2021_GR_00228 - Reglement omtrent het ter beschikking stellen van provisies aan personeelsleden van het lokaal bestuur voor het doen van geringe uitgaven in het autonoom gemeentebedrijf. Goedkeuring.

Gelet op het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, artikels 231 tot en met 244 betreffende het autonoom gemeentebedrijf; 

Gelet op de goedkeuring van de oprichting van het autonoom gemeentebedrijf Aalter van het prefusiebestuur Aalter door de Vlaamse regering op 28 september 2005 en omgevormd bij besluit van de gemeenteraad van het prefusiebestuur Aalter van 8 juli 2013;

Gelet op de statuten van het autonoom gemeentebedrijf Aalter, goedgekeurd door de gemeenteraad op 11 maart 2019, artikel 27, dat stelt dat het directiecomité belast is met het dagelijks bestuur;

Gelet op de wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motivering van de bestuurshandelingen;

Gelet op de artikels 217 tot 220 van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 die handelen over het organisatiebeheersingssysteem;

Gelet op de artikels 221 tot 224 van het decreet lokaal bestuur die handelen over Audit Vlaanderen;

Gelet op artikel 272, §1 2° betreffende het ter beschikking stellen van een provisie aan bepaalde personeelsleden indien het organisatiebeheersingssysteem hiervoor een regeling bevat;

Gelet op de collegebeslissing van 18 oktober 2021 betreffende het ter beschikking stellen van provisies aan personeelsleden van het lokaal bestuur voor het doen van geringe exploitatieuitgaven in het autonoom gemeentebedrijf;

Gelet op de bespreking van het ontwerp van reglement tijdens het managementteam op 28 september 2021;

Overwegende dat elk lokaal bestuur overeenkomstig het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 moet voorzien in organisatiebeheersing; dat de organisatiebeheersing tot doel heeft om een redelijke zekerheid te verschaffen dat het lokaal bestuur:

• de vastgelegde doelstellingen bereikt en de risico's om deze te bereiken kent en beheerst;
• de wetgeving en procedures naleeft;
• over betrouwbare financiële en beheersrapportering beschikt;
• op een effectieve en efficiënte wijze werkt en de beschikbaar middelen economisch inzet;
• de activa beschermt en fraude voorkomt.

Overwegende dat dit uitgaven betreft die niet de normale uitgavenprocedure volgen, maar waarbij de onmiddellijke vereffening van de uitgaven vrijwel tegelijkertijd plaatsheeft met het werk, de levering of de dienst;

Overwegende dat dit een reglement van inwendig bestuur betreft die de interne organisatie van het lokaal bestuur bepaalt; 

Overwegende dat het aangewezen is om concrete bepalingen vast te leggen in verband met kleine uitgaven van dagelijks beheer, extra maatregelen en controlepunten in te schrijven teneinde misbruiken zoveel als mogelijk uit te sluiten;