2020_CBS_02640 - Collegebeslissing betreffende de aanvraag voor bijkomende werken in functie van de aanleg van padelterreinen aan de site van het sportcomplex Flabbaert

Gelet op de wet van 10 januari 1824 betreffende het erfpachtrecht;

Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van prefusiebestuur Knesselare van 23 december 2009 betreffende de toetreding tot de divisie secundaire diensten van het TMVW in het bijzonder artikel 3 waarbij het college belast wordt met de uitvoering van de beslissing en het gebruiksrecht van de volgende infrastructuur wordt ingebracht:

• het sportcomplex Flabbaert gelegen te 9910 Knesselare, Prinsengoeddreef 33, met uitsluiting van de cafetaria, de voetbalkantine, de woning en de chalet, gekadastreerd afdeling 1, sectie A, nr. 44029 A 0961 R2, 44029 A 0961v, 44029 A 0961x, 44029 A 0961 R en 44029 A 0961w;
• het sportcomplex Onderdaele gelegen te 9910 Ursel, Urselseweg 185 met uitsluiting van de cafetaria, gekadastreerd afdeling 2, sectie C, nr. 44067 C 0314c, 44067 C 0315c, 44067 C 0301a en 44067 C0316c;

Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van 10 februari 2020 betreffende het principieel akkoord tot het aanleggen van de padelvelden binnen de recreatiezone van het sportcomplex Flabbaert, het verlenen van een opstalrecht en het afsluiten van een nieuwe gebruikersovereenkomst met de tennisvereniging voor deze padelvelden en het clubhuis op het sportcomplex Flabbaert;

Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van 15 juli 2020 betreffende de erfpachtakte en de gebruikersovereenkomst voor de aan te leggen padelvelden op het sportcomplex Flabbaert;

Gelet op de collegebeslissing van 8 juni 2020 betreffende het toekennen van een omgevingsvergunning aan TC Ludoviek voor de aanleg van twee padelvelden in de Prinsengoeddreef 27 in 9910 Aalter (Knesselare), gekend in het kadaster als 7de afdeling sectie A nr. 961X2;

Gelet op de eerste principiële vraag van 12 juni 2019 van de TC Ludoviek vzw, Prinsengoeddreef 23, 9910 Knesselare tot het aanleggen van een padelveld op het gemeentelijk sportcomplex Flabbaert en de melding dat zij bereid zijn dit zelf te bekostigen;

Gelet op de omgevingsvergunningsaanvraag digitaal ingediend op 19 februari 2020 door vzw TC Ludoviek, Groenevijvers 18 in Aalter voor de aanleg van twee padelvelden in Aalter, Prinsengoeddreef 27 en gekend in het kadaster als Aalter 7 afdeling, sectie A, nummer 961X2, in het bijzonder het inplantingsplan;

Gelet op het proces-verbaal van meting van 8 juni 2020 van het studieburo Goegebeur;

Gelet op het ontwerp van akte voor het vestigen van een erfpacht en een erfdienstbaarheid, opgemaakt door het notariaat Mondelaers;

Gelet op de gebruikersovereenkomst af te sluiten met de tennisvereniging TC Ludoviek;

Gelet op de vraag van TC Ludoviek voor het uitvoeren van bijkomende werken aan het gemeentebestuur:

• Plaatsen van een poort – te automatiseren
• Verlenging van bestaand pad langs tennisterrein 3 tot aan de padelterreinen
• Onderhoud en aanvulling van bestaand pad langs tennisterreinen (kiezels)
• Verlichting langs het pad (werd niet meer aangehaald tijdens plaatsbezoek)
• Afsluiting rond de padelterreinen
• Afsluiting van de zone langs de tennisterreinen komende van de parking 
• Voeding en sturing van terreinverlichting en poort (graafwerk voor de sleuf, plaatsen wachtbuizen, bekabeling elektriciteit en netwerk)
• Herrichten van de bestaande verlichtingsarmaturen naar tennisterrein 3
• Aanvullen van de halfverharding in de zone naast de padelterreinen
• Snoeien aanpalende bomen
• Oplossing voor zicht op containers

Gelet op het plaatsbezoek op 20 augustus 2020, waarbij de vragen verduidelijkt werden;

Gelet op het plan met de aanduiding van de gevraagde werken;

Gelet op de visie om de site van het sportcomplex Flabbaert en de toegang in het bijzonder volledig aan te pakken;

Gelet op het project voor de aankoop en ontwikkeling van het oud kloostergebouw in de Kloosterstraat in Knesselare en de toekomstvisie op de netwerkstructuur in Knesselare;  

Overwegende dat in de erfpachtakte volgende elementen zijn opgenomen:

De comparanten verklaren expliciet dat deze overeenkomst kadert binnen volgende doelstellingen: “Het uitbaten van de terreinen binnen de perken van haar doelstellingen: de Aalterse tennisverenigingen en private burgers de mogelijkheid te bieden “padel” te spelen en aan randactiviteiten deel te nemen in een organisatie van de vzw Tennisclub Ludoviek (TC Ludoviek).” Hiervoor zal een gebruiksreglement worden voorgelegd aan de Gemeenteraad, en dit zal stipt worden nageleefd door de erfpachter. Iedere wijziging aan het gebruiksreglement zal voorgelegd worden aan de Gemeenteraad. 

Artikel 7: Kosten

De kosten en rechten van deze akte zijn ten laste van de eigenaar.

De comparanten komen expliciet overeen dat volgende kosten ten laste zijn van de erfpachter:

- de uitgaven die de goederen belasten of zullen belasten naar aanleiding van het gebruik, bestaan of exploitatie ervan.

- accommodatie in goede staat onderhouden en herstellingskosten eigen aan de infrastructuur ten laste nemen;

- accommodatie ter beschikking stellen volgens doelstellingen van deze overeenkomst en bepalingen van gebruikersreglementen;

- gewone uitrusting en technische uitrusting te vervangen ten gevolge van ouderdom;

- kosten nutsvoorzieningen (gas, water, elektriciteit), telefoon, brandverzekering (volledige infrastructuur);

- kosten verzekeren tegen risico’s verbonden aan uitbating en programmatie van het complex;

- taksen en belastingen eigen aan de werking;

- kosten schoonmaken accommodatie en onderhoud.

De eigenaar verleent geen financiële tussenkomst voor de aanleg van de padelvelden. Het gemeentebestuur verbindt zich ertoe kleine onderhoudswerken met eigen personeel uit te voeren. Deze onderhoudswerken zijn beperkt in tijd en worden beëindigd eenmaal de padelveldinfrastructuur in gebruik wordt genomen.

Overwegende dat in de gebruikersovereenkomst volgende elementen zijn opgenomen:

Tussenkomst eigenaar 

De eigenaar verleent geen financiële tussenkomst bij de bouwwerken en de aanleg van de padelterreinen, noch bij de oprichting van het clubhuis.

De eigenaar verleent kleine onderhoudswerken met eigen personeel tijdens de duur van de aanleg van de padelterreinen.

Onder kleine onderhoudswerken wordt verstaan: het vrijmaken terrein (containers / L-profielen).;

Overdracht van de overeenkomst en veranderingswerken

…

De gebruiker zal aan het pand geen enkele verandering, verbouwing of aanpassing mogen doen, noch gelijk welk ander werk verrichten, zonder de geschreven voorafgaandelijke toelating van de eigenaar. Als verbouwingen, veranderingen, verbeteringen of gelijk welk ander werk werden toegelaten, zal de eigenaar ze met volle recht mogen behouden, zonder enige vergoeding verschuldigd te zijn.

Aanpalende infrastructuur en groenvoorzieningen (bomen, struiken) zijn en blijven aanwezig en kunnen onder geen beding verwijderd worden in functie van de nieuw aan te leggen padelterreinen. De erfpachter heeft zich van de bestaande situatie vergewist, en houdt rekening met de impact van deze infrastructuur en groenvoorziening op de aanleg, het onderhoud en de uitbating van de terreinen.

Verbruik van (nuts)voorzieningen

Alle verbruik van water, gas en elektriciteit, en informatie- en communicatievoorzieningen, de kosten van alle desbetreffende meters en leidingen, en de stookkosten van de centrale verwarming zijn ten laste van de gebruiker.

Overwegende dat bij het plaatsbezoek werd vastgesteld dat er een infiltratieput en een terras rond het clubhuis aanwezig zijn, die niet zijn opgenomen in het metingsplan voor de vestiging van het erfpachtrecht;

Overwegende dat de bestaande afwateringsinfrastructuur werd aangepast tijdens de uitvoering van de werken, zodat de afwatering van het resterende terrein niet in het gedrang komt;

Overwegende dat er ter hoogte van de padelterreinen een bestaande verlichtingspaal aanwezig is; dat gevraagd wordt om de verlichtingsarmaturen op deze paal te herrichten naar het 3de tennisterrein om interferentie met de terreinverlichting van de padelterreinen te vermijden; dat deze verlichtingspaal vermoedelijk gevoed wordt vanuit de loods of aangesloten zit op het openbaar verlichtingsnet; dat voor het herrichten een hoogtewerker ingezet zal moeten worden; 

Overwegende dat de toegang tot de padelterreinen voorzien wordt via het bestaande pad, startend aan het clubhuis, langs en tussen de tennisterreinen; dat het onderhoud van het bestaande pad momenteel al door gemeentelijke diensten uitgevoerd wordt; dat gevraagd wordt om dit pad te verlengen langs tennisterrein 3; dat op het einde van dit pad een toegangspoort moet voorzien worden in de bestaande afsluiting;

Overwegende dat de tennisvereniging de automatisatie voor een poort heeft aangekocht, maar vraagt aan het gemeentebestuur om de poort aan te kopen en te plaatsen; dat er meer duidelijkheid nodig is omtrent de voorziene automatisatie en type slot om tot uitvoering over te kunnen gaan; dat de nodige informatie ondertussen werd aangeleverd;

Overwegende dat er terreinverlichting rond de padelterreinen voorzien wordt door de tennisvereniging; dat de voeding en sturing van deze verlichting idealiter aangesloten wordt op het clubhuis, zodat de verlichting van daaruit bediend kan worden; 

Overwegende dat het clubhuis momenteel gevoed wordt vanuit het sportgebouw; dat er een verdeelsleutel gebruikt wordt om het verbruik van de lokalen die uit het gebruiksrecht door TMVW zijn genomen; dat bij wijziging van de verbruiken, de verdeelsleutel herzien zal moeten worden; dat de kosten voor het verbruik conform de gebruikersovereenkomst moeten doorgerekend worden aan de erfpachthouder, zijnde de tennisvereniging;

Overwegende dat verder onderzocht moet worden of het vermogen van de aansluiting die aanwezig is in het clubhuis zal volstaan om de terreinverlichting hierop aan te sluiten;

Overwegende dat zowel voor de toegangspoort als voor de terreinverlichting voedings- en sturingskabels moeten geplaatst worden; dat de leidingen een afstand van ca. 110 meter moeten overbruggen; dat de sectie en het type kabel afhankelijk is van de afstand tot de installatie en het benodigde vermogen van de terreinverlichting, en het type aansturing voor de poort; dat de vermelde secties en types (2,5 mm² en UTP-kabel) mogelijks ontoereikend zijn om dit te kunnen verwezenlijken; dat de sectie van de kabels moet bepaald worden aan de hand van de studie van de terreinverlichting; 

Overwegende dat het aangewezen is dat de beheerder van de terreinverlichting en de automatisatie van de poort instaat voor de bekabeling conform de studie; 

Overwegende dat in de toekomst een ontwikkeling voorzien wordt ter hoogte van het oud kloostergebouw in Knesselare; dat deze site een centrale rol zal spelen in de netwerkverbinding van het gemeentebestuur; dat het waarschijnlijk is dat er een netwerkverbinding in glasvezel tussen het oud kloostergebouw en het sportcomplex wordt aangelegd; dat het tracé ook langsheen de loods en de padelterreinen zal passeren; dat het mogelijk is dat later op deze verbinding kan aangetakt worden; dat een voortijdige aanleg van een gedeelte van dit tracé te overwegen valt als dit nodig zou zijn en past binnen het totaalconcept voor deze site; dat de huidige vraag (aansturing van de toegangspoort van de padelterreinen) buiten het beheer van het gemeentebestuur valt;

Overwegende dat op het plan van de omgevingsvergunning een afsluiting rond de terreinen getekend staat op de rand van de uitloopzone; dat deze afsluiting niet voorzien is door de tennisvereniging en de vraag gesteld werd naar het gemeentebestuur; dat de volledige site evenwel afgesloten kan worden via de bestaande hekkens en afsluiting rond het voormalig recyclagepark; dat de bestaande afsluiting op bepaalde plaatsen beschadigd is en gefatsoeneerd kan worden;

Overwegende dat het terrein buiten de erfpachtzone niet volledig verhard is; dat de bestaande halfverharding bijna verdwenen is; dat het mogelijk is dat spelers deze zone betreden bij het recupereren van de bal; dat gevraagd wordt om deze zone te verharden;

Overwegende dat de aanwezigheid van de bomen gekend was bij aanvang van het project; dat er rekening moet gehouden worden met eventuele bladval op de terreinen; dat dit door snoeien niet vermeden zal kunnen worden; dat enkel in geval van overhangende takken die overlast veroorzaken deze takken gesnoeid kunnen worden; dat het snoeien van eventuele overhangende takken van volwassen bomen enkel uitgevoerd kan worden in het geschikte seizoen;

Overwegende dat een bepaalde indeling voorgesteld werd om de groeninzameling in Knesselare aanpalend aan de padelterreinen te organiseren; dat de containers als afsluiting werden geplaatst om het visuele aspect van de groeninzameling aan het zicht van de spelers te onttrekken; dat de tennisvereniging het zicht op de containers als storend ervaart; dat deze containers ook gebruikt kunnen worden om identiteit te geven aan de padelterreinen; dat de vereniging vraagt of er herashekkens geplaatst kunnen worden voor deze containers; dat het gemeentebestuur geen herashekkens ter beschikking heeft; dat de huurprijs voor herashekkens oploopt;

Overwegende dat het aanpalend terrein rond de loods momenteel nog als stockageplaats voor materialen gebruikt wordt; dat een globale opkuis van het terrein aangewezen is; dat nog moet bepaald worden welke materialen behouden moeten blijven en waar deze gestockeerd kunnen worden; dat het nog niet duidelijk is of het mogelijk zal zijn om alle te behouden materialen te stockeren aan het magazijn in Aalter; 

Overwegende dat de kosten en inzet voor de uitvoering van de gevraagde werken als volgt kan ingeschat worden:

Overwegende dat de gevraagde werken zich situeren buiten de zone waar het erfpachtrecht op slaat; dat de werken enkel ten behoeve van de vereniging komen; dat de werken in principe niet door een derde kunnen uitgevoerd worden zonder toelating; dat het eigendomsstatuut van de ondergrondse bekabeling en de afspraken rond beheer duidelijk moeten zijn;

Overwegende dat er ideeën bestaan om de site van sportcomplex Flabbaert globaal en de toegang in het bijzonder volledig te herbekijken om een betere uitstraling te genereren; dat het aangewezen is om de vragen rond geleiding van de bezoekers en plaatsing van afsluitingen en paden hierin mee te nemen;

Overwegende dat de kooien ondertussen gebouwd zijn en dat de tennisvereniging de uitbating zo snel mogelijk wenst op te starten; dat in afwachting van de bijkomend gevraagde werken tijdelijk toegang verleend kan worden via het hekken dat toegang gaf aan het recyclagepark, mits de plaatsing van een nieuw hangslot; dat de voeding van de terreinverlichting tijdelijk via een verlengkabel aangesloten kan worden op het clubhuis;

Overwegende dat de administratieve afhandeling van het volledige dossier rond de padelterreinen ondertussen ca. 95 manuur gekost heeft;

Overwegende dat dit project niet werd voorzien in het meerjarenplan 2020-2025 en er bijgevolg geen budgetten beschikbaar zijn; dat de nodige budgetten moeten vrijgemaakt worden via interne verschuiving of budgetwijziging;