2022_CBS_00176 - Collegebeslissing betreffende de vraag van de cultuurraad en de senioren om een toelichting te krijgen over de codex en het gebruik van het Evenementenloket

Gelet op de collegebeslissing van 18 juli 2016 van het prefusiebestuur Aalter betreffende de lancering van een nieuwe gemeentelijke website en het updaten van de huidige gemeentelijke website;

Gelet op de collegebeslissing van 22 augustus 2016 van het prefusiebestuur Aalter betreffende de goedkeuring van de gunning van de opdracht uitbreiding website;

Gelet op de collegebeslissing van 28 november 2016 van het prefusiebestuur Aalter betreffende de goedkeuring van het ontwerp van de vernieuwde homepage, de productpagina’s en nieuwsberichten voor de update van de gemeentelijke website;

Gelet op het Algemeen Reglement op de Adviesraden, goedgekeurd door de gemeenteraad op 14 juni 2021;

Gelet op de codex betreffende de erkenning en subsidiëring van verenigingen en het gebruik van zalen en materialen, goedgekeurd door de gemeenteraad op 14 juni 2021;

Gelet op de collegebeslissing van 17 januari 2022 betreffende de goedkeuring om kortfilmpjes te maken en te publiceren op de gemeentelijke website;

Gelet op de vraag van de cultuurraad en de senioren om een bijkomende toelichting te verkrijgen in verband met het toepassen van de codex en het gebruik van het evenementenloket End2End;

Overwegende dat oorspronkelijk geopteerd werd om enkele infomomenten te organiseren, maar gezien de huidige coronamaatregelen dit niet meer opportuun is; dat bijgevolg naar effectievere oplossingen werd gezocht;

Overwegende dat wordt voorgesteld dat de betrokken schepen tijdens een algemene vergadering van de betrokken adviesraden een toelichting over de codex kan geven; dat dit reeds gebeurd is tijdens de sportraad; dat het aangewezen is om ook een personeelslid met brede kennis van het platform van het evenementenloket mee te nemen naar de vergadering om bijkomende hulp te verlenen;

Overwegende dat, indien een inwoner of een vereniging problemen ondervindt bij het aanloggen op het evenementenloket, zich in eerste instantie steeds kan wenden naar cel Evenementen, cel Sport, ArtA’a, cel Jeugdvoorzieningen en cel Ruimtelijke Organisatie en leefomgeving; dat de persoon in kwestie dan individueel begeleid wordt in dit proces;

Overwegende dat wel werd vastgesteld dat de tekst in verband met het reserveren van een zaal op de gemeentelijke website foutief was; dat erkende verenigingen de handleiding pas vanaf stap 2 moesten volgen en dit niet zichtbaar genoeg stond; dat dit ondertussen werd aangepast;

Overwegende dat wordt voorgesteld om korte gebruikersfilmpjes te maken en te publiceren op de website; dat dit vaak gebruikt wordt op andere websites en een efficiëntere en duurzamere manier is dan het geven van eenmalige infomomenten;

Overwegende dat advies werd opgevraagd aan de cel ICT in samenspraak met de cel Communicatie en coördinatie; dat werd vastgesteld dat kortfilmpjes maken op vandaag al reeds mogelijk is; dat de cel Kwaliteit en ICT vervolgens een handleiding (DS928 Kortfilmpjes maken met Teams) heeft voorzien en dit werd getest door de cel Communicatie en coördinatie;