2019_CBS_00063 - Collegebeslissing betreffende de optimalisatie van de werkplekken in het gemeentehuis van Aalter

Gelet op de wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk;

Gelet op het decreet van 4 mei 2018 betreffende de vrijwillige samenvoeging van de gemeenten Aalter en Knesselare en tot wijziging van de bijlage bij het decreet van 5 juli 2002 tot vaststelling van de regels inzake de dotatie en de verdeling van het Vlaams Gemeentefonds en de bijlage bij het Lokaal en Provinciaal Kiesdecreet van 8 juli 2011; 

Gelet op het koninklijk besluit van 10 oktober 2012 tot vaststelling van de algemene basiseisen waaraan arbeidsplaatsen moeten beantwoorden; 

Gelet op de codex over het welzijn op het werk; 

Gelet op de Nederlandse norm NEN 1824 die de minimumeisen voor de hoeveelheid vloeroppervlakte van kantoorwerkplekken vanuit ergonomisch standpunt beschrijft en als richtlijn kan gehanteerd worden; 

Gelet op het budget opgenomen in het ontwerp éénjarig meerjarenplan dat uiterlijk op 31 maart 2019 ter goedkeuring zal voorgelegd worden aan de gemeenteraad; 

Gelet op de vrijwillige samenvoeging van de gemeenten Aalter en Knesselare op 1 januari 2019; 

Gelet op de noodzakelijke samenwerking tussen de teams naar aanleiding van de fusie; 

Overwegende dat het aantal medewerkers in het gemeentehuis van Aalter gestegen is van 70 werknemers voor 1 december 2018 tot 112 werknemers na 1 december 2018; 

Overwegende dat alle werkplekken in principe voldoen aan de minimale wettelijke norm, maar er problemen zijn op vlak van opslagruimte, comfort en productiviteit omwille van de dichte bezetting; 

Overwegende dat er ingrepen nodig zijn om het welzijn en comfort van de werknemers te optimaliseren en de productiviteit te garanderen; 

Overwegende dat op korte termijn volgende verhuisbewegingen mogelijk zijn om ruimte te creëren waar de noden momenteel het hoogst zijn:

1. Eerste lijn en Burgerzaken verhuist naar zuidelijke vleugel gelijkvloerse verdieping (voormalig Evenementen en Gebouwen)

2. Gebouwen verhuist naar zuidelijke vleugel 1^e verdieping (voormalig paars)

3. Evenementen verhuist naar zuidelijke vleugel 1^e verdieping (voormalig ROL)

4. Vergaderlokaal zuidelijke vleugel eerste verdieping wordt ter beschikking gesteld van Evenementen (voor werkplekken of gespreksruimte)

5. Ruimtelijke organisatie en Leefomgeving (ROL) verhuist naar zuidelijke vleugel gelijkvloers (ROL/W&D)

6. Sociale dienst krijgt bestaande ruimte van Eerste lijn en Burgerzaken ter beschikking om werkplekken te creëren

7. Vergaderlokaal naast ROL/W&D wordt ter beschikking gesteld aan ROL & Wegen en domeinen (voor werkplekken of gespreksruimte)

8. Afsprakenbalie Eerste lijn verhuist van zuid naar noord en de eerstelijnsbalie verhuist van noord naar zuid

9. Het strafregister wordt voorlopig niet verhuisd.

Overwegende dat bijkomende maatregelen op middellange termijn nodig zijn; dat de organisatie van de werkplekken een impact heeft op de productiviteit van de medewerkers; dat een optimale werkplekinrichting mee kan helpen aan optimale resultaten; 

Overwegende dat de ruimte en capaciteit ontbreekt om een studie rond werkplekinrichting intern uit te voeren; dat deze studie wel kan uitgewerkt worden door een gespecialiseerd bureau; dat de kostprijs voor de opmaak van een studie rond werkplekinrichting kan geraamd worden op 10.000 euro exclusief BTW; 

Overwegende dat het aantal vergaderruimtes door de inrichting van werkplekken verminderd is; dat volgende vergaderruimtes beschikbaar zijn:

• Ontvangstruimtes voor de burgers

  • Balie Zuid 1

  • Balie Zuid 2

  • Tafel Zuid 3

  • Tafel Zuid 4

  • Ontvangstruimte 006

  • Ontvangstruimte 007

  • Ontvangstruimte 008

  • Ontvangstruimte 009

• Creuzezaal

• Rotenburgzaal

• Briljant

• Karmijn

• Overlegmomenten kunnen ook gebeuren op volgende plaatsen:

  • In de gangen waar zetels staan (gelijkvloers – 1^ste verdieping – 2^de verdieping)

  • Vergaderhoek foyer 2^de verdieping noord

  • Vergaderhoek foyer 2^de verdieping zuid

 Overwegende dat de Rotenburgzaal en de Creuzezaal momenteel weinig gebruikt worden; dat de inrichting verouderd is en de ruimtes te kampen hebben met geurhinder; dat deze ruimtes beschikken over een volwaardige WIFI-verbinding en rustig gelegen zijn, wat ze uitermate geschikt maakt voor de organisatie van stille werkplekken; 

Overwegende dat de werken voor het herinrichten en opfrissen van de Rotenburgzaal en Creuzezaal onder meer bestaan uit: vervangen van vasttapijt door nieuwe vloerbekleding, opzoeken en verwijderen bestaande verdoken wastafel en afdichten bestaande afvoer, schilderen, aangepast meubilair en stoelen in functie van stille werkplekken; 

Overwegende dat de werken voor het inrichten van de refter en het herinrichten van de Creuze- en Rotenburgzaal grotendeels in eigen beheer kan gebeuren; dat de kostprijs gekoppeld aan deze werken geraamd kan worden op 10.000 euro exclusief btw; 

Overwegende dat de huidige keuken op de eerste verdieping zuidelijke vleugel momenteel als refter gebruikt wordt; dat meer en meer werknemers over de middag gebruik maken van deze refter voor het nuttigen van het middagmaal; dat de refter te klein wordt om aan de noden te voldoen; 

Overwegende dat de regelgeving voor de refter beschreven staan in de codex welzijn op het werk; 

Overwegende dat volgende ruimtes in aanmerking komen voor de inrichting van een volwaardige refter voor de werknemers in het gemeentehuis: Villa Snoeck – zolder 2^e verdieping, Conciërgewoning brandweer – ruimte 1^e verdieping; dat beide ruimtes momenteel leeg staan; dat de ruimte in Villa Snoeck eerder geschikt lijkt, gelet op het veiligheidsaspect naar aanleiding van de koppeling tussen de conciërgewoning en de brandweerkazerne;

Overwegende dat voor de inrichting van de refter het nodige meubilair, koelkast, microgolf, waterkoker, vuilnisbakken, … moeten voorzien worden; dat hiervoor in eerste instantie het bestaand meubilair en toestellen kunnen aangewend worden;