2019_CBS_03019 - Collegebeslissing betreffende het uitvoeren van een interne audit briefwisseling door AudiO

Gelet op de beslissing van de OCMW-raad van prefusiebestuur Knesselare van 11 september 2008 betreffende het principieel akkoord om deel te nemen aan de nieuw op te richten dienstverlening ‘interne audit’ binnen de vereniging titel VIII, hoofdstuk 1 Welzijnsband Meetjesland;

Gelet op de beslissing van de OCMW-raad van prefusiebestuur Aalter van 23 oktober 2008 betreffende het principieel akkoord om deel te nemen aan de nieuw op te richten dienstverlening ‘interne audit’ binnen de vereniging titel VIII, hoofdstuk 1 Welzijnsband Meetjesland;

Gelet op de beslissing van de OCMW-raad van prefusiebestuur Knesselare van 11 juni 2009 betreffende de goedkeuring van het voorstel tot charter en procesverloop betreffende de dienstverlening ‘interne audit’ binnen de vereniging titel VIII, hoofdstuk 1 welzijnsband Meetjesland, zoals voorgesteld in de voorliggende stukken;

Gelet op de beslissing van de OCMW-raad van prefusiebestuur Aalter van 30 juli 2009 betreffende de goedkeuring van het voorstel tot charter en procesverloop betreffende de dienstverlening ‘interne audit’ binnen de vereniging titel VIII, hoofdstuk 1 welzijnsband Meetjesland, zoals voorgesteld in de voorliggende stukken;

Gelet op de beslissing van de OCMW-raad van prefusiebestuur Aalter van 13 augustus 2014 houdende de goedkeuring van het aangepaste charter van 21 maart 2014 van de vereniging AudiO;

Overwegende dat het organisatiebeheersingssysteem wordt vastgesteld voor de algemeen directeur, na overleg met het managementteam; dat organisatiebeheersing het geheel van maatregelen en procedures is die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen dat men de vastgelegde doelstellingen bereikt en de risico's om deze te bereiken kent en beheerst, de wetgeving en procedures naleeft, over betrouwbare financiële en beheersrapportering beschikt, op een effectieve en efficiënte wijze werkt en de beschikbare middelen economisch inzet en de activa beschermt en fraude voorkomt;

Overwegende dat de prefusie OCMW-besturen van Aalter en Knesselare samenwerkten met de welzijnsvereniging AudiO via de Welzijnsband Meetjesland voor het uitvoeren van interne audits; dat de Welzijnsband Meetjesland een financieel voordeliger tarief heeft dan individuele besturen die aangesloten zijn bij AudiO; dat prefusiebestuur OCMW Knesselare in de periode 2014-2018 niet alle geplande audits heeft afgenomen; dat dit over 21 betaalde auditdagen gaat; dat door de fusie in 2019 geen audit is afgenomen; dat dit gaat over 11,5 betaalde auditdagen; dat in 2020 10,5 auditdagen gepland staan voor het OCMW-bestuur; dat in 2020 in totaal 43 dagen moeten ingepland worden; dat het bestuur hiervoor meerdere opties heeft:

1. de auditdagen niet opnemen en gratis ter beschikking stellen aan de andere besturen van de Welzijnsband Meetjesland.

2. de auditdagen opnemen door het OCMW. De diensten van het OCMW zijn bijna volledig geaudit met uitzondering van briefwisseling, LOI en maatschappelijke dienstverlening 3. Dit betekent echter een bevraging/belasting van steeds dezelfde cel (sociale dienst en budget) en het betreft kleine audits die samen minder dan 43 dagen bedragen.

3. de auditdagen opnemen door gemeente en OCMW Aalter, nl. audit briefwisseling die reeds in het verleden intern is opgestart (proces briefwisseling, proces inkomende en uitgaande post en ondertekening briefwisseling). Dit is een organisatie brede audit. Aangezien AudiO en de Welzijnsband dienstverlenende verenigingen zijn, moet er BTW aangerekend worden aan niet-leden.

• Aangezien gemeente Aalter geen klant is van de Welzijnsband Meetjesland en AudiO, moet BTW aangerekend worden op het deel van de audit dat voor het gemeentebestuur bestemd is (aan 900 euro per auditdag, vermoedelijke meerkost van +/- 4.000 euro voor het gemeentebestuur).

• Het gemeentebestuur kan (zonder bijdrage) lid worden van de Welzijnsband Meetjesland en hoeft hierdoor geen BTW en geen meerkost voor de afname van audits te betalen, maar moet een engagement aangaan van 5 jaar;

Overwegende dat uit de ISO-audit gebleken is dat de komende jaren meer moet ingezet worden op interne audits; dat zich nu een opportuniteit aanbiedt om een belangrijke organisatie brede audit uit te voeren tegen een minimale financiële kost van 4.000 euro; dat de resultaten van deze audit gebruikt kunnen worden voor een evaluatie van de dienstverlening 'interne audit' van de Welzijnsband Meetjesland; dat er momenteel geen personeel is die deze opdracht zou kunnen uitvoeren; dat het aansluiten van het gemeentebestuur via de Welzijnsband Meetjesland bij AudiO geen extra kost inhoudt; dat de audits van OCMW Aalter kunnen ingezet worden voor gemeente of OCMW; dat de bijdrage die het OCMW momenteel betaalt niet zal verhogen door aansluiting van het gemeentebestuur; dat op deze manier een besparing gerealiseerd kan worden op personeel doordat er geen personeelslid moet aangeworven worden voor interne audits; dat de dienstverlening AudiO momenteel het OCMW 13.000 euro per jaar kost;

Gelet op het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, artikel 217 tot en met 220;