2020_CBS_00438 - Collegebeslissing betreffende het opstarten van het integraal taggen van de bibliotheekcollectie

Gelet op de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten;

Gelet op de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, artikel 42 §1 1° a) overheidsopdrachten mogen enkel worden geplaatst bij onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking doch, indien mogelijk, na raadpleging van meerdere ondernemers, in geval van een overheidsopdracht voor werken, leveringen of diensten wanneer de goed te keuren uitgave zonder belasting over de toegevoegde waarde lager is dan de bedragen bepaald door de Koning;

Gelet op het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten;

Gelet op het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende de plaatsing van overheidsopdrachten klassieke sectoren, artikel 90: de aanbestedende overheid kan gebruik maken van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking wanneer de goed te keuren uitgave bedoeld in artikel 42 §1 1° a) van de wet, lager ligt dan in het artikel 11, eerste lid 2° bedoelde bedrag (144.000 euro excl. btw);

Gelet op het gemeenteraadsbesluit van 11 maart 2019 waarin staat dat onder het begrip dagelijks bestuur wordt verstaan, alle uitgaven inzake exploitatiekosten tot een bedrag gelijk aan de drempel voor de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking - klassieke sectoren;

Gelet op de installatie van een slimme inleverbalie in de zijgevel van de toekomstige bibliotheek in het Kunstencentrum die enkel getagde werken van de bibliotheek Aalter-Ruiselede zal toelaten;

Gelet dat werken van om het even welke vestiging van de bibliotheek Aalter-Ruiselede kunnen worden ingeleverd via de inleverbus in de hoofdbibliotheek;

Gelet op de noodzaak om dus alle werken van de bibliotheek Aalter te taggen om optimaal van deze inleverbalie gebruik te kunnen maken;

Overwegende dat zal worden gestart met het taggen van de collecties van de bibliotheek Knesselare en de bibliotheek Ursel; 

Overwegende dat die collecties ca. 25.000 boekbanden bevatten en ca. 500 schijfjes (DVD); dat alle nieuwe boeken kastklaar en getagd worden geleverd; dat om die collecties retrospectief te taggen dus een aankoop nodig is van 25.000 onbedrukte boeklabels en 500 onbedrukte sting-ray labels; dat deze aankoop wordt geraamd op 3.630 euro voor de boeklabels (0,12 euro/stuk excl. btw) en 242 euro voor de sting-ray labels (0,40 euro/stuk excl. btw); dat de huur van een RFID-toestel voor de conversie, gedurende één jaar (750 euro, excl. btw) kost, wat de kostprijs in totaal brengt op 3.872 euro voor de tags en 907,50 euro voor de huur van een conversie-unit;

Overwegende dat de integrale tagging van de collectie werd goedgekeurd tijdens de collegedenkdagen; dat een gedeelte van het noodzakelijke budget werd opgenomen in het meerjarig beleidsplan 2020-2025, budget 2020, onder budgetsleutel ACT-1362/0703-20/614001 (De bibliotheek hanteert een klantvriendelijk uitleensysteem - aankoop materiaal voor eigen werking) 4.250 euro en onder budgetsleutel ACT-1362/0703-20/613003 (De bibliotheek hanteert een klantvriendelijk uitleensysteem - onderhoudscontracten informatica) 15.000 euro, voor de huur van de RFID-unit;

Overwegende dat volgende firma's zullen worden verzocht een prijsofferte in te dienen:

• Aturis Belgium bvba - Antwerpsesteenweg 124/71 in Aartselaar
• Progress International - Keizershofdijk 2 in Heist-op-den-Berg
• Capture Tech - Noordlaan 21 in Dendermonde
• Computer Service Benelux - Antwerpsesteenweg 20 in Aartselaar
• GeoDynamics nv - Dumolinlaan 9 in Kortrijk;

Overwegende dat het plakken van de tags en het converteren zal gebeuren door vrijwilligers; dat reeds verschillende personen zich hebben aangemeld als vrijwillige medewerker;

Overwegende dat voor het inzetten van de vrijwilligers voldoende budget werd ingeschreven in het meerjarig beleidsplan 2020-2025, budget 2020, onder budgetsleutel GBBBIB/0703-01/614203 (Vergoeding vrijwilligers) 5.600 euro;