2019_CBS_01661 - Collegebeslissing betreffende de voortzetting van de gemeentelijke smartphone applicatie

Gelet op het besluit van de gemeenteraad van prefusiebestuur Aalter van 7 november 2016 om in te stappen in een structureel partnership met TomorrowLab/Living Tomorrow en hierover op geregelde tijdstippen te rapporteren; het college van burgemeester en schepenen te belasten met de verdere afhandeling van het dossier;

Gelet op de collegebeslissing van prefusiebestuur Aalter van 26 september 2016 betreffende het instappen in een partnership met TomorrowLab/Living Tomorrow waarbij wordt beoogd Aalter deelgenoot te maken van een toekomstgerichte en interactieve overheidscommunicatie in samenspraak met (lokale) start-ups (IncubAalter);

Gelet op de collegebeslissing van prefusiebestuur Aalter van 9 oktober 2017 betreffende het principe tot het verkennen van de markt en het starten van de aanbestedingsprocedure inzake de aankoop van een gemeentelijke smartphone applicatie;

Gelet op de collegebeslissing van prefusiebestuur Aalter van 13 november 2017 betreffende de goedkeuring van de gunning van de opdracht ‘Realisatie van een gemeentelijke smartphone applicatie’;

Gelet op de collegebeslissing van prefusiebestuur Aalter van 2 juli 2018 betreffende het testen van de gemeentelijke smartphone applicatie door het college; 

Gelet op de collegebeslissing van prefusiebestuur Aalter van 9 juli 2018 betreffende de eindredactie door het gemeentebestuur op de pagina’s van de handelaars in de gemeentelijke smartphone applicatie;

Gelet op de collegebeslissing van prefusiebestuur Aalter van 9 juli 2018 betreffende de koppeling tussen de Uit in Aalter-kalender en de gemeentelijke smartphone applicatie;

Gelet op de collegebeslissing van prefusiebestuur Aalter van 27 augustus 2018 betreffende de pagina’s van de handelaars in de gemeentelijke smartphone applicatie;

Gelet op de collegebeslissing van prefusiebestuur Aalter van 17 september 2018 betreffende het toevoegen van (gemeentelijke) informatie over Knesselare in de gemeentelijke smartphone applicatie;

Gelet op de collegebeslissing van prefusiebestuur Aalter van 8 oktober 2018 betreffende de aanpassing van de collegebeslissing van 27 augustus 2018 van prefusiebestuur Aalter betreffende de pagina’s van de handelaars in de gemeentelijke smartphone applicatie;

Overwegende dat de initiële opdracht, zoals goedgekeurd op 13 november 2017, een gratis applicatie betrof; dat leverancier ondertussen is overgenomen door een andere speler op de markt, waardoor diezelfde applicatie enkel nog via een betalend model wordt aangeboden;

Overwegende dat de leverancier twee mogelijke modellen aanbiedt:

1. De applicatie wordt niet meer geüpdatet, maar blijft in de huidige vorm beschikbaar voor het publiek

   1. App beschikbaar houden in App Store: 120 euro per jaar;

   2. Onderhoud Apple Developer Account: 150 euro per jaar;

2. De applicatie krijgt een periodieke en systematische update op basis van een onderhoudscontract;

Overwegende dat de leverancier een offerte voor een onderhoudscontract heeft opgemaakt – model 2 (zie bijlage) ten bedrage van 7.695,60 euro (incl. 21% btw), waarin de volgende zaken zijn inbegrepen:

• Beantwoorden van Q&A, binnenkomende mails en telefoon van gemeente;

• Bug fixes en performance upgrades iOS & Android;

• 1u IT-werk/maand voor kleine aanpassingen;

  • Bijvoorbeeld:

    • App icoon

    • E-mailadres in meldingskaart

    • Link naar website

    • Kleine aanpassingen in het platform op vraag van de gemeente/stad

      • Bv.: export kunnen maken van alle geregistreerde verenigingen, handelaars en zorgverstrekkers.

• Aanpassingen opgelegd door Apple (iOS) en Google (Android)

  • Nieuwe toestellen

  • Nieuwe versies van de operating systems

  • Updates van minimum versies

  • Nieuwe manier van apps compileren en publiceren

• Vernieuwde API's van

  • Facebook (dashboard en app integraties)

  • Twitter (dashboard integratie)

  • Google (hosting van de code van onze backend)

• Aanpassingen opgelegd door overheid

  • Bijvoorbeeld:

    • Verstrenging GDPR-wetgeving,...

• Aanpassingen door nieuwe APIs of datastructuren van partners

  • Bijvoorbeeld:

    • Afvalkalender (Limburg.net, IVVO, Ivarem, Mirom, …)

    • Meldingskaart (Topdesk, 3P, …)

    • E-loket (Vanden Broele, Cipal, …)

    • Agenda (UiT in Vlaanderen),...;

• Nieuwe functionaliteiten, zoals e-shop met koppeling betalingsmodule (Bancontact/Payconiq);

Overwegende dat de leverancier:

• een creditnota van 50% op de factuur van vorig jaar (skinning app: 8.046,50 euro incl. 21% btw) voorziet als er ingetekend wordt op de huidige afgeleverde offerte;

• ervoor wil zorgen dat officiële papieren en attesten asap geïntegreerd kunnen worden in de App;

• ervoor wil zorgen dat meldingen geïntegreerd worden (via Net-IT) zodat de melder automatisch een status update krijgt en dat de melding automatisch intern verwerkt kan worden; 

Overwegende dat de leverancier heeft gevraagd of Aalter als Oost-Vlaamse pilootgemeente wil fungeren; dat dit impliceert dat de leverancier zich ertoe wil verbinden om samen met Aalter naar primeurs te kijken, zodat er binnen het redelijke gratis ontwikkelingen kunnen uitgevoerd worden, waarbij de eerste uitrol steeds in Aalter gebeurt:

• Slimme borden/stadsmeubilair is voor de leverancier een primeur en het de bedoeling deze content te delen of zelfs volksbevragingen via de App en de schermen te laten verlopen;

• Het bekijken van sensoren voor vuilnisbakken die laten weten als die vol zijn waardoor routes van IVM kunnen geoptimaliseerd worden;

• Het betrekken van de intercommunale bij communicatie naar de burger i.f.v. hoe recycleren en bekijken welke nuttige open data er kan gebruikt worden ten voordele van Aalter en de burger;

• Geluidssensoren – Oases van rust: samen met Aalter bekijken hoe de info via de app/web naar een meerwaarde kan zijn voor de burger;

• Participatiespaarpot - initiatief om de lokale economie te stimuleren door per aankoop bij een lokale handelaar een virtueel budget te sparen, dit virtueel budget kan dan worden ingezet om een reëel budget in te zetten voor een bepaalde actie (bv. aanleg nieuwe speelterreinen)

• ‘Rondom u’: info via o.a. GIPOD/Geopunt - een ‘rondom u-knop’ die u als inwoner info geeft over de gebeurtenissen binnen een zelf gekozen straal

• De lay-out zal samen met Aalter afgetoetst worden;

• Poll- en QR-codes met content;

• Authentificatie via Itsme (veilig digitaal inloggen via je smartphone) is geïntegreerd, dus zodra er een contract is met het gemeentebestuur kan dit in de App geïmplementeerd worden;

• ...;

Overwegende dat een smartphone applicatie zonder systematische update snel verouderd geraakt en bijgevolg minder en minder meerwaarde zal bieden aan de burger, wat wellicht zal resulteren in minder installaties of zelfs het deïnstalleren van de applicatie;

Overwegende dat er onvoldoende budget beschikbaar is op ACT-914;