2022_CBS_00328 - Collegebeslissing betreffende de aanvraag van een subsidie bijzondere projecten KVE Aalter - eindejaarsactie

Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van 14 juni 2021 betreffende de CODEX erkenning en subsidiëring van verenigingen en het gebruik van zalen en materialen;

Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van 20 december 2021 betreffende de aanpassing van het meerjarenplan 2022/1 2020 - 2025 van het lokaal bestuur;

Gelet op het aanvraagformulier bijzondere projecten en samenwerking KVE Aalter Eindejaarsactie van de erkende Aalterse vereniging KVE Aalter ontvangen op 11 november 2021;

Gelet op de bepalingen van de CODEX erkenning en subsidiëring van verenigingen en het gebruik van zalen en materialen in het bijzonder Deel IV Subsidiëring hoofdstuk 3 subsidies voor bijzondere projecten artikel 108 tot 112:

• Artikel 108. doelstelling § 1. Elke erkende vereniging onder het klantentype categorie C1/3 kan een subsidieaanvraag indienen voor bijzondere projecten. De subsidie heeft als doel de maatschappelijke participatie en betrokkenheid van volwassenen, kinderen en jongeren op cultureel, educatief en sportief vlak te bevorderen. 
• Artikel 109. toepassingsgebied § 1. Erkende verenigingen kunnen slechts eenmaal deze projectsubsidie aanvragen voor éénzelfde activiteit. Wanneer de activiteit wordt herhaald, valt deze onder de reguliere werking. 
• Artikel 110. 
  • voorwaarden § 1. Voor een subsidie voor bijzondere projecten moet het project voldoen aan volgende criteria:
    • het bijzonder project heeft een uniek, vernieuwend karakter; 
    • het bijzonder project valt buiten de reguliere werking van de organisatoren en is geen herhaling van een reeds georganiseerde activiteit;  
    • het bijzonder project heeft een niet-commercieel karakter;  
    • het bijzonder project is voor een breed publiek toegankelijk; 
    • het bijzonder project wordt bij voorkeur gerealiseerd in samenwerking met andere verenigingen;
  • § 2. Voor een subsidie voor bijzondere projecten moet het project invulling geven aan een of meerdere onderstaande projectdoelstellingen:
    • a) cultuureducatie. 
    • b) cultuurspreiding; 
    • c) het stimuleren en/of faciliteren van de artistiek expressieve beleving van kinderen en jongeren; 
    • d) het betrekken van kansengroepen bij de vrijetijdsbeleving in het algemeen; 
    • e) het gemeentebestuur een bovenlokale uitstraling geeft (ruimer dan de provincie Oost-Vlaanderen);
    • f) het bijzonder project past binnen de realisatie van een doelstelling opgenomen in het gemeentelijk strategisch meerjarenplan. 
• Artikel 111. subsidieaanvraag § 1. De aanvraag voor deze subsidie dient te gebeuren met het daartoe bestemde aanvraagformulier. Dit vermeldt duidelijk de doelstellingen, de planning, de gevoerde publiciteit en de begroting van het project. De aanvraag kan te allen tijde, maar minstens twee maanden voor de activiteit, worden ingediend. § 2. Het college van burgemeester en schepenen beslist binnen de twee maanden, op advies van het dagelijks bestuur van de desbetreffende adviesraad en binnen de perken van het nog beschikbare budget, welke projecten worden goedgekeurd en deelt het subsidiebedrag mee. § 3. Op affiches, uitnodigingen e.d. dient de vereniging te vermelden dat de activiteit georganiseerd wordt met de steun van de gemeente Aalter. Dit kan door een vermelding en/of door het logo van het gemeentebestuur. Zoniet vervalt de subsidie. § 4. Na afloop van de activiteit moet de vereniging een kort evaluatieverslag indienen, tezamen met een financiële afrekening en de nodige bewijsstukken (facturen, affiche, uitnodiging, persbericht, e.d.). § 5. De subsidie wordt uitbetaald na realisatie van het project. 
• Artikel 112. 
  • bedrag § 1. Het subsidiebedrag bedraagt 50% van de kosten, met een maximum van 2.000 euro. 
  • § 2. Volgende (bewezen) kosten komen in aanmerking voor de subsidiëring: 
    • (druk)kosten voor promotie; 
    • uitkoopsommen voor professionele artistieke of sportieve prestaties van derden; 
    •  huurkosten voor audiovisuele middelen, sportmateriaal, tentoonstellingsmateriaal … en verzekeringskosten
    • sabam en billijke vergoeding; 
    •  transportkosten.
  • § 3. Volgende kosten komen niet in aanmerking voor de subsidiëring: 
    • huur van locaties of tenten;  
    • kosten voor geschenken, attenties, prijzen, oorkonden, erepenningen, medailles …; 
    • uitgaven voor recepties en banketten.

Overwegende dat KVE Aalter het vernieuwde evenement als volgt omschrijft - letterlijk: KVE Aalter neemt het initiatief om, buiten hun reguliere werking om, de lokale middenstand te steunen met hun eindejaarsactie aan de hand van de verkoop van de Eendrachtbon en het mee op touw zetten van de Win uw Wagen-actie. De Eendrachtbon is een vernieuwend instrument om (via de vereniging) de lokale handel een extra duw in de rug te geven. Aalternaren én niet-Aalternaren kunnen de Eendrachtbon aankopen bij KVE Aalter, die uitsluitend bij Aalterse handelaars gespendeerd kan worden: een win-win situatie. Bovendien wordt aan dit initiatief de nieuwe eindejaarsactie ‘win uw wagen’ gekoppeld: een knipoog naar de destijds razend populaire eindejaarsactie die nu in een nieuw kleedje zit.

Gelet op het advies van de gemeentelijke sportadviesraad van 8 januari 2022 - letterlijk: Overwegende dat de actie loopt van 1/12/2021 tot 31/01/2022 (en niet 2021 zoals op de aanvraag vermeld), Overwegende dat de eerste aanvraag met bewijsstukken door KVE Aalter werd ingediend op 12/11/2021 en officieel werd bekrachtigd op 30/11/2021, Overwegende dat de aanvraag minstens 2 maand voor de activiteit moet ingediend worden, dus ten laatste op 1/10/2021, Rekening houdende met de mail van de Cel Sport op 23/12/2021, met de vraag tot advies door de Gemeentelijke Sportraad tegen 15/01/2022, Rekening houdende met het feit dat de samenwerkende verenigingen Aalternatief en Aalterse Handelaars door de gemeente effectief erkende verenigingen zijn, Rekening houdende met de twijfel van het Vast Bureau van de Gemeentelijke Sportraad of het Bijzonder Project een niet-commercieel karakter heeft (nl. lokaal shoppen wordt door deze actie gepromoot, hoe verdienstelijk deze doelstelling ook moge zijn!), Voelt de Gemeentelijke Sportraad zich niet geroepen om zich over deze materie uit te spreken en een positief advies te geven;

Overwegende dat geen advies werd ontvangen van de Raad Lokale Economie;

Overwegende dat het initiatief het individueel gewin van een handelszaak overstijgt, waarbij de lokale handelaars zich op eigen initiatief neutraal en globaal als één bastion positief profileren; dat in dit initiatief tevens aandacht gegeven wordt aan de samenwerking met lokale verenigingen en een sociaal doel; dat het initiatief lokaal aankoopgedrag en de bewustmaking van de voordelen daarvan stimuleert; dat lokaal aankoopgedrag bijdraagt aan positief leefklimaat en succesvolle lokale economie; dat het gemeentebestuur in het gemeentelijk meerjarenplan 2022/1 2020 - 2025 in dat kader specifiek de actie Samenwerken met de Aalterse middenstand voor het inrichten van activiteiten heeft opgenomen; dat het bedrag dat KVE Aalter met deze actie verzamelt, niet voor commerciële doeleinden aanwendt, maar de werking van de vereniging in deze coronacrisis ondersteunt en een sociaal doel dient;

Overwegende dat de (vernieuwde) aanvraagprocedure en de introductie van de CODEX in 2021 er mogelijk voor heeft gezorgd dat de precieze aanvraagtermijn van 2 maanden voor aanvang van de organisatie nog niet voldoende gekend was bij de vereniging en de aanvraag hierdoor laattijdig werd ingediend;

Overwegende dat de volgende kosten kunnen worden weerhouden (totaal: 5.892,00 euro):

• Drukwerk: 1.500 euro;
• Digitaal scherm: 2.000 euro;
• 200 affiches: 168 euro;
• 5.000 flyers: 224 euro;
• beachvlaggen: 1.000 euro;
• advertenties in etalages: 1.000 euro;  

Overwegende dat de volgende kosten niet kunnen worden weerhouden (totaal 13.750 euro):

• aankoop tombolaprijzen: 2.000 euro;
• aankoop hoofdprijs (wagen): 10.000 euro;
• diverse kosten: 500 euro;
• kosten loten: 1.250 euro;

Overwegende dat met de weerhouden kosten, een maximale bijzondere projectsubsidie kan worden toegekend van 2.000 euro mits het ontvangen van een kort evaluatieverslag, tezamen met een financiële afrekening en de nodige bewijsstukken (facturen, affiche, uitnodiging, persbericht, e.d.);