2020_CBS_03766 - Collegebeslissing betreffende de principiële goedkeuring om een autodeelsysteem uit te rollen

Gelet op de collegebeslissing van 17 juli 2017 betreffende de goedkeuring van de gunning van de opdracht 'Leasing van transportmiddelen < 3,5 ton';

Overwegende dat de vloot van het gemeentebestuur van Aalter hoofdzakelijk wordt geleased; dat de partner hierbij Belfius Auto Lease nv is;

Overwegende dat vooraf uitsluitsel dient gegeven te worden aan Belfius Auto Lease nv hoe omgegaan zal worden in geval van schade en/of ongeval veroorzaakt door derden (gebruiker van de deelwagen); dat hierbij de vraag dient gesteld te worden of de kosten voor herstelling, of bij totaal verlies, worden gevorderd op de gebruiker; dat tevens uitsluitsel dient gegeven te worden op welke manier eventuele herstellingen dienen uitgevoerd te worden, met name door wie, op initiatief van wie en op kosten van wie;

Overwegende dat momenteel geen franchise van toepassing is in de huidige polis; dat tijdens de eerste 3 maanden van het proefproject hier geen wijzigingen zouden worden doorgevoerd; dat na deze 3 maanden zal worden bekeken door Belfius Auto Lease nv of de huidige polis dient aangepast te worden, uitgebreid te worden of dat het autodelen niet verder kan lopen met de leasewagens;

Overwegende dat de gemeentelijke vloot steeds beschikbaar is op weekend- en feestdagen; dat buiten de werkingsuren de wagens tevens beschikbaar kunnen worden gesteld;

Overwegende dat op basis van een indicatief voorstel van een autodeelplatform volgende kosten (inclusief btw) werden meegegeven:

• eenmalige installatiekost voor de telematica: 499,00 euro
• eenmalige kost voor het verwijderen van de telematica bij het einde van het contract: 199,00 euro
  • wanneer de apparatuur wordt overgeplaatst naar een andere wagen (bij bv. einde leasingcontract) worden geen kosten aangerekend
• maandelijkse kost voor aansluiting bij het autodeelplatform: 0,00 euro
• opbrengsten per dag dat de wagen wordt gedeeld: vanaf de vierde dag gedeeld per maand 19,68 euro en 0,0640 euro per kilometer
  • de opbrengst van de eerste drie dagen wordt ingehouden als platformkost
• vergoeding per dag dat de wagen beschikbaar wordt gesteld, maar niet wordt gedeeld: 2,95 euro
• de verwachting is dat de wagen(s) 8 dagen of dagdelen per maand ter beschikking worden gesteld om te delen;

Overwegende dat 2 elektrische wagens op deze manier kunnen worden gedeeld;

Overwegende dat worstcase de kosten (inclusief btw) worden geraamd als volgt:

• 2 x  eenmalige installatiekost: 998,00 euro
• 2 x 366 x vergoeding waarbij de wagen beschikbaar wordt gesteld, maar niet wordt gedeeld: 2.159,40 euro per jaar
• 2 x eenmalige verwijderingskost apparatuur: 398,00 euro;

Overwegende dat eenmalig rekening dient te worden gehouden met een kost van 1.396,00 euro voor 2 wagens; dat de jaarlijkse kost maximaal 2.159,40 euro kan bedragen voor de 2 wagens; dat hierbij uitgegaan wordt dat de wagens alle dagen ter beschikking worden gesteld aan de burger, maar deze niet worden uitgeleend; dat hierbij geen rekening wordt gehouden met eventuele uitleningen en bijhorende opbrengsten; dat geen rekening wordt gehouden met eventuele extra kosten van de leasingpartner na de eerste drie maanden;

Overwegende dat de personeelsleden van het gemeentebestuur van Aalter tijdens de diensturen nog steeds beroep kunnen doen op de gemeentelijke vloot;

Overwegende dat een nieuwe bestickering wenselijk kan zijn omwille van de visibiliteit van de wagens tijdens autodeelritten;

Overwegende dat een marktbevraging dient te gebeuren om te bepalen met welk autodeelplatform dient samengewerkt te worden;

Overwegende dat de leasingcontracten van de elektrische deelwagens aflopen op 15 februari 2022; dat bij het afsluiten van een overeenkomst met een autodeelplatform hiermee rekening dient te worden gehouden;