2019_CBS_01737 - Collegebeslissing betreffende de goedkeuring van de samenwerkingsovereenkomst ICT-ondersteuning met het provinciebestuur Oost-Vlaanderen

Gelet op de collegebeslissing van 2 juni 2014 van het prefusiebestuur Aalter betreffende de goedkeuring van de gunning van de opdracht (raamcontract) ‘Aanstelling externe leverancier voor diverse ICT-diensten: percelen 1 (ICT-ondersteuning), 2 (GIS-ondersteuning) en 3 (Veiligheidsconsulent)’;

Gelet op de collegebeslissing van 11 juni 2018 van het prefusiebestuur Aalter betreffende de goedkeuring van de samenwerkingsovereenkomst ICT-ondersteuning met het provinciebestuur Oost-Vlaanderen;

Gelet op de collegebeslissing van 21 maart 2018 van het prefusiebestuur Knesselare betreffende de goedkeuring van de samenwerkingsovereenkomst ICT-ondersteuning met het provinciebestuur Oost-Vlaanderen;

Gelet op het voorstel tot ICT-samenwerkingsovereenkomst met het provinciebestuur Oost-Vlaanderen, waarbij het provinciebestuur een ICT-deskundige ter beschikking stelt à rato van 153 dagen per jaar;

Gelet op het krediet dat opgenomen is in het budget van 2019 en volgende jaren, op budgetcode 2019/GBBBEKWIC/0119-23/614009/GEMEENTE/CBS/IP-GEEN;

Overwegende dat deze overeenkomst de ICT-samenwerkingsovereenkomsten vervangt tussen het prefusiebestuur Aalter en het provinciebestuur, opgemaakt op 12 maart 2018 en tussen het prefusiebestuur Knesselare en het provinciebestuur, opgemaakt op 12 maart 2018;

Overwegende dat gangbare ratio voor medewerkers vs. ICT-helpdeskmedewerker 70:1 is; dat door een aantal aanpassingen aan de manier van werken dit voor het bestuur naar een meer realistische index van 110:1 kan gebracht worden; dat dit neerkomt op 3,5 VTE; dat het bestuur momenteel 2 VTE in dienst heeft;

Overwegende dat in bovenstaande analyse geen rekening gehouden wordt met de opstart en opvolging van projecten, enkel met helpdesk: ondersteunen personeel en onderhouden bestaande infrastructuur; dat voor de opstart en uitwerking van projecten (vb. implementatie nieuw softwarepakket, upgrade servers, organisatie verkiezingen, project Samen Aanbesteden, kunstencentrum, …) ook bijkomende capaciteit nodig is;

Overwegende dat het gemeentebestuur sinds september 2014 samenwerkt met het provinciebestuur Oost-Vlaanderen (PIVA e-Gov) dat op kostendelende basis een niet-commercieel gebonden ICT-deskundige aanbiedt aan geïnteresseerde lokale besturen;

Overwegende dat het Intern Verzelfstandigd Agentschap van het provinciebestuur Oost-Vlaanderen (PIVA e-Gov) als missie heeft externe informatica-gerelateerde ondersteuning te bieden en daarbij intermediair op te treden naar de hogere overheden toe;

Overwegende dat het gemeentebestuur voor de terbeschikkingstelling de kosten betaalt;

Overwegende dat de kostprijs voor de terbeschikkingstelling van een ICT-deskundige op jaarbasis forfaitair € 61.865,55 bedraagt; dat de kostprijs vanaf 2020 jaarlijks op 1 januari aangepast wordt in verhouding met de verhoging of verlaging van de gezondheidsindex van de maand december van het voorgaande jaar overeenkomstig de formule kostprijs  x  index december van het voorgaande jaar / index december 2018;

Overwegende dat het provinciebestuur zelf alle andere kosten betaalt die de terbeschikkingstelling (aanwerving, opleiding,…) met zich meebrengt;

Overwegende dat deze overeenkomst van kracht gaat op 1 juli 2019; dat de overeenkomst geldig is voor een periode van twee jaar; dat gedurende die periode het gemeentebestuur de overeenkomst niet kan beëindigen;

Overwegende dat na afloop van die twee jaar de overeenkomst stilzwijgend jaarlijks wordt verlengd; dat ze door het gemeentebestuur en de Provincie kan worden opgezegd mits inachtneming van een vooropzeg van drie maanden voor 1 april of 1 oktober;

Overwegende dat de samenwerking met het provinciebestuur positief geëvalueerd wordt;