2019_CBS_00439 - Collegebeslissing betreffende de goedkeuring voor de organisatie van Poeke Zomert 2019.

Gelet op de goedkeuring van het meerjarenplan 2014-2019 door de gemeenteraad op 16 december 2013 en latere wijzigingen;

Gelet op de actie 0049 : De organisatie van kasteelconcerten, zoals opgenomen in de éénjarig meerjarenplan;

Gelet op de beslissing van het college van burgemeester en schepenen van prefusiebestuur Aalter van 10 december 2018, betreffende de principiële goedkeuring van de organisatie van vijf concerten die worden georganiseerd in het kader van actie 1012 : Organisatie van kasteelconcerten;

Gelet op de beslissingen van college van burgemeester en schepenen van 14 januari 2019, betreffende de goedkeuring van de contracten voor de vijf kasteelconcerten van Poeke Zomert 2019;

Gelet op het voorstel:

• drukken van 2000 brochures Poeke Zomert 2019 (24 blz. + harde kaft) - 800 euro (btw + verzendkosten inbegrepen)
• drukken van 600 toegangstickets voor de concerten - 390 euro (btw + verzendkosten inbegrepen)
• drukken van 120 programmaflyers per concert  - 375 euro (btw + verzendkosten inbegrepen)
• drukken van 250 overzichtflyers voor de concerten - 65 euro (btw + verzendkosten inbegrepen)
• drukken van weerbestendig buitenpaneel voor de aankondiging van de concerten + drukken van twee weerbestendige buitenpanelen voor de aankondiging van de natuurwandelingen + drukken van twee weersbestendige buitenpanelen voor de aankondiging van de activiteiten in en om de kasteelhoeve - 195 euro ( btw + verzendkosten inbegrepen)
• huur piano Steinway & Sons voor het concert op zondag 7 april 2019 - 121 euro (btw + levering + stemmen inbegrepen)
• catering voor de artiesten (belegde broodjes) voor vijf zondagen - 75 euro (btw inbegrepen)
• aankoop koffiepads en theebuiltjes, melk en suiker - 50 euro (btw inbegrepen)
• aankoop tochtstrips en curver box - 75 euro (btw inbegrepen)
• aankoop waterkoker volgens raamovereenkomst - 50 euro (btw inbegrepen)
• bloemen voor bedanking van de artiesten - 325 euro (btw inbegrepen)
• billijke vergoeding voor de vijf concerten - 500 euro

Gelet dat de kasteelconcerten telkens worden afgesloten met een korte receptie, waarbij aan de aanwezigen een gratis drankje wordt aangeboden, opgediend door hostesses van het gemeentebestuur;

Gelet dat op zondag 7 april 2019 en op zondag 1 september een gratis rondleiding aangeboden wordt doorheen het kasteel, dit onder leiding van mevrouw Eliane De Clerck;

Overwegende de raamovereenkomst bij drukkerij Bulckens bvba, Grensstraat 9 te Herenthout;

Overwegende de raamovereenkomst bij piano's Maene, Industriestraat 42 te Ruiselede;

Overwegende de raamovereenkomst bij Unic Aalter bvba, Ijzerstraat 8 te Aalter;

Overwegende de raamovereenkomst bij Cebeo nv, Clemence Dosschestraat 11 te Deinze;

Overwegende de raamovereenkomst bij Bakkerij Lievens, Stationsstraat 127-129 te Aalter;

Overwegende de raamovereenkomst bij Steyro, Brugstraat 196 te Aalter;

Overwegende de raamovereenkomst bij Bloemerie 't Florentijntje, Smissestraat 12 te Knesselare;

Overwegende dat behalve de uitkoopsom van de artiesten, zoals die contractueel zijn vastgelegd, er diverse bijkomende kosten zijn op het vlak van promotie, catering en representatie;

Overwegende dat de kasteelconcerten in het kader van Poeke Zomert voor de gemeente Aalter promotioneel van zeer groot belang zijn, uniek in het Meestjesland zijn en gezien de traditie van deze concertenreeks, reeds een grote naambekendheid hebben verworven;

Overwegende dat de banner die in 2017 werd aangekocht met opschrift Kasteelconcerten Poeke Zomert, dit jaar kan worden hergebruikt daar er geen logo op vermeld staat;

Overwegende dat voor de organisatie en de promotie van de kasteelconcerten er voldoende krediet beschikbaar is op budgetsleutel 2019/ACT-0049/0705-22/614011 (inrichten activiteiten - 2.000 euro) en voor het drukwerk van de brochure Poeke Zomert 2019 op budgetsleutel 2019/ACT-0514/0709-20/614502 (drukwerk en publicaties 1.500 euro);