huisnummer weglaten, uitbreiding organisaties met extra velden, gebruiker zelf zijn primary team laten wijzigen, mogelijkheid om afbeeldingen te comprimeren bij upload, vaste feestdag toevoegen bij sluitingsdag, diverse aanpassingen bij Vergaderbeheer (CR403 t.e.m. CR410). Het totale bedrag is 12.826,00 euro incl. btw

- De gevraagde changes:

1) aanpassingen VKBO in CRM en aanpassingen VKBO op de Tobibus. Het totale bedrag is 7.385,84 euro incl. btw

2) changes m.b.t. voorgaande change request.  Het totale bedrag is 1.936,00 euro incl. btw;

Overwegende dat de leidend ambtenaar, V-ICT-OR vzw, gunstig advies verleende: de gezamenlijke 18 leden van het consortium (Aalter, Beerse, Beringen, Berlare, Brasschaat, Dessel, Dilbeek, Duffel, Kortenberg, Lede, Lievegem, Maldegem, Ninove, Putte, Sint-Martens-Latem, Torhout, Wijnegem en Zoersel) hebben ingestemd, het ontwikkelen en testen van een aantal change requests mag worden gegund aan Apogado (C-Clear partners);

Overwegende dat wordt voorgesteld om, rekening houdende met het voorgaande, deze verrekening te gunnen aan Apogado (C-Clear partners), Nattehofstraat 33B, 2800 Mechelen, tegen de totaalprijs van 22.147,84 euro incl. 21% btw, hetzij een extra uitgave van 1.230,44 euro incl. 21% btw (gedeelte gemeente Aalter = 1/18);