2019_CBS_03525 - Collegebeslissing betreffende de goedkeuring van de derde verlenging van de contracten bij bpost voor het doorleveren van de post naar het gemeentehuis, Europalaan 22

Gelet op het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 290, dat alle briefwisseling aan de gemeente wordt geacht te zijn gericht aan het college van burgemeester en schepenen; dat behalve bij andersluidende beslissing van de gemeenteraad de briefwisseling wordt verstuurd naar het gemeentehuis; dat alle ingaande en uitgaande briefwisseling, van welke aard ook, wordt geregistreerd; dat het eerste lid van toepassing is op het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn, met dien verstande dat "de gemeente" wordt gelezen als "het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn", "college van burgemeester en schepenen" wordt gelezen als "vast bureau" en "het gemeentehuis" wordt gelezen als "de zetel van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn";

Gelet op het decreet van 4 mei 2018 betreffende de vrijwillige samenvoeging van de gemeenten Aalter en Knesselare en tot wijziging van de bijlage bij het decreet van 5 juli 2002 tot vaststelling van de regels inzake de dotatie en de verdeling van het Vlaams Gemeentefonds en de bijlage bij het Lokaal en Provinciaal Kiesdecreet van 8 juli 2011;

Gelet op de omzendbrief van 15 november 2010 van de Federale Overheidsdienst waarin staat dat de postdiensten in België sedert 1 januari 2011 volledig geliberaliseerd zijn;

Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van het prefusiebestuur Aalter van  23 mei 2017 betreffende de goedkeuring van de principiële beslissing tot de vrijwillige samenvoeging van de gemeenten Aalter en Knesselare;

Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van het prefusiebestuur Knesselare van 23 mei 2017 betreffende de goedkeuring van de principiële beslissing tot de vrijwillige samenvoeging van de gemeenten Aalter en Knesselare;

Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van het prefusiebestuur Aalter van 11 oktober 2017 om zijn definitieve goedkeuring te hechten aan het gezamenlijk voorstel tot vrijwillige samenvoeging van Aalter en Knesselare;

Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van het prefusiebestuur Knesselare van 11 oktober 2017 om zijn definitieve goedkeuring te hechten aan het gezamenlijk voorstel tot vrijwillige samenvoeging van Aalter en Knesselare;

Gelet op de collegebeslissing van het prefusiebestuur Aalter van 24 oktober 2011 om de post dagelijks te laten brengen en afhalen door bpost;

Gelet op de collegebeslissing van het prefusiebestuur Aalter van 12 november 2018 om alle inkomende briefwisseling van de nieuwe gemeente Aalter vanaf 1 januari 2019 door bpost te laten leveren in het gemeentehuis, Europalaan 22; 

Gelet op de collegebeslissing van het prefusiebestuur Aalter van 3 december 2018 om akkoord te gaan met de kostprijs van 139 euro per 3 maand per adres, voor het doorsturen van de post met bpost van 6 relevante adressen van het oude gemeentebestuur en OCMW Knesselare naar  gemeentehuis van Aalter, Europalaan 22;

Gelet op de collegebeslissing van 8 april 2019 betreffende de goedkeuring van de verlenging van de contracten bij bpost voor het doorleveren van de post naar het gemeentehuis, Europalaan 22;

Gelet op de centralisatie van de in- en uitgaande registratie en verdeling van de briefwisseling bij het gemeentebestuur in een postregistratiesysteem op basis van het proces A-post;

Overwegende het voorstel om alle inkomende post van de nieuwe gemeente Aalter (inclusief alle briefwisseling gericht aan de buitendiensten) vanaf 1 januari 2019 door bpost te laten leveren in het gemeentehuis, Europalaan 22, zodat deze gecentraliseerd behandeld kan worden;

Overwegende de goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen op 3 december 2018 om de post van 6 adressen met relevante inkomende post, namelijk De Plaats 14 (het gemeentehuis), Hoogte 3 (jeugddienst), Veldstraat 53 (bibliotheek), Prinsengoeddreef  33 (Sporthal Flabbaert, Technische dienst en Flabuit), Kerkstraat 50 (kinderopvang Hemelrijk) en Maldegemseweg 3 (OCMW) door te laten sturen;

Overwegende dat het college op 8 april 2019 besliste om voor 3 adressen het contract te verlengen voor de duur van 3 maand, zijnde De Plaats 14 (het gemeentehuis), Veldstraat 53 (bibliotheek) en Maldegemseweg 3 (OCMW);

Overwegende dat het college op 27 juli 2019 een verlenging van de contracten voor De Plaats 14 (het gemeentehuis), Veldstraat 53 (bibliotheek) en Maldegemseweg 3 (OCMW), goedkeurde;

Overwegende dat het doorleveren van externe vestigingsadressen aangerekend wordt door bpost en dit aan een prijs van 139 euro per aangevraagd adres, per 3 maand;

Overwegende dat de laatste verlenging van de contracten vervallen is en indien gewenst, verlengd dient te worden;

Overwegende dat in de periode van 1 augustus 2019 tot en met 31 oktober 2019 op deze 3 adressen nog steeds relevante poststukken geadresseerd waren, meer bepaald:

• De Plaats 14 (het gemeentehuis): 213 stuks
• Veldstraat 53 (bibliotheek): 93 stuks
• Maldegemseweg 3 (OCMW): 126 stuks;

Overwegende dat de afzenders van de briefstukken naar bovenvermelde adressen gecontacteerd worden met de vraag hun bestemmingsadres te wijzigen in hun bestanden en hierdoor een duidelijke daling is in het aantal stuks dat nog doorgestuurd moet worden met de post, zoals blijkt uit de gegevens van 1 april 2019 tot en met  22 juli 2019 ter vergelijking;

• De Plaats 14 (het gemeentehuis): 381 stuks
• Veldstraat 53 (bibliotheek): 231 stuks
• Maldegemseweg 3 (OCMW): 244 stuks;

Overwegende dat de afzenders van briefstukken naar bovenvermelde adressen ook de komende maanden zullen gecontacteerd worden met de vraag hun briefwisseling op te sturen naar Europalaan 22, 9880 Aalter;