2022_CBS_00093 - Collegebeslissing betreffende de principiële goedkeuring om kortfilmpjes te maken en te publiceren op de gemeentelijke website

Gelet op de collegebeslissing van 18 juli 2016 van het prefusiebestuur Aalter betreffende de lancering van een nieuwe gemeentelijke website en het updaten van de huidige gemeentelijke website;

Gelet op de collegebeslissing van 22 augustus 2016 van het prefusiebestuur Aalter betreffende de goedkeuring van de gunning van de opdracht uitbreiding website;

Gelet op de collegebeslissing van 28 november 2016 van het prefusiebestuur Aalter betreffende de goedkeuring van het ontwerp van de vernieuwde homepage, de productpagina’s en nieuwsberichten voor de update van de gemeentelijke website;

Overwegende dat DS-formulieren specifieke (invul)documenten zijn die door de cel zelf worden ontworpen; dat deze documenten conform de huisstijl zijn opgenomen door middel van CRM; dat de cel Kwaliteit en ICT een register bijhoudt met het documentnummer, naam van het document, versie en datum van opmaak of laatste aanpassing en de beheerder van het document; 

Overwegende dat het personeelslid de DS-formulieren en handleidingen, nodig voor de uitvoering van een proces of een product, onmiddellijk terugvindt in CRM of het huidige softwarepakket Protos BPMone en binnenkort in het softwarepakket Engage;

Overwegende dat wordt voorgesteld om digitaal uit te breiden en te werken met kortfilmpjes waarbij een handleiding of deel van een instructie kan toegelicht en getoond kan worden;

Overwegende dat wordt voorgesteld om korte gebruikersfilmpjes te maken en te publiceren op de website; dat dit vaak gebruikt wordt op andere websites en een efficiëntere en duurzamere manier is dan het geven van eenmalige infomomenten;

Overwegende dat gezocht wordt naar een oplossing om gebruikersfilmpjes te laten opnemen; dat hiervan gebruik gemaakt kan worden van handleiding DS928 die wordt opgesteld door de cel Kwaliteit en ICT; dat de huisstijl hier ook gerespecteerd dient te worden; 

Overwegende dat voor intern gebruik er gebruik kan gemaakt worden van MS Stream, onderdeel van LB365; dat extern gebruik kan gemaakt worden van het YouTube-kanaal;

Overwegende dat het gemeentebestuur momenteel al beschikt over een YouTube-kanaal waarbij filmpjes extern beschikbaar kunnen gesteld worden; dat deze YouTube-filmpjes kunnen gelinkt worden op de gemeentelijke website;

Overwegende dat de cel Communicatie en coördinatie beschikt over 1 licentie Adobe Rush; dat voorgesteld wordt om nog een tweede licentie te voorzien in geval van back-up en polyvalentie; dat de kostprijs voor een bijkomende licentie ongeveer 600 euro inclusief btw bedraagt; 

Overwegende dat de cel Communicatie en coördinatie ongeveer 3 uur nodig heeft om een kortfilmpje te finaliseren en aan te leveren; dat dit ook een impact heeft op de werklast; zowel voor het editen van het filmpje, het publiceren, koppeling naar de website te maken, begin en eindtitel aan het filmpje toevoegen conform de huisstijl, eventueel promoten op sociale media;

Overwegende dat eens de filmpjes gemaakt zijn door de cel Communicatie en coördinatie de filmpjes op de I-schijf zullen geplaatst worden onder I:\Beeldbank\DROPMAP-UPLOAD\Videohandleidingen; dat de betrokken cel op de hoogte zal gebracht worden eens het filmpje gefinaliseerd is en klaar voor gebruik; 

Overwegende dat de dataopslag niet voorzien is voor een groot aantal filmpjes; dat indien dit aantal zou stijgen, er een andere opslagruimte/methode dient voorzien te worden;