2019_CBS_02930 - Collegebeslissing betreffende de principiële goedkeuring tot het organiseren van de hakhoutbeheerdagen 2019-2020 in het kasteeldomein van Poeke

Gelet op het goedgekeurde beheerplan ‘kasteeldomein Poeke’ van 9 mei 2005 door het prefusiebestuur Aalter;

Gelet op de jaarlijkse organisatie van hakhoutbeheerdagen voor vrijwilligers in het kasteeldomein van Poeke in functie van de uit te voeren beheerwerkzaamheden conform het goedgekeurde beheerplan;

Gelet op het jaarlijks toenemend aantal deelnemers;

Gelet op de jaarlijkse problematiek met betrekking tot de plaatsing en de ophaling van het hout in het domein;

Gelet op het feit dat de voorbereidende vellingswerken in eigen beheer door de cel Wegen en domeinen worden uitgevoerd;

Gelet op het voorstel van de cel Wegen en domeinen met betrekking tot de organisatie, meer bepaald:

§ de hakhoutbeheerdagen te organiseren op zaterdag 14 december 2019 en 15 februari 2020

§ voor de beheerdagen een afzonderlijke verzekering af te sluiten voor een vermoedelijk aantal deelnemers van 120 personen per dag

§ om het hout te stapelen ter hoogte van het centraal vierkant in het kasteeldomein van Poeke en/of op een voor het verkeer vooraf afgesloten deel van de rijweg en de deelnemers telkens de dag zelf het hout te laten meenemen op het einde van de dag

§ om een oproep te plaatsen in TotAalter en via de gemeentelijke website tot deelname waarbij deelnemers jonger dan 16 jaar geen recht op hout kunnen hebben. Het maximaal aantal deelnemers bedraagt 120 personen per dag. De deelnemers dienen zich in te schrijven voor een volledige dag en dienen het hout dezelfde dag mee te nemen. Bij te veel inschrijvingen wordt de inschrijving stopgezet (wordt vermeld op de gemeentelijke website)

§ om aan de menners en/of leveranciers van karren van vorige jaren een schrijven te richten met de vraag wat ze kunnen leveren aan het gemeentebestuur ter organisatie van de hakhoutbeheerdagen. Het volgende is gewenst:

- paardenspannen, fit voor het trekken van de karren geladen met hout

- driewielkarren geschikt voor het transport van het hout (gesloten bodem, stevig, remmen)

§ de menners voorzien zelf in begeleiders, ze geven hiertoe op voorhand de namen op, en sluiten een verzekering af voor zichzelf en hun begeleiders. De menners en begeleiders hebben recht op een kostenvergoeding (zie onder). Op het einde van de beheerdag worden de karren leeg meegenomen, ofwel op eigen risico geplaatst aan het koetshuis tot de volgende beheerdag. De menners zorgen zelf voor tijdig transport van paarden en ander noodzakelijk materiaal. De paarden kunnen tijdens de middagpauze aan het koetshuis uitgespannen worden. De onkostenvergoeding van de menners wordt als volgt per dag bepaald:

- inzetten van 1 paard: 60 euro onkostenvergoeding of 2 hopen hout

- inzetten van 1 span (= 2 paarden): 120 euro onkostenvergoeding of 3 hopen hout

- het ter beschikking stellen van 1 geschikte driewielkar: in het geval de menner zelf instaat voor het transport van de kar van/naar het park: 50 euro onkostenvergoeding of 2 hopen hout. In het geval het gemeentebestuur voor het transport van de kar moet instaan: 30 euro onkostenvergoeding of 1 hoop hout

De totale maximale raming voor het inzetten van paarden en materiaal wordt geraamd op 2000 euro per dag

§ de menners dienen in eerste instantie zelf in te staan voor het transport van hun driewielkarren. Indien blijkt dat er onvoldoende respons komt op deze oproep kan er eventueel beroep gedaan worden op de cel Middelenbeheer om deze te transporteren (heen en terug). Als voorwaarde wordt wel gesteld dat er dient deel genomen te worden aan de 2 hakhoutbeheerdagen

§ om de dagen zelf te laten aanvatten om 9u en te beëindigen afhankelijk van de beslissing ter plaatse (omstreeks 16u) met een middagpauze van 12u tot 13u. Inschrijvingen gebeuren vanaf 8u30 tot 9u00

§ om de cel Wegen en domeinen en de cel Ruimtelijke Organisatie en Leefomgeving de eigenlijke organisatie te laten doen op de weekenddagen en personeelsleden hiertoe ofwel overuren toe te kennen ofwel een deel van het hout te laten nemen

§ om de directeur Burger & Omgeving op te dragen de algemene leiding tijdens de vrijwilligersdagen van 7u30 tot 18u00 op zich te nemen

§ om 3 personen aan te duiden als gemachtigd signaalgever voor het stilleggen van het verkeer om een vlotte in- en uitrit in het kasteeldomein te garanderen voor de afhaling van het hout, telkens dezelfde dag van de hakhoutdag;

Overwegende dat de geplande werken volgens de termijnplanning en richtlijnen van het goedgekeurde beheerplan ‘Kasteeldomein Poeke’ verlopen;

Overwegende dat, gezien de vellingen van de bomen, het aangeraden is om een infobord te plaatsen met vermelding van de redenen van de vellingen;

Overwegende dat de cel Wegen en domeinen en de cel Ruimtelijke Organisatie en Leefomgeving, in samenwerking met de cel Evenementen, instaan voor de organisatie;

Overwegende dat de betalingen kunnen gebeuren met de kredieten die zijn ingeschreven in het eenjarig meerjarenplan onder ACT 0271;