2019_CBS_02184 - Collegebeslissing betreffende de uitbreiding van de GIS-samenwerkingsovereenkomst met eGov van het provinciebestuur Oost-Vlaanderen en het aanschrijven van de softwareleverancier Cevi

Gelet op de collegebeslissing van het prefusiebestuur Aalter van 2 juni 2014 betreffende de goedkeuring van de gunning van de opdracht (raamcontract) ‘Aanstelling externe leverancier voor diverse ICT-diensten: percelen 1 (ICT-ondersteuning), 2 (GIS-ondersteuning) en 3 (Veiligheidsconsulent)’;

Gelet op de collegebeslissing van het prefusiebestuur Knesselare van 19 november 2014 betreffende de samenwerkingsovereenkomst met de provincie Oost-Vlaanderen;

Gelet op de collegebeslissing van het prefusiebestuur Aalter van 24 augustus 2015 betreffende de goedkeuring van de samenwerkingsovereenkomst GIS-ondersteuning met het provinciebestuur Oost-Vlaanderen;

Gelet op de collegebeslissing van 11 maart 2019 waarbij de opdracht voor GIS-ondersteuning met eGov van het provinciebestuur Oost-Vlaanderen werd goedgekeurd voor 36 dagen GIS-coördinator en 36 dagen GIS-medewerker per jaar;

Gelet op de collegebeslissing van 11 maart 2019 waarbij de samenwerkingsovereenkomst aanvangt per 1 april 2019 en geldt voor een periode van twee jaar;

Gelet op de collegebeslissing van 3 juni 2019 betreffende de goedkeuring van de samenwerkingsovereenkomst ICT-ondersteuning met het provinciebestuur Oost-Vlaanderen;

Overwegende dat lokale besturen een aantal wettelijke verplichtingen hebben op het vlak van geografische informatie en daarnaast het efficiënt inzetten van geografische informatie een meerwaarde kan geven aan hun dienstverlening;

Overwegende dat een prioriteitenlijst werd opgesteld en projecten werden onderverdeeld in een van onderstaande categorieën:

-          Hoogste prioriteit - opstarten in Q1 en realiseren in 2019;

-          Korte termijn - opstarten in 2019 en afwerken in 2020;

-          Lange termijn - opstarten in 2020;

-          Doorlopende opdrachten;

Overwegende dat eGov van het provinciebestuur Oost-Vlaanderen reeds volgende projecten heeft uitgevoerd in het eerste en tweede kwartaal van 2019 (nl. 19 mandagen GIS-coördinator en 19 mandagen GIS-medewerker):

-          opmaak notarisbrieven Knesselare en Aalter: 3,2 MD;

-          configuratie WAB-loketten: 4 MD;

-          problematiek risicogronden: 2,4 MD;

-          KLIP: 2,2 MD;

-          riooldatabank: 1,7 MD;

-          vergunnningenregister vervolledigen: 6,8 MD;

-          samenvoegen geodata Knesselare en Aalter en controle/update geodata en kadaster: 3,8 MD;

-          uniek percelenplan voorbereiding: 6,8 MD;

-          rooilijnplannen : 1 MD;

-          overleg en planning: 5 MD;

Overwegende dat de GIS-coördinator van eGov van het provinciebestuur Oost-Vlaanderen een inschatting van het aantal mandagen heeft gemaakt volgens de planning van de prioriteitenlijst (nog te realiseren en op te starten projecten in 2019):

-          uniek percelenplan (manuele en automatische omzetting): 11 MD GIS-medewerker en 2 MD GIS-coördinator;

-          risicogronden (actualisatie): 1,5 MD GIS-medewerker;

-          riooldatabank (putdeksels, gladheidsbestrijding, asbuilt): 8,5 MD GIS-medewerker + 0,5 MD GIS-coördinator;

-          rooilijnplannen: 20,5 MD GIS-medewerker;

-          varia (doorlopende vragen, teamoverleg, opkuis G-schijf): 11,5 MD GIS-coördinator;

Overwegende dat er nog 42,5 mandagen GIS-medewerker en 14 dagen GIS-coördinator nodig zijn om bovenstaande planning aan te houden en dit jaar te realiseren;

Overwegende dat er niet voldoende mandagen beschikbaar zijn volgens de goedgekeurde samenwerkingsovereenkomst met eGOV en nog 19 mandagen GIS-medewerker tekort zijn om bovenstaande projecten te realiseren;

Overwegende dat het uniek percelenplan topprioriteit is, zal dit worden aangepakt met de resterende mandagen en het project rooilijnplannen gepland is om op te starten in 2019 en met 10 extra mandagen kan gerealiseerd worden en afgewerkt in 2020;

Overwegende dat er tien extra ondersteuningsdagen voor een GIS-medewerker aan te bevelen zijn;

Overwegende dat de kosten voor de bijkomende consultancy door eGov geraamd worden op 4071,20 EUR incl. btw; dat er nog voldoende krediet beschikbaar is onder de actie ACT-175 "Uitrol van GIS in de volledige organisatie" met volgende budgetsleutel: 0119-23/614014/BESTUUR/CBS/IE-GEEN;

Overwegende dat tot op heden het afleveren van vastgoedinformatie voor notarissen nog niet uniform verloopt (verschil tussen grondgebied prefusie Aalter en grondgebied prefusie);

Overwegende dat voor het intekenen van stedenbouwkundige- of milieudossiers, Cevi of de GIS-medewerker of GIS-coördinator van eGov instellingen moeten aanpassen;

Overwegende dat het intekenen van zowel stedenbouwkundige als milieuvergunningendossiers, alsook het afleveren van vastgoedinformatie tot op heden nog niet optimaal verloopt; dat zowel de gemeentelijke administratie als eGov van Cevi wensen te vernemen wanneer het beloofde samenvoegen van de databanken zal plaatsvinden aangezien dit essentieel is om een uniforme behandeling van de dossiers mogelijk te maken; dat er een brief zal worden gericht aan de softwareleverancier Cevi aangezien de afgelopen maanden eerdere communicatie (mondeling en via e-mail) met de softwareleverancier niet het verhoopte resultaat bracht; dat op die manier Cevi formeel op de hoogte is dat deze vraag voor het gemeentebestuur de hoogste prioriteit is;