2019_CBS_02688 - Collegebeslissing betreffende de organisatie van een scholen- en volksloop in samenwerking met AC Halestra op 10 november 2019

Gelet op het éénjarig meerjarenplan goedgekeurd door de gemeenteraad op 11 maart 2019;

Gelet op volgende actie opgenomen in het eenjarig meerjarenplan:

• actie 0403: Organisatie van sportevenementen i.s.m. externe partners;

Gelet op de beslissing van het college van burgemeester en schepenen van 8 april 2019 betreffende de organisatie van de jaarlijkse scholenveldloop voor de scholen van de prefusiegemeente Knesselare in het bijzonder artikel 1: Geen verplichte scholenveldloop tijdens de schooluren in september te organiseren voor de basisscholen van de prefusiegemeente Knesselare;

Gelet op het verzoek van Atletiekclub Halestra om bekers, medailles en fruitmanden aan te kopen voor een scholen- en volksveldloop op 10 november 2019 en de opmaak en bedelen van de flyers aan de scholen;

Gelet op de vraag of de toegangskaarten voor de ouders en/of familieleden van de deelnemende kinderen voor de scholenveldloop mogen verkocht worden aan de snelbalies in het gemeentehuis van Aalter en Knesselare gedurende de periode vanaf maandag 14 oktober 2019 tot en met zaterdag 9 november 2019;

Gelet op de raamovereenkomst goedgekeurd door het college van burgemeester en schepenen van het prefusiebestuur Aalter op 11 september 2017 voor het leveren van kleine diverse eetwaren o.a. vieruurtjes bij Unic Aalter (Carrefour);

Gelet op de raamovereenkomst goedgekeurd door het college van burgemeester en schepenen van het prefusiebestuur Aalter op 9 januari 2017 voor het leveren van promotioneel drukwerk aan het gemeentebestuur, OCMW en AGB bij drukkerij Bulckens;

Overwegende dat Atletiekclub Halestra een erkende Aalterse sportvereniging is;

Overwegende dat de scholenveldloop een jaarlijks initiatief is van de vereniging, dat telkens in samenwerking met het gemeentebestuur wordt georganiseerd; dat alle scholen uit Aalter naar de scholenveldloop worden uitgenodigd; dat bijgevolg dit jaar ook de scholen van de prefusiegemeente Knesselare worden uitgenodigd tot deelname;

Overwegende dat de flyers voor de scholen aan de sportleerkrachten kunnen meegegeven worden;

Overwegende dat er een overleg zal plaatsvinden met de cel Sport, cel Evenementen en cel Eerste Lijn om de praktische zaken verder uit te werken;

Overwegende dat Atletiekclub Halestra de aanwezigheid van een lid van het college van burgemeester en schepenen vraagt om de prijzen te schenken;

Overwegende dat het noodzakelijk is een samenwerkingsovereenkomst te laten ondertekenen door de Atletiekclub Halestra met volgende bepalingen:

• De scholen- en volksloop is een organisatie van het gemeentebestuur Aalter in samenwerking met Atletiekclub Halestra;
• De deelnemers en de monitoren zijn verzekerd door de verzekering afgesloten door het gemeentebestuur;
• De nodige sportinfrastructuur staat gratis ter beschikking van de organisatie;
• Het gemeentebestuur staat in voor de opmaak en bedelen van de flyer, brief, inschrijvingslijsten en de kaartjes (week van 30 september 2019), de verkoop van de toegangskaarten voor de ouders en/of familieleden van de deelnemende kinderen tot en met zaterdag 9 november 2019 en het verzamelen van de inschrijvingen (worden opgehaald door Atletiekclub Halestra op dinsdagavond 5 november 2019);
• Het gemeentebestuur neemt de aankoop van bekers (2), medailles (40) ten laste;
• Het gemeentebestuur staat in voor de aankoop van fruitmanden (6);
• Atletiekclub Halestra staat autonoom in voor de praktische organisatie: samenstellen, programma, wedstrijdverloop, begeleiding;
• Bij aanvang van de scholen- en volksloop bezorgt Atletiekclub Halestra een deelnemerslijst aan de cel Sport met vermelding van de naam, adres en geboortedatum van de deelnemers;

Overwegende dat de betaling kan gebeuren met werkingsmiddelen voorzien op het budget 2019 voor Organisatie van sportevenementen i.s.m. externe partners: 2019/ACT-0403/0740-00/614011/GEMEENTE/CBS/IP-GEEN;