2019_CBS_03874 - Collegebeslissing betreffende de update van jaarplanning van TotAalter voor 2020 door het gewijzigde distributiemodel van bpost en de aanpassing van het meerjarenplan door de verhoogde indexatie

Gelet op het bestuursdecreet van 7 december 2018, artikel II.2;

Gelet op de collegebeslissing van prefusiebestuur Aalter van 3 december 2018 betreffende het concept en de periodiciteit van het gemeentelijk infoblad 2019;

Gelet op de collegebeslissing van 25 november 2019 betreffende de jaarplanning van TotAalter voor 2020, waarbij er werd beslist om in 2020 opnieuw 44 edities van TotAalter op vrijdag uit te brengen, waardoor volgende 8 edities wegvallen:

1. 3 januari 2020: editie na nieuwjaar,
2. 17 april 2020:  editie na Pasen,
3. 29 mei 2020: editie na O.L.H. Hemelvaart,
4. 24 juli 2020: editie na de nationale feestdag,
5. 21 augustus 2020: editie na O.L.V. Hemelvaart,
6. 25 september 2020: editie na de kermisweek in Aalter-centrum,
7. 6 november 2020: editie na Allerheiligen / Allerzielen,
8. 20 november 2020: editie na Wapenstilstand / Feest van de Dynastie;

Gelet op het feit dat de bedeling van TotAalter tijdig moet doorgegeven worden aan de drukker en de bedeler;

Overwegende dat bedeler Pro-Market gebruikt maakt van de diensten van bpost om TotAalter te leveren;

Overwegende dat bpost zijn distributiemodel wijzigt vanaf 1 maart 2020 waardoor er geen postbedeling op vrijdag meer mogelijk is en ook geen bedeling meer op één vaste dag (bv. donderdag);

Overwegende dat de bedeling vanaf 1 maart 2020 verspreid mogelijk is op maandag, dinsdag, woensdag en donderdag zonder meerkost, maar dat dergelijke verspreiding over 4 dagen nefast is voor de snelle en professionele communicatie die de burgers gewend zijn van TotAalter; 

Overwegende dat de bedeling vanaf 1 maart 2020 mogelijk is op maandag-dinsdag of woensdag-donderdag, wat beter aansluit bij het format van TotAalter om snel en gericht te kunnen communiceren met de burger; 

Overwegende dat er volgens Pro-Market geen volwaardig alternatief (bv. MyShopi of privéverdelers) is voor de bedeling via bpost, vermits deze alternatieve bedrijven geen garanties of controlepunten kunnen voorleggen en ook de kwaliteit van bedeling lager ligt dan bij bpost; 

Overwegende dat de cel Communicatie en coördinatie opteert voor een bedeling op maandag-dinsdag omdat dit het minst wijzigingen met zich meebrengt in het redactieproces, de planning met de drukker en de manier waarop het college de controleversie naleest (digitaal in het weekend en fysiek tijdens de collegezitting op maandag);

Overwegende dat bij een bedeling op woensdag-donderdag het college de controleversie enkel digitaal zal ontvangen op woensdag-donderdag (de week ervoor), waardoor dit minder aan te raden is;

Overwegende dat de vaste bedeling op vrijdag kan aangehouden worden voor januari en februari 2020;

Overwegende dat TotAalter vanaf 1 maart 2020 wordt ingepland op maandag-dinsdag, zonder meerkost;

Overwegende dat Pro-Market en bpost hun prijzen vanaf 1 januari 2020 indexeren van 0,098 euro/adres naar 1,09 euro/adres (incl. 21% btw) voor informatieve zendingen;

Overwegende dat er voor de actie 'Opmaken, publiceren en verspreiden van het wekelijks infoblad TotAalter' in het meerjarenplan 2020-2025 61.600 euro (incl. 21% btw) geraamd is voor de bedeling in 2020;

Overwegende dat door deze indexatie er een wijziging in het meerjarenplan nodig is van 61.600 euro (incl. 21% btw) naar 69.000 euro (incl. 21% btw) voor 2020;

Overwegende dat er voor de daaropvolgende jaren (2021, 2022, 2023...) een indexatie van gemiddeld 5% nodig is op het basisbedrag van 69.000 euro (incl. 21% btw);