2019_CBS_03802 - Collegebeslissing betreffende de principiële goedkeuring tot deelname aan de 1.000 km voor Kom op tegen Kanker van 21 mei tot en met 24 mei 2020

Gelet op de vraag van Flanders Classics aan het gemeentebestuur van Aalter om deel te nemen aan de 1.000 km voor Kom op tegen Kanker;

Gelet op het ingediende kennismakingsdossier met meer uitleg voor de organisatie van dit evenement;

Overwegende dat Mechelen als gaststad optreedt, waarbij de totale afstand van 1.000 km wordt onderverdeeld in 8 etappes van telkens 125 km, twee per dag en dit telkens naar en vanuit een middagstad;

Overwegende dat dit evenement plaatsvindt tijdens het hemelvaartweekend van donderdag 21 mei tot en met zondag 24 mei 2020;

Overwegende dat dit evenement als doel heeft om geld in te zamelen voor onderzoek naar behandeling van zeldzame kankers;

Overwegende dat in 2019 ruim 1.000 teams deelnamen aan het evenement en dat in 2020 de inschrijvingen zijn afgerond op 1.280 teams;

Overwegende het voorstel om als middagstad deel te nemen aan het evenement, waarbij dient te worden ingestaan voor de organisatie van een evenementendorp, de langste erehaag en een Flanders Classics rennersdorp; dat de effectieve datum voor Aalter als middagstad nog niet gekend is;

Overwegende dat voor de organisatie van een dergelijk evenement al enkele richtaantallen werden meegedeeld: 1.080 fietsers, 180 wegkapiteins, 40 volgwagens, 1.500 supporters, 100 medewerkers, parkeermogelijkheden voor 1.500 wagens en 2.000 fietsen, 1.400 lunchpaketten, 2 grote hulpposten, toiletten voor 3.000 supporters, warme lunchmaaltijd voor 300 personen,...;

Overwegende dat o.a. volgende zaken van een middagstad worden verwacht: gebruik van gratis gemeentelijke infrastructuur, logistieke ondersteuning  (tenten, sanitair, stroomvoorzieningen, klank en licht, dranghekkens,...), inzet van hulpdiensten (politie, brandweer, Rode Kruis), communicatie, signalisatie, podiumprogramma en animatie op evenementendorp, catering, vrijwilligers en stewards, verzekeringen, lokale sponsors,...;

Overwegende dat de middagsteden instaan voor de kosten m.b.t. infrastructuur en logistiek, wat kan variëren tussen de 20.000 euro en 30.000 euro, alsook voor de kosten die gepaard gaan met de organisatie van een evenementendorp met animatie, wat neerkomt op ongeveer 15.000 euro;

Overwegende voor dit evenement geen aparte budgetten werden voorzien;

Overwegende dat voor 2020 een budget van 75.000 euro werd vrijgemaakt voor de organisatie van evenementen met bovengemeentelijke uitstraling, voor o.a. de organisatie van een mogelijke start van een etappe van de BinckBank Tour in september;

Overwegende dat dit evenement een zeer grote impact zal hebben op de werklast van de gemeentelijke diensten; dat bijkomende personeelscapaciteit zal nodig zijn om dit evenement naar behoren te kunnen voorbereiden en ondersteunen zonder de reguliere werking in het gedrang te brengen;

Overwegende volgende verantwoordelijkheidsverdeling:

• schepen Dirk De Smul (projecteigenaar);
• de heer Wim Van Loocke (projectleider);

Overwegende dat vanuit de cel Middelenbeheer, de cel Welzijn, de cel Jeugdvoorzieningen, de cel Middelenbeheer en Mobiliteit een projectmedewerker zal worden  aangeduid;