2019_CBS_00126 - Collegebeslissing betreffende het bijkomend slim stadsmeubilair op basis van de nieuw gekozen betonkwaliteit en afwerkingsgraad

Gelet op het besluit van de gemeenteraad van het pre-fusiebestuur Aalter van 7 november 2016 om in te stappen in een structureel partnership met TomorrowLab/Living Tomorrow en hierover op geregelde tijdstippen te rapporteren; het college van burgemeester en schepenen te belasten met de verdere afhandeling van het dossier;

Gelet op de collegebeslissing van het pre-fusiebestuur Aalter van 26 september 2016 betreffende het instappen in een partnership met TomorrowLab/Living Tomorrow waarbij wordt beoogd Aalter deelgenoot te maken van een toekomstgerichte en interactieve overheidscommunicatie in samenspraak met (lokale) start-ups (IncubAalter), ten bewijze waarvan zal worden gepoogd het ISO37120 certificaat te behalen;

Gelet op de collegebeslissing van het pre-fusiebestuur Aalter van 16 oktober 2017 betreffende het principe van het gebruik van reclame op het slim stadsmeubilair;

Gelet op de collegebeslissing van het pre-fusiebestuur Aalter van 22 januari 2018 betreffende de gunning van de opdracht ‘Realisatie van slim stadsmeubilair’;

Gelet op de collegebeslissing van het pre-fusiebestuur Aalter van 22 januari 2018 betreffende de locaties van het slim stadsmeubilair en het verwijderen van de bestaande digitale infoborden (n.a.v. Smart City – Communicatie van de toekomst);

Gelet op de collegebeslissing van het pre-fusiebestuur Aalter van 26 maart 2018 betreffende de componenten van het slim stadsmeubilair (n.a.v. Smart City – Communicatie van de toekomst);

Gelet op de collegebeslissing van het pre-fusiebestuur Aalter van 26 maart 2018 betreffende de goedkeuring van de gunning van de opdracht ‘Realisatie van slim stadsmeubilair’ – perceel 11) Infrastructuurwerken;

Gelet op de collegebeslissing van het pre-fusiebestuur Aalter van 23 april 2018 betreffende de aanpassing aan het design van het slim stadsmeubilair;

Gelet op de collegebeslissing van het pre-fusiebestuur Aalter van 14 mei 2018 betreffende de slimme componenten in het slim stadsmeubilair (n.a.v. Smart City – Communicatie van de toekomst);

Gelet op de collegebeslissing van het pre-fusiebestuur Aalter van 28 mei 2018 betreffende de componenten van het slim stadsmeubilair;

Gelet op de collegebeslissing van het pre-fusiebestuur Aalter van 28 mei 2018 betreffende de aanpassing gunning hotspots in het kader van het slim stadsmeubilair (n.a.v. Smart City – Communicatie van de toekomst);

Gelet op de collegebeslissing van het pre-fusiebestuur Aalter van 4 juni 2018 betreffende het plaatsbezoek inzake de landschapsarchitectuur met betrekking tot het slim stadsmeubilair (n.a.v. Smart City – Communicatie van de toekomst);

Gelet op de collegebeslissing van het pre-fusiebestuur Aalter van 13 augustus 2018 betreffende de visualisaties op het slim stadsmeubilair;

Gelet op de collegebeslissing van het pre-fusiebestuur Aalter van 27 augustus 2018 betreffende de visualisaties op het slim stadsmeubilair;

Gelet op de collegebeslissing van het pre-fusiebestuur Aalter van 3 september 2018 betreffende de extra ontwikkelingskosten in het cms-systeem voor het slim stadsmeubilair;

Gelet op de collegebeslissing van het pre-fusiebestuur Aalter van 17 september 2018 betreffende de kwaliteit van de betonnen zuilen van het slim stadsmeubilair;

Gelet op de collegebeslissing van het pre-fusiebestuur Aalter van 8 oktober 2018 betreffende de kwaliteit van de nieuw te gieten betonnen zuilen voor het slim stadsmeubilair;

Overwegende dat er tegen midden maart 2019 een eerste model beschikbaar zou zijn op basis van de gekozen betonkwaliteit en afwerkingsgraad; dat er na goedkeuring van dat model gemiddeld acht weken productietijd gerekend moeten worden voor de levering van de volgende zuilen;

Overwegende dat de gietvorm in principe voor de tien zuilen gerecupereerd kan worden, maar dat er niet gekend is hoeveel keer die hergebruikt kan worden; dat als alle zuilen in één keer gegoten worden, er normaalgezien geen nieuwe gietvorm moet gemaakt worden;

Overwegende dat de onderaannemer van de contractant verantwoordelijke voor de zuilen, Fisheye, die de nieuwe zuilen zal gieten, minder aanrekent als er meer zuilen in één keer gegoten worden;

Overwegende dat er voor de plaatsing nog geen concrete planning is opgevraagd bij de leverancier van de infrastructuurwerken; dat hiervoor nog gewacht wordt op de evolutie van de uitvoeringstermijn van het gieten en afleveren van de zuilen; dat het plaatsen van alle zuilen in één beweging goedkoper is dan dat dit gefaseerd gebeurt;

Overwegende dat de cel Sport vragende partij is om bijkomend slim stadsmeubilair te plaatsen in het Sportpark Aalter-centrum (foyer tegenover Sportcafé) en aan de atletiekpiste; dat de zware betonnen constructie niet noodzakelijk is voor een indoor touchscreen; dat een alternatief door hetzelfde cms-systeem moet aangestuurd worden als het slim stadsmeubilair;

Overwegende dat er bij voorkeur een afgewerkte spare unit te beschikking is in het geval van beschadigingen;

Overwegende dat er zich op het grondgebied van Knesselare en Ursel nog geen slim stadsmeubilair bevindt; dat voorgesteld wordt bijkomend slim stadsmeubilair te plaatsen op de volgende locaties:

• Op het marktplein van Knesselare (De Plaats 14);
• Aan het sportcomplex Flabbaert (Prinsengoeddreef 33);
• De cultuur-, toerisme, academie-, OCMW-, school- en bibliotheeksite (Hoogte 3, Veldstraat 53, Maldegemseweg 3);
• Dorp Ursel;
• Landschapspark Drongengoed Ursel;

Overwegende dat het Landschapspark Drongengoed beheerd wordt door het Agentschap Natuur en bos; dat de eigenaar van de Drongengoedhoeve een privépersoon is;

Overwegende dat de landschapsarchitecte samen met de aannemer verantwoordelijk voor de infrastructuurwerken, iemand van de cel Kwaliteit en ICT en een betrokken lid van het college bij voorkeur ter plekke gaan om te bekijken waar de bijkomende zuilen kunnen worden geïnstalleerd; dat dit concreet voorstel zal worden voorgelegd aan het college;

Overwegende dat er ongeveer 35.000 euro per bijkomende zuil gerekend dient te worden (exclusief infrastructuurwerken);

Overwegende de kosten van de infrastructuurwerken voor de reeds besliste locaties:

• Boomgaard: 10.466,50 euro (inclusief btw);
• Gemeentehuis: 8.411,92 euro (inclusief btw);
• Sportpark: 8.917,70 euro (inclusief btw);
• Bellem: 8.439,75 euro (inclusief btw);
• Lotenhulle: 14.616,80 euro (inclusief btw);
• Poeke: 13.062,58 euro (inclusief btw);
• Sint-Maria-Aalter: 8.514,77 euro (inclusief btw);
• Aalter-Brug: 9.629,18 euro (inclusief btw);
• Station/zijde Aalter-centrum: 9.310,95 euro (inclusief btw);
• Station/zijde Kunstencentrum: 6231,50 euro;

Overwegende dat de visualisaties op het slim stadsmeubilair nog in een beginfase zitten, aangezien:

• het cms-systeem waarin de content wordt aangemaakt te beperkt is. De cel Communicatie en coördinatie maakt de visualisaties daarom op in het grafisch softwareprogramma Indesign om die daarna te importeren in het cms-systeem;
• er bijkomende softwareontwikkeling nodig is om de selfiecams aan te sturen en de beelden daarna nog te verwerken. Dit brengt bijkomende kosten met zich mee;
• er nog steeds geen toetsenbord ontwikkeld is om de interactie te verhogen;
• er door de verhoogde werkdruk in 2018 naar aanleiding van de fusie (fusiecommunicatie en uitrol nieuwe gemeentelijke huisstijl) te weinig tijd beschikbaar was om de voorbereidingen in de back-office ten gronde te testen;
• de ontwikkelaar van het cms-systeem, Ucast, enkel nog gratis offertes zal opmaken als er een concrete gedetailleerde vraag wordt gesteld. TomorrowLab heeft voorgesteld om samen met de cel Communicatie en coördinatie een voorstel meer gedetailleerd uit te werken, zodat dit in aanmerking komt voor de opmaak van een gratis offerte. Het uitgewerkt voorstel kan dan samen met de offerte principieel voorgelegd worden aan het college;

Overwegende dat de content op de verschillende zuilen in principe aangepast kan worden volgens de verschillende locaties; dat dit impliceert dat er per zuil in het cms-systeem (en dus in eerste instantie in Indesign) andere content moet opgemaakt moet worden met bijhorende zendschema’s; dat dit een meerwaarde biedt voor de burger; dat dit voor alle zuilen (tien stuks + de eventueel bijkomende in het Sportpark, Knesselare en Ursel) een geraamde bijkomende werklast voor de cel Communicatie en coördinatie met zich meebrengt van 38 u per week (bijwonen stuurgroepen + uitwerking en opvolging nieuwe ontwikkelingen);

Overwegende dat er onvoldoende budget voorzien is op 2019/ACT-0618/0119-25/614009/GEMEENTE/CBS/IP-GEEN;