2019_VB_00003 - Beslissing van het vast bureau betreffende het huishoudelijk reglement van het vast bureau

Overwegende dat het vast bureau in het huishoudelijk reglement aanvullende bepalingen kan opnemen met betrekking tot de bijeenroeping en de agenda, het voorzitterschap, de aanwezigheid en het quorum, de aard van de vergaderingen, de stemming, de notulen;

Overwegende dat een ontwerp van huishoudelijk reglement is opgemaakt;

Overwegende dat naar aanleiding van het gebruik van het elektronisch notulenbeheerssysteem, ook de mogelijkheid voor het houden van een digitale vergadering (een zitting zonder fysieke bijeenkomst van de leden van het vast bureau) is opgenomen;

Overwegende dat de provinciegouverneur naar aanleiding van een vraag van de stad Gent in 2010 om een digitaal college te kunnen houden, de voorwaarden heeft vastgesteld waaronder een digitaal college kan worden gehouden:

- de collegialiteit moet worden gerespecteerd: alle leden van het college moeten per agendapunt met de elektronische behandeling ervan akkoord gaan;

- de procedure wordt slechts uitzonderlijk gebruikt: enkel voor termijngebonden dossiers en voor maximaal 10 % van de vergaderingen;

- de beslotenheid van de vergadering moet verzekerd zijn.

Overwegende dat deze mogelijkheid overeenkomstig is opgenomen in het ontwerp van huishoudelijk reglement van het vast bureau; dat het aan het vast bureau toekomt om te beslissen of er gebruik wordt gemaakt van deze mogelijkheid;

Gelet op het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 meer bepaald artikel 83 dat stelt dat het vast bureau bij de aanvang van de zittingsperiode een huishoudelijk reglement aanneemt waarin het nadere regels vaststelt over zijn werking;