2020_CBS_02722 - Collegebeslissing betreffende de verhuis van het Rode Kruis en het Jeugd Rode Kruis van het oud gemeentehuis naar de conciërgewoning bij de brandweerkazerne, Sint-Gerolflaan 12A en de daarbij horende acties in functie van de verhuis

Gelet op artikel 56 §3 1° van het decreet lokaal bestuur : het college van burgemeester en schepenen is bevoegd voor de daden van beheer over gemeentelijke inrichtingen en eigendommen, in voorkomend geval binnen de door de gemeenteraad vastgestelde algemene regels

Gelet op de collegebeslissing van 10 maart 2014 van prefusiebestuur Aalter houdende de verhuis van het Rode Kruis en Jeugd Rode Kruis naar het gelijkvloers van het voormalig OCMW-gebouw, Boomgaard 1 in Aalter

Gelet op de collegedenkdagen 2020/3 en 2020/4 waarin besproken is om te voorzien in de verhuis van het Rode Kruis en Jeugd Rode Kruis van het oude gemeentehuis naar de conciërgewoning van de brandweer; 

Gelet op het feit dat een streefdatum vooropgesteld is om deze verhuis te realiseren vóór 1 oktober 2020;

Gelet op de verkennende rondgang van 3 september 2020 in de conciërgewoning van de brandweer Aalter, in aanwezigheid van:

• de heer Dirk Vermeiren, afgevaardigde Rode Kruis,
• jongeheer Jordy Veys en juffrouw Elena Comhaire, afgevaardigden van Jeugd Rode Kruis,
• schepen Herlinde Trenson,
• kapitein Joris van Besien, afgevaardigde Brandweer Aalter,

in functie van de ingebruikname van de volledige conciërgewoning met uitzondering van 1 kamer op de 2^de verdieping, welke dienst doet als serverruimte voor de brandweer;

Overwegende dat de conciërgewoning grenst aan het parkeerterrein van de brandweer; dat de conciërgewoning een ingang heeft via het parkeerterrein van de brandweer en een ingang via het park Villa Snoeck; dat de doorgang op het parkeerterrein van de brandweer op geen enkel moment mag verhinderd worden voor het uitrukken van de brandweer- en ambulancediensten; dat het aangewezen is dat de leden van het Rode Kruis en Jeugd Rode Kruis zich toegang verschaffen tot de conciërgewoning via de deur kant park Villa Snoeck en dat het parkeerterrein van de brandweer enkel betreden wordt voor laden en lossen van materiaal, in afstemming met de brandweer;

Overwegende dat de sleutel van beide deuren van de conciërgewoning bij alle brandweerlieden in omloop is; dat deze sleutel ook toegang geeft tot de brandweertoren; dat het niet veilig is dat het Rode Kruis en Jeugd Rode Kruis op deze manier zich toegang kunnen verschaffen tot deze toren en het aangewezen is om beide deuren te voorzien van een nieuw slot met certificaat en één en dezelfde sleutel voor beide deuren;

Overwegende dat de binnendeuren niet afsluitbaar zijn; dat het Rode kruis 1 afsluitbare ruimte nodig heeft voor opslag medicatie; dat dit mogelijk is door het plaatsen van een cilinderslot met certificaat in 1 van de binnendeuren;

Overwegende dat op het tweede verdiep 1 afgesloten lokaal in gebruik is door de brandweer; dat daar een server staat van de brandweer; dat deze ruimte te allen tijde bereikbaar dient te zijn voor de brandweer; is het aangewezen dat de brandweer altijd toegang blijft hebben tot de conciërgewoning door het verkrijgen van 2 sleutels van de nieuw te plaatsen cilindersloten in de buitendeuren;

Overwegende dat tijdens de verkennende rondgang volgende vragen gesteld zijn door het Rode Kruis, Jeugd Rode Kruis en Brandweer Aalter:

• Hoeveel personen mogen in de ruimtes aanwezig zijn met de huidige maatregelen in functie van Corona?
• Mogen de muren van de lokalen opnieuw geschilderd worden door het Rode Kruis en Jeugd Rode Kruis?
• Door wie worden de gebouwen gepoetst?
• Mogen een aantal kasten uit het oud gemeentehuis, welke eigendom zijn van de gemeente en welke nu gebruikt worden door het Rode Kruis en/of Jeugd Rode Kruis mee verhuizen naar de conciërgewoning van de brandweer?
• Mag het meubilair dat het Rode Kruis en/of Jeugd Rode Kruis niet meer zal gebruiken achterblijven in het oud gemeentehuis?
• Kan het gemeentebestuur tussenkomen in het vernieuwen van de oude tafels en stoelen van het Rode Kruis en/of Jeugd Rode Kruis?
• Is er in functie van de verhuis toegang tot het park mogelijk voor voertuigen en verhuislift?
• Kan er bewegwijzering geplaatst worden zodat de locatie in het park Villa Snoeck makkelijk terug te vinden is? 
• De brandweer stelt de vraag of extra signalisatie mogelijk is aan de ingang van de parking om te vermijden dat de parking door buitenstaanders wordt gebruikt; kan er nog bijkomende signalisatie geplaatst worden welke duidelijk aangeeft dat het om een privé-parking gaat;

Overwegende volgende voorstellen/antwoorden op voorgaande vragen :

• In samenspraak met cel Risicobeheer is het totaal aantal toegelaten personen, rekening houdend met de huidige Corona-maatregelen vastgelegd op 12 personen.
• Naar analogie met de bestaande regeling in het oud gemeentehuis zal aan het Rode Kruis en Jeugd Rode Kruis gevraagd worden om zelf in te staan voor het reinigen en proper houden van de conciërgewoning van de brandweer.
• In te gaan op de vraag van het Rode Kruis en /of Jeugd Rode Kruis om de muren te herschilderen indien gewenst, op voorwaarde dat dit gebeurt in samenspraak met het gemeentebestuur en op kosten van het Rode Kruis en/of Jeugd Rode Kruis. Een gezamenlijk voorstel van Rode Kruis en Jeugd Rode Kruis kan bij cel Gebouwen ingediend worden.
• De kasten welke eigendom zijn van de gemeente, die nu gebruikt worden door het Rode Kruis en/of Jeugd Rode Kruis en opnieuw kunnen gebruikt worden door het Rode Kruis en/of Jeugd Rode Kruis mogen mee verhuisd worden, maar blijven eigendom van het gemeentebestuur.
• Het meubilair dat het Rode Kruis en/of Jeugd Rode Kruis niet meer zal gebruiken mag achterblijven in het oud gemeentehuis. Het gemeentebestuur voorziet in logistieke steun door middelenbeheer bij het leegmaken van het oud gemeentehuis na de verhuis.
• Er is geen budget voorzien voor het vernieuwen van de tafels en stoelen van het Rode Kruis en/of Jeugd Rode Kruis. Op korte termijn kan nagekeken worden of er tafels en stoelen kunnen gerecupereerd worden uit de voormalige Academie in de Stationsstraat, na de verhuis naar ArtA'A.
• Voor de eenmalige verhuis van het Rode Kruis en Jeugd Rode Kruis, is toegang met voertuigen via het park Villa Snoeck toelaatbaar mits er geen schade berokkend wordt aan het dolomiet-pad, de struiken en de graszone in het park, alsook aan de grote beukenboom in het park. Er dient rekening gehouden te worden met de positie van de parkverlichting. Bij slecht weer zal het gemeentebestuur Aalter instaan voor het huren van of leveren uit eigen beperkte stock van metalen rijplaten ter bescherming van de graszone.
• Er worden geen bordjes met bewegwijzering uitgehangen op het openbaar domein.
• Bijkomende signalisatie te plaatsen bij de brandweer aangaande het niet-gebruiken van hun parking door anderen dan bevoegden ( brandweer, ambulanciers).

Overwegende dat tijdens de verkennende rondgang volgende vaststellingen zijn gedaan :

• Er zijn bijkomende werken nodig voor het in orde stellen van de elektriciteit: herstel schakelaars en stopcontacten, plaatsen van armaturen en verlichting, loskoppelen elektriciteit van de kazerne en de kamer aansluitend aan het serverlokaal van de brandweer.
• Er zijn bijkomende werken nodig voor het in orde stellen van de veiligheid – in overleg met de preventie-adviseur van het gemeentebestuur: zoals het voorzien van noodverlichting, brandblussers, branddeken, plaatsen pictogrammen en evacuatieplannen, alsook het aanpassen van de borstwering naar een wettelijk verplichte hoogte van 110 cm in plaats van de huidige 90 cm.
• Er zijn aanpassingswerken nodig ten behoeve van het gebruik van internet : verwijderen van de UTP-kabels van de brandweer in de vroegere leefruimte, toen het gebouw nog een administratieve functie had, en de woning voorzien van de mogelijkheid om gebruik te maken van het internet;
• Er zijn algemene onderhoudswerken nodig alvorens het gebouw ter beschikking te stellen: reinigen goten rond terras op eerste verdiep, controle stabiliteit tegels op plots van het terras, controleren en waar nodig bijwerken van de gemetste opstand rond het terras, voorlopig dichten van de opening in de huidige borstwering van het terras, snoeien van de overgroeiende beplanting op het terras.

Overwegende volgende voorstellen op voorgaande vaststellingen:

• Zo veel mogelijk van de vermelde, noodzakelijke werken te laten uitvoeren door eigen mensen van cel Gebouwen, cel Middelenbeheer, cel Risicobeheer en cel Wegen en Domeinen.
• De toegang tot het gebouw pas te verlenen aan het Rode Kruis en Jeugd Rode Kruis na uitvoering van onderstaand opgesomde werken, met uitzondering van het vernieuwen van de leuning rond het terras.
• De werken nodig voor het in orde stellen van de elektriciteit te laten uitvoeren door eigen mensen, mits aankoop materiaal bij CEBEO via het raamcontract.
• De werken nodig voor het in orde stellen van de veiligheid ( met uitzondering van het verhogen van de borstwering aan het terras ) te laten uitvoeren door eigen mensen. Cel Risicobeheer heeft de nodige pictogrammen in stock en maakt de nodige evacuatieplannen op.  De nodige brandblussers en branddeken worden aangekocht. De noodverlichting wordt aangekocht samen met de materialen nodig voor het in orde stellen van de elektriciteit.
• Het vernieuwen van de onvoldoende hoge borstwering aan het terras te laten uitvoeren door externen, de betaling uit te voeren via een budgetwijziging, hiervoor een prijsvraag te organiseren, de toegang tot het terras tijdelijk verbieden tot de leuning op wettelijke hoogte is gebracht.
• De ICT-dienst van de brandweer doet gratis de nodige ingrepen om de nieuwe gebruikers van de conciërgewoning toegang te verlenen tot hun “Guest” netwerk, alsook het wegnemen van de blauwe UTP-kabels in de leefruimte.
• Er worden geen extra kosten gerekend door de brandweer om gebruik te maken van hun “guest” WIFI netwerk.
• De noodzakelijke onderhoudswerken, alvorens het gebouw ter beschikking te stellen, te laten uitvoeren door eigen mensen uit de cel Middelenbeheer en de cel Wegen en Domein.

Overwegende dat rekening houdend met alle voorgaande overwegingen wordt : 

• het werk dat door eigen mensen kan uitgevoerd worden, wordt ingeschat op 100 manuren,
• de aankoop van materiaal voor eigen werk ingeschat op 3.000 euro incl. btw,
• het laten uitvoeren van de werken aan de sloten, inclusief materiaal ingeschat op 850 euro incl. btw,
• het laten uitvoeren van de aanpassingen aan de borstwering van het terras, inclusief materiaal ingeschat op 5.500 euro incl. btw,
• het huren van rijplaten ter bescherming van het gras bij slecht weer en bij toegang via het park Villa Snoeck tijdens de verhuis, ingeschat op 1.000 euro incl. btw;

Overwegende de hoogdringendheid van de verhuis; dat er geen budgetten voorzien zijn voor dit project in het meerjarenplan; 

Overwegende dat de nodige budgetten zullen vrijgemaakt worden via een interne verschuiving op budgetsleutel 2020/GBBGEBOUW/0119-22/221007/GEMEENTE/CBS/IP-OVERIG;