2020_CBS_00436 - Collegebeslissing betreffende de goedkeuring van de organisatie van Poeke Zomert 2020

Gelet op de actie 1037 : Organiseren van kasteelconcerten en actie 1682 : Opmaken, publiceren en verspreiden promotiebrochure zomer- en winterprogramma; opgenomen in het meerjarenplan 2020 - 2025, goedgekeurd door de gemeenteraad op 16 december 2019;

Gelet op de beslissing van het college van burgemeester en schepenen van 9 september 2019, betreffende de principiële goedkeuring van de organisatie van vijf concerten in 2020;

Overwegende het voorstel gedaan door de gemeentelijke administratie:

• drukken van 2000 brochures Poeke Zomert 2020 (24 blz. + harde kaft) - 800 euro (btw + verzendkosten inbegrepen)
• drukken van 600 toegangstickets voor de concerten - 365 euro (btw + verzendkosten inbegrepen)
• drukken van 120 programmaflyers per concert - 260 euro (btw + verzendkosten inbegrepen)
• drukken van 250 overzichtsflyers voor de concerten - 65 euro (btw + verzendkosten inbegrepen)
• drukken van weersbestendige buitenpanelen voor de aankondiging van de concerten, de natuurwandelingen en de activiteiten in en om de kasteelhoeve - 470 euro (btw + verzendkosten inbegrepen)
• huur piano voor het concert op zondag 2 augustus 2020 - 125 euro (btw + levering + stemmen inbegrepen)
• catering voor de artiesten - 75 euro (btw inbegrepen)
• aankoop van aparte verpakte koekjes, koffiepads, theebuiltjes, melk en suiker - 75 euro (btw inbegrepen)
• bloemen voor bedanking van de artiesten - 375 euro (btw inbegrepen)
• billijke vergoeding voor de vijf concerten - 500 euro (btw inbegrepen)
• vrijwilligersvergoeding voor de twee rondleidingen - 50 euro (btw inbegrepen)

Overwegende het voorstel om de kaartenverkoop niet meer met genummerde plaatsen te organiseren, maar op dezelfde digitale manier als concerten i.s.m. piano's Maene te werken namelijk via het digitaal loket; dat dit een administratieve vereenvoudiging betekent;

Overwegende dat de kasteelconcerten telkens worden afgesloten met een korte receptie, waarbij aan de aanwezigen een gratis drankje wordt aangeboden, opgediend door hostesses van het gemeentebestuur;

Overwegende dat op zondag 5 april 2020 en op zondag 6 september 2020 een gratis rondleiding aangeboden wordt doorheen het kasteel, onder leiding van mevrouw Eliane De Clerck;

Overwegende de raamovereenkomst bij drukkerij Bulckens bvba, Grensstraat 9 te Herenthout;

Overwegende de raamovereenkomst bij piano's Maene, Industriestraat 42 te Ruiselede;

Overwegende de raamovereenkomst bij Unic Aalter bvba, Ijzerstraat 8 te Aalter;

Overwegende de raamovereenkomst bij Bloemerie 't Florentijntje, Smissestraat 12 te Knesselare;

Overwegende dat behalve de uitkoopsom van de artiesten, zoals die contractueel zijn vastgelegd, er diverse bijkomende kosten zijn op vlak van promotie, catering en representatie;

Overwegende dat de kasteelconcerten in het kader van Poeke Zomert voor de gemeente Aalter promotioneel van groot belang zijn, uniek in het Meetjesland zijn en gezien de traditie van deze concertenreeks, reeds een grote naambekendheid hebben verworven;

Overwegende dat voor de organisatie en de promotie van de kasteelconcerten er voldoende krediet beschikbaar is op budgetsleutel 2020/ACT-1037/0705-22/614011/GEMEENTE/CBS/IP-GEEN (inrichten activiteiten - 2.000 euro) en voor het drukwerk van de brochure Poeke Zomert 2020 op budgetsleutel 2020/ACT-1682/0709-20/614502/GEMEENTE/CBS/IP-GEEN (drukwerk en publicatie 1.500 euro);