2019_CBS_03560 - Collegebeslissing betreffende de goedkeuring van verrekening 1 aan de opdracht 'Leveren, plaatsen en implementeren van een systeem voor tijdsregistratie' - Goedkeuren

Gelet op de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies;

Gelet op de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, inzonderheid artikel 41 §1 1° (het geraamde bedrag excl. btw bereikt de drempel van 221.000,00 euro niet), en artikelen 2, 36° en 48 die een gezamenlijke realisatie van de opdracht in naam en voor rekening van meerdere aanbesteders toelaat;

Gelet op het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, artikel 38/2 (Onvoorzienbare omstandigheden in hoofde van de aanbesteder);

Gelet op het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren;

Gelet op de collegebeslissing van 1 juli 2019 betreffende de goedkeuring van de gunning van de opdracht Leveren, plaatsen en implementeren van een systeem voor tijdsregistratie aan SDP, Vijfstraten 18, 9100 Sint-Niklaas tegen het nagerekende inschrijvingsbedrag van 58.088,84 euro excl. btw of 70.287,50 euro incl. 21% btw;

Overwegende dat de uitvoering moet gebeuren overeenkomstig de lastvoorwaarden vastgelegd in het bestek met nr. 281.03-19d0088;

Overwegende dat het een gezamenlijke opdracht betreft waarbij het gemeentebestuur optreed in naam van OCMW en Autonoom Gemeentebedrijf Aalter bij de gunning van de opdracht;

Overwegende dat tijdens de uitvoering van de opdracht bleek dat het noodzakelijk was om wijzigingen aan te brengen; dat de leidend ambtenaar onderstaande motiveerde:

Wij zouden opteren om van de uitbreiding 'Era – uurroosterplanning' gebruik te maken voor de cel Buitenschoolse kinderopvang daar dit een cel is waar het inplannen van personeelsleden niet eenvoudig is door de wetgeving die bepaalt dat er steeds een aantal personeelsleden moet aanwezig zijn a ratio het aantal kinderen dan moet opgevangen worden. De cel Buitenschoolse kinderopvang maakt op dit moment geen gebruik van ons huidige tijdsregistratie daar dit niet voldoet aan de noden van de cel. Met 'Era – uurroosterplanning' zouden we dit probleem kunnen oplossen waardoor ook de cel Buitenschoolse kinderopvang zou kunnen genieten van de voordelen van het nieuwe tijdsregistratiesysteem. Dit zou in eerste instantie voor 1 jaar zijn vanaf 1 januari 2020 tem 31 december 2020 als testperiode. Daar wij voor originele gunning voor de tijdregistratie ook op 6 terminals hadden gerekend maar nu met 5 terminals zouden werken dan zouden de kosten van 1 terminal nl. 1.236,00 euro de kosten voor deze uitbreiding reeds dekken.;

Overwegende dat hiervoor een offerte werd ontvangen op 28 oktober 2019:

Overwegende dat deze verrekening het bestelbedrag overschrijdt met 1,74%, waardoor het totale bestelbedrag na verrekeningen nu 59.096,84 euro excl. btw of 71.507,18 euro incl. 21% btw bedraagt;

Overwegende dat de financieel directeur op 10 juli 2019 een visum verleende met nr. 2019/26;