2019_GR_00295 - Samenwerkingsovereenkomst tussen de gemeentebesturen Aalter en Ruiselede betreffende de terugbetaling van de werkingskosten voor de bibliotheek. Goedkeuring.

Gelet op artikel 40 §1 van het decreet lokaal bestuur: Onder voorbehoud van andere wettelijke of decretale bepalingen, beschikt de gemeenteraad over de volheid van bevoegdheid ten aanzien van de aangelegenheden, vermeld in artikel 2;

Gelet op de beslissing genomen door de gemeenteraad van prefusiebestuur Aalter op 10 december 1996 en deze genomen door de gemeenteraad van Ruiselede op 30 december 1996 waarbij beide gemeentebesturen akkoord gaan met de oprichting van een bibliotheekfiliaal in Ruiselede behorende tot de gemeentelijke openbare bibliotheek Aalter;

Gelet op de goedkeuring van de samenwerkingsovereenkomst tussen prefusiebestuur Aalter en gemeentebestuur Ruiselede betreffende het in stand houden van een bibliotheekfiliaal in Ruiselede behorende tot de gemeentelijke openbare bibliotheek Aalter, zoals goedgekeurd door de gemeenteraad van prefusiebestuur Aalter op 12 februari 2003 en door de gemeenteraad van Ruiselede op 10 april 2003;

Gelet op de beslissing van het gemeentebestuur Ruiselede van 21 mei 2019 om vanaf het schooljaar 2019-2020 schooluitleningen in de bibliotheek Ruiselede te laten plaatsvinden en hiervoor de financiële consequenties te willen dragen;

Gelet op de goedkeuring van het voorliggende ontwerp voor de samenwerkingsovereenkomst door het college van burgemeester en schepenen op 17 juni 2019;

Overwegende dat voornoemde samenwerkingsovereenkomst toe is aan een wijziging omdat:

• de beheers- en beleidstool het mogelijk maakt om gedetailleerde overzichten van de uitgaven te genereren
• in de berekening van de omrekeningsfactor tweemaal de parameter collectie voorkomt, wat impliceert dat wanneer het gemeentebestuur Ruiselede een extra inspanning zou leveren voor de collectie, zij zichzelf zouden bestraffen met een hogere bijdrage
• de inzet van bibliotheekpersoneel zich niet langer beperkt tot enkel bibliotheekzaken of gericht is op materie die uitsluitend onmiddellijk voordeel brengt voor de gemeente Ruiselede (celoverschrijdende werking, samenwerkingsinitiatieven binnen de Regiobib, de bouw van het Kunstencentrum, ...), waardoor op de personeelskost telkens een correctie moet worden doorgevoerd, wat een negatieve benadering betekent
• de kastklare levering van bibliotheekboeken geen terugbetaling van verwerkingskosten meer vereist omdat de verwerking rechtstreeks aan het gemeentebestuur Ruiselede wordt gefactureerd
• vanaf het schooljaar 2019-2020 wekelijks schooluitleningen zullen plaatsvinden in de bibliotheek Ruiselede;

Overwegende het voorliggende ontwerp voor een nieuwe samenwerkingsovereenkomst, zoals het positief werd geadviseerd door de bibliotheekcommissies van de bibliotheek Knesselare en Aalter op 1 december 2018, waarin de belangrijkste wijzigingen zijn:

• de personeelskost wordt vastgelegd op 19 uren per week voor de algemene werking
• de kostprijs voor het afsplitsen van het bibliotheekbestand van de bibliotheek Ruiselede wordt gedragen door het gemeentebestuur Ruiselede, voor zover deze gemeente vragende partij is bijvoorbeeld met het oog op een gemeentefusie
• het aantal voorbehouden personeelsuren voor de bibliotheek Ruiselede wordt opgetrokken van 8 uren naar 11 uren in functie van de schooluitleningen
• bij de berekening van de verdeelsleutel wordt geen rekening meer gehouden met de grootte van de collectie van de bibliotheek Ruiselede
• de werkingsuitgaven worden zoveel mogelijk rechtstreeks aangerekend, voor zover die te achterhalen zijn;

Overwegende dat deze samenwerkingsovereenkomst ingaat met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2019, maar er pas schooluitleningen zullen zijn vanaf half oktober 2019 wegens de sluiting bij de overstap naar het Eengemaakt Bibliotheeksysteem, zal voor het jaar 2019 maar voor 2/12 effectief elf uren personeelskost worden aangerekend en voor de overige 10/12 nog steeds acht uren;