2019_CBS_02542 - Collegebeslissing betreffende het akkoord met de voorgestelde raamovereenkomst met Reprobel voor zowel fotokopieën als prints uit beschermd werk

Gelet op het gemeenteraadsbesluit van 11 maart 2019, dat onder het begrip 'dagelijks bestuur' moet worden verstaan, alle uitgaven inzake exploitatiekosten tot een bedrag gelijk aan de drempel voor de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking - klassieke sectoren;

Gelet op het gemeenteraadsbesluit van 11 maart 2019 betreffende de goedkeuring van het éénjarig meerjarenplan;

Gelet op de collegebeslissing van prefusiebestuur Aalter van 13 augustus 2018 betreffende goedkeuring van een bijvoegsel bij de overeenkomst met Reprobel;

Gelet op een schrijven van Reprobel van midden december 2017 waarbij gemeente en OCMW werden aangeschreven door Reprobel in verband met de wijziging van de reprografieregeling (kopiëren van beschermde auteursrechtelijke werken);

Gelet op het schrijven van Reprobel op 28 juni 2019 betreffende een overeenkomst en het ontbreken van een antwoord vanuit de betrokken besturen (OCMW Aalter, OCMW Knesselare en gemeentebestuur Knesselare);

Overwegende dat in september 2018 Reprobel een mandaat kreeg voor de inning van vergoedingen op de afdrukken van beschermde werken via een computerprinter;

Overwegende dat in het verleden de gemeente en het OCMW een overeenkomst met Reprobel sloten; dat deze overeenkomsten werden onderhandeld door de VVSG; dat het de bedoeling was om de lokale besturen toe te laten hun wettelijke verplichtingen op een eenvoudige en pragmatische manier te regelen; dat op die manier het bestuur vrijgesteld werd om jaarlijks een aangifte te doen van het reële volume van het aantal fotokopieën uit beschermd werk;

Overwegende dat sinds de fusie de besturen uit prefusiegemeente Knesselare niet langer een afzonderlijke entiteit zijn; dat deze situatie is uitgelegd aan Reprobel in een telefonisch gesprek; dat Reprobel voorstelde om de reprobelnummers van prefusiegemeente Knesselare te deactiveren; dat het fusiebestuur Aalter als één entiteit kan toetreden tot de overeenkomst (met de twee reprobelnummers van prefusiegemeente Aalter - gemeentebestuur 247475 en OCMW 255641) om zich in regel te stellen;

Overwegende dat deze vereenvoudigde aangifte erin bestaat dat er één bedrag (voor fotokopieën en prints) per VTE wordt betaald aan Reprobel, zijnde 13,30 euro excl. btw per administratieve VTE en 2,66 euro excl. btw voor verzorgende personeelsleden van het OCMW;

Overwegende dat het enige alternatief het gedetailleerd doorgeven is van het volume aan kopiën via het portaal; dat deze volume-aangifte niet mogelijk is voor prints; dat voor prints nog zou moeten onderhandeld worden over een overeenkomst; dat de aangifte spontaan aan Reprobel moet worden gedaan binnen de 30 werkdagen te rekenen vanaf 1 januari van het jaar volgend op het kalenderjaar waarop de aangifte betrekking heeft; dat in geval van vertraging de bedragen van de retributies verdubbeld worden; dat als Reprobel niet akkoord gaat met de voorgelegde cijfers, het een controle kan laten uitvoeren door een deskundige; dat als die deskundige Reprobel gelijk geeft, de kosten moeten gedragen worden door het lokale bestuur;

Overwegende dat 

• Gemeenten die tegelijk ook voor het OCMW de raamovereenkomst willen onderschrijven, dan wel de aangifte willen doen, het Reprobelnummer van het OCMW moeten noteren;
• Als er verzelfstandigde diensten zijn, het  bestuur aan Reprobel moet doorgeven hoeveel (VTE) relevante personeelsleden in de nieuwe structuur aan de slag zijn omdat die daar moeten belast worden;
• Reprobel de verdubbeling van het bedrag van de retributies wegens laattijdige aangifte niet zal toepassen voor het jaar 2018;

Overwegende dat wordt voorgesteld om, rekening houdende met het voorgaande, akkoord te gaan met de voorgestelde raamovereenkomst met Reprobel;

Overwegende dat de cellen Bibliotheek en Onderwijs zelfstandig instaan voor de indiening van hun aangifte;