2019_GR_00392 - Archief- en documentbeheer. Afname dienstverlening Welzijnsband Meetjesland. Goedkeuring.

Gelet op de collegebeslissing van 16 september 2019 betreffende de afname van de dienstverlening archief- en documentbeheer via de Welzijnsband voor het gemeentebestuur;

Gelet op het lidmaatschap van het OCMW van het prefusiebestuur Aalter bij de Welzijnsband Meetjesland;

Overwegende dat het lokaal bestuur Aalter de komende jaren voor een aantal uitdagingen staat in het kader van het archief- en documentenbeheer (papier en digitaal):

• locatie fysieke archief met specifiek in Knesselare de problematiek van de verspreide archieven
• aanpak archivering verschillende prefusiebesturen versus fusiebesturen
• aanpak archivering lokaal bestuur (uniforme aanpak archivering rekening houdend met de verantwoordelijkheden van de verschillende juridische entiteiten)
• digitale archiveringsstrategie (zowel eigen mappenstructuren als data in specifieke softwarepakketten)

Overwegende dat een degelijk archiefbeheer niet enkel wettelijk verplicht is, maar ook een noodzaak is; dat een goed archiefbeheer de werking van het bestuur ondersteunt, het de doelmatigheid van het bestuur verhoogt, het zorgt voor een vermindering van het aantal dossiers per kantoor, het zorgt voor plaatswinst, het van belang is voor de cultureel-historische waarde dat Aalter in de kijker kan zetten en het bijdraagt tot het principe van een goed bestuur;

Overwegende dat het OCMW 0,2 VTE afneemt van de Welzijnsband voor zijn archiefbeheer;

Overwegende dat het archief van het gemeentebestuur Aalter beheerd wordt door een administratief medewerker; dat dit interne personeelslid nauw samenwerkt met de archivaris van de Welzijnsband; dat bij de fusie geen uitbreiding is gekomen van de capaciteit voor het archiefbeheer; dat omwille van bovenstaande uitdagingen voorgesteld wordt om de dienstverlening inzake archief- en documentbeheer aangeboden door de Welzijnsband ook uit te breiden voor het gemeentebestuur; dat wegens een herschikking van de afname door andere besturen de mogelijkheid bestaat om bijkomend 0,2 VTE af te nemen;

Overwegende dat er geen toetredingspremie dient betaald te worden indien het gemeentebestuur Aalter de dienstverlening archief- en documentenbeheer wil afnemen; dat er ook geen verhoging zal zijn van de deelname in de algemene werkingskosten van de Welzijnsband aangezien gemeentebestuur en OCMW Aalter als 1 entiteit worden beschouwd; dat gevraagd wordt om een engagement van 3 jaar aan te gaan; dat deze termijn telkens stilzwijgend verlengd wordt met een periode van 3 jaar behoudens schriftelijke opzeg van uiterlijk 6 maanden;

Overwegende dat de totale kostprijs voor het lokaal bestuur (gemeentebestuur en OCMW) voor 0,4 VTE niveau A Archief- en documentbeheer bij de Welzijnsband voor 2020 25.181,05 euro op jaarbasis bedraagt;

Overwegende dat er geen bijkomende afgevaardigde moet aangeduid worden voor de Welzijnsband; dat de vertegenwoordiging in de raad van bestuur verder  verloopt via de huidige afgevaardigde van OCMW die tevens deel uitmaakt van het college; dat in de algemene vergadering van de Welzijnsband reeds 4 raadsleden van het lokaal bestuur Aalter vertegenwoordigd zijn;