2019_CBS_03804 - Collegebeslissing betreffende de inrichting van de balieruimte en vergaderlocaties in het gemeentehuis in Knesselare

Gelet op de collegebeslissing van 14 oktober 2019, betreffende de herinrichting van het gemeentehuis in Knesselare;

Overwegende dat de cel Eerste Lijn zal verhuizen naar de burelen rechts aan de hoofdinkom (lokalen 1 en 2); dat de huidige balie van deze lokalen onpraktisch is ingericht en gedateerd oogt; dat wordt voorgesteld de schuifraampjes te verwijderen en het werkblad te verbreden;

Overwegende dat de balie zowel door de cel Eerste Lijn zal worden gebruikt als door de cel Bibliotheek; dat deze moet kunnen worden afgesloten gezien er zich vertrouwelijke documenten bevinden in de achterliggende lokalen en het gemeentehuis (feestzaal) buiten de openingsuren in gebruik is; dat wordt voorgesteld om een micro-geperforeerd rolluik te voorzien;

Overwegende dat hieraan een raming kan worden gekoppeld van 3.500 euro excl. btw (rolluik geleverd en geplaatst);

Overwegende dat initieel geen budget werd vrijgemaakt om het gemeentehuis in Knesselare opnieuw in te richten; dat de nodige budgetten kunnen worden verschoven van ACT-0558 verbeteringswerken gemeentehuis ifv optimalisatie dienstverlening - 2019/ACT-0558/0119-30/221007/GEMEENTE/CBS/IP-AI9;

Overwegende dat vanuit het beleid eveneens wordt gevraagd enkele ontvangstruimtes/vergaderlocaties in het gemeentehuis in Knesselare te creëren;

Overwegende dat wordt voorgesteld om hiervoor de lokalen 14 en 15 hiervoor in te richten (plan: zie bijlage);

Overwegende dat de bibliothecaris echter stelt dat deze ruimtes ook dienen gebruikt te worden voor de bibliotheek; dat anders de volledige collectie van de bestaande bibliotheek niet zal kunnen worden overbracht naar het gemeentehuis in Knesselare;

Overwegende dat een aanduiding dient te gebeuren op het gebouw om aan te geven welke dienstverlening aangeboden wordt; dat op de voorzijde van het gemeentehuis de openingsuren van de dienstverlening (eerste lijn en de bibliotheek) kunnen weergegeven worden (cfr. kleefletters gemeentehuis Aalter-centrum); dat de aanwezige diensten en het logo ook kunnen aangebracht worden op de glaspartij;

Overwegende dat, omwille van de herinrichting, overwogen wordt om ook de 2 toiletblokken  in de achterste helft op het gelijkvloers te verwijderen; dat rekening gehouden moet worden met volgende aandachtspunten :

• Er op het gelijkvloers dan 2 toiletten overblijven
• Bijkomende aanpassingswerken nodig zijn aan de vloeren , plafonds, sanitaire toevoer- en afvoerleidingen, verlichting en elektriciteit
• Mogelijke geurhinder;

Overwegende dat het verwijderen van deze toiletblokken een ruw geschatte raming van meer dan 5.000 euro excl. btw met zich meebrengt;