2019_CBS_01005 - Collegebeslissing betreffende het principe om online inschrijvingen te organiseren voor de Academie voor muziek, woord en dans

Overwegende dat de inschrijvingen voor een volgend schooljaar op maat van de leerling worden voorbereid door de Academie:

• herinschrijvers bepalen samen met de leerkracht het individueel lesmoment;
• klassikale vakken worden op elkaar en op de te combineren vakken afgestemd;
• per leerling wordt, met deze informatie, een inschrijvingsfiche voorbereid; 
• deze inschrijvingsfiches worden per post verstuurd;
• leerlingen melden zich persoonlijk aan op een inschrijvingsdag: de klassikale vakken worden gekozen, het individueel lesmoment wordt definitief genoteerd en de verdere puzzel kan eventueel gelegd worden;
• de inschrijvingsgelden worden bij inschrijving onmiddellijk geïnd, eventuele verminderingen worden mits voorleggen van een attest, toegepast;
• de leerling gaat na de inschrijving naar huis en weet op welke momenten, welke vakken hij of zij per 1 september zal volgen, de lessen starten effectief op de eerste schooldag in  september;

Overwegende dat het administratief programma DKO3 een online inschrijvings- en betaalmodule aanbiedt; dat de Academie van Aalter bij de collega's in Roeselare op prospectie is gegaan om de ervaringen met het online inschrijven te bevragen; dat in Roeselare de inschrijvingen op een vergelijkbare manier, maar dan online, succesvol worden georganiseerd; dat er op de eerste inschrijvingsdag in Roeselare toch ook een rij wachtenden ontstaat (geen toegang tot internet, vragen bij de lessen, puzzelvragen, ..);

Overwegende dat de online inschrijvingsmodule onderdeel vormt van het contract dat Aalter met DKO3 voor het gebruik van de software heeft afgesloten en dat aan het gebruik van deze inschrijvingsmodule geen extra kost is verbonden;

Overwegende dat voor de online betaalmodule, verbonden aan de inschrijvingsmodule, door DKO3 wordt samengewerkt met MultiSafepay; dat per transactie (ongeacht het bedrag) via Bancontact 0,75 euro in rekening wordt gebracht;

Gelet op het Retributiereglement 'gebruik van het lesmateriaal Academie voor muziek, woord en dans' van 9 juli 2018 dat stelt dat een administratieve bijdrage van 7 euro wordt aangerekend; 

Overwegende dat, indien 1.500 leerlingen online zouden inschrijven, dit een kostprijs betekent van 1.125,00 euro; dat in Roeselare ruim één derde van de leerlingen online inschrijft;

Overwegende dat in 2018 9.751,00 euro werd ontvangen uit deze forfaitaire bijdrage; dat de forfaitaire bijdrage de kosten voor SEMU, Sabam en REPROBEL moet dekken; dat de totale kost voor deze 3 taksen in 2018 6.205,76 bedroeg; dat er in dit budget dus een marge is die kan aangewend worden om de online betaalmodule te financieren;

Overwegende dat de Academie van Aalter graag de online inschrijvingsmodule inclusief online betaling wil lanceren, dit vooral gericht naar herinschrijvers; dat een vergelijkbare voorbereiding als de huidige noodzakelijk is om tot een vergelijkbaar resultaat te komen van wat de huidige manier van inschrijven oplevert; dat de Academie de leerlingen uitgebreid wil informeren over de nieuwe manier van inschrijven en dat we hiervoor een infosessie willen organiseren;

Overwegende dat de Academie van Aalter naast de online inschrijvingsmodule ook een inschrijvingspermanentie zal organiseren; dat de online inschrijvingsmodule per 1 juni 2019 open gezet kan worden;

Overwegende dat er voor nieuwe leerlingen in elke vestigingsplaats proefdagen zullen worden georganiseerd; dat elke proefdag ook inschrijvingsmogelijkheid biedt voor nieuwe en herinschrijvende leerlingen; dat er ook mogelijkheid tot oudercontact is (in de filialen) en een aantal open workshops/lessen/... waardoor we nieuwe leerlingen laten kennis maken met ons aanbod:

• zaterdag 15 juni - voormiddag: in Maldegem
• woensdag 19 juni - avond: in Ruiselede
• vrijdag 21 juni - avond: in Aalter
• woensdag 25 juni - avond: in Knesselare
• vrijdag 28 juni - avond: in Beernem