2021_GR_00018 - Raamovereenkomst 'Project LB365 (vervolgtraject 'Generieke componenten voor Vlaamse gemeenten)'. Prijsvraag. Lastvoorwaarden, raming en gunningswijze. Goedkeuring.

Gelet op de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten;

Gelet op de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten:

• artikel 38 §1 1°c (de aanbestedende overheid kan gebruik maken van een mededingingsprocedure met onderhandeling met betrekking tot werken, leveringen of diensten die aan het volgende criteria voldoet: de opdracht kan niet worden gegund zonder voorafgaande onderhandelingen wegens specifieke omstandigheden die verband houden met de aard, de complexiteit of de juridische en financiële voorwaarden of wegens de daaraan verbonden risico’s);
• artikel 2, 6° en 7°b (de aanbestedende overheid verricht gecentraliseerde aankoopactiviteiten voor de plaatsing van overheidsopdrachten of raamovereenkomsten die bestemd zijn voor aanbesteders);
• artikel 42 §1 2° (overheidsopdrachten mogen enkel worden geplaatst bij onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking doch, indien mogelijk, na raadpleging van meerdere ondernemers in geval van een overheidsopdracht voor werken of diensten wanneer het gaat om nieuwe werken of diensten bestaande uit een herhaling van soortgelijke werken of diensten, die aan de opdrachtnemer van de oorspronkelijke opdracht worden gegund door dezelfde aanbestedende overheid, op voorwaarde dat deze werken of diensten overeenstemmen met een basisproject en dit project het voorwerp uitmaakte van een oorspronkelijke opdracht die geplaatst werd bij een in artikel 35, eerste lid, bedoelde procedure. Het basisproject dient de omvang van de eventuele aanvullende werken of diensten evenals de voorwaarden waaronder deze zullen worden gegund, te vermelden. De mogelijkheid om deze procedure aan te wenden dient evenwel bij het in mededinging stellen van de eerste opdracht vermeld te worden en het geraamde totaalbedrag voor de daaropvolgende werken of diensten moet reeds vanaf dit ogenblik door de aanbestedende overheden in aanmerking genomen worden voor het al dan niet bereiken van de voor de Europese bekendmaking bepaalde drempels. Bovendien moet de gunning van de herhalingsopdrachten gebeuren binnen drie jaar na de sluiting van de oorspronkelijke opdracht);
• artikel 43 (een aanbestedende overheid kan raamovereenkomsten sluiten, voor zover zij de hiertoe door deze wet voorziene procedures toepast);

Gelet op het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten;

Gelet op het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren;

Gelet op het gemeenteraadsbesluit van 11 maart 2019, dat onder het begrip 'dagelijks bestuur' moet worden verstaan, alle uitgaven inzake exploitatiekosten tot een bedrag gelijk aan de drempel voor de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking - klassieke sectoren;

Gelet op het gemeenteraadsbesluit van 12 oktober 2020 betreffende de goedkeuring van het meerjarenplan 2020/1 2020 - 2025;

Gelet op de collegebeslissing van 20 februari 2017 van prefusiebestuur Aalter betreffende de goedkeuring van de selectievereisten, de raming en de gunningswijze van deze opdracht; dat het gemeentebestuur Aalter werd gemandateerd om de procedure (gezamenlijke aankoop) te voeren en bij gunning zou optreden in naam van alle bij V-ICT-OR vzw aangesloten leden van de opdracht, mits machtiging van het deelnemende bestuur; dat in geval van een juridisch geschil omtrent deze overheidsopdracht, elk deelnemend bestuur mee verantwoordelijk is voor alle mogelijke kosten in verhouding tot zijn aandeel in de opdracht; de selectievereisten (selectiebestek) en bestek met nr. 2017/001 (Aalter: 281.03-17d0010) voor de opdracht Generieke componenten, zoals opgesteld door V-ICT-OR vzw, Mosten 13, 9160 Lokeren, goed te keuren;

Gelet op de collegebeslissing van 20 november 2017 van prefusiebestuur Aalter betreffende de goedkeuring van de gunning van de opdracht Generieke componenten voor Vlaamse gemeenten (percelen 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 13, 14, 15, 16, 17, 20, 22, 23, 24, 29, 31, 33, 34 en 36) aan Tobius (Tobania), Romeinsesteenweg 564, Bus 4, 1853 Strombeek-Bever, voor het totaal bedrag van 725.676,63 euro incl. 21% btw;

Gelet op de collegebeslissing van 20 november 2017 van prefusiebestuur Aalter betreffende de goedkeuring van de gunning van de opdracht Generieke componenten voor Vlaamse gemeenten (percelen 18, 19, 21, 25, 26, 27, 28, 30, 32, 37 en 38) aan Apogado (C-Clear partners), Nattehofstraat 33B, 2800 Mechelen, voor het totaal bedrag van 495.312,20 euro incl. 21% btw;

Gelet op de collegebeslissing van 13 januari 2020 betreffende de goedkeuring van verrekening 1 aan de opdracht Generieke componenten voor Vlaamse gemeenten: Apogado (C-Clear partners), voor het totaal bedrag in meer van 72.600,00 euro incl. 21% btw;

Gelet op de collegebeslissing van 10 februari 2020 betreffende de goedkeuring van verrekening 2 aan de opdracht Generieke componenten voor Vlaamse gemeenten: Apogado (C-Clear partners), voor het totaal bedrag in meer van 15.730,00 euro incl. 21% btw;

Gelet op de collegebeslissing van 18 mei 2020 betreffende de goedkeuring van verrekeningen 3 en 4 aan de opdracht Generieke componenten voor Vlaamse gemeenten: Apogado (C-Clear partners), voor het totaal bedrag in meer van 22.147,84 euro incl. 21% btw;

Gelet op de collegebeslissing van 9 november 2020 betreffende de goedkeuring van verrekening 5 aan de opdracht Generieke componenten voor Vlaamse gemeenten;

- Tobius (Tobania) tegen de totaalprijs van 163.557,47 euro incl. 21% btw,

- Apogado (C-Clear partners) tegen de totaalprijs van 124.087,31 euro incl. 21% btw,

hetzij voor het totaalbedrag in meer van 287.644,78 euro incl. 21% btw;

Gelet op het voorstel van V-ICT-OR vzw tot realisatie van een  raamovereenkomst Project LB365 (vervolgtraject Generieke componenten voor Vlaamse gemeenten) waarbij een dossier werd opgemaakt op basis van volgende 4 principes: 

• Basisentiteiten voldoen aan de OSLO-standaard waardoor uitwisselbaarheid mogelijk wordt.
• Bestaande modules moeten aangepast worden aan een gestandaardiseerd model waardoor uitwisselbaarheid mogelijk wordt.
• Er kunnen nieuwe modules gebouwd worden die uitwisselbaarheid mogelijk maken.
• Licentieprijzen worden zo duurzaam mogelijk ingezet vanuit de integrale groep van besturen binnen het project.

De begunstigden van deze raamovereenkomst zijn de huidige 19 samenwerkende lokale besturen (Aalter, Beerse, Beringen, Berlare, Brasschaat, Dessel, Dilbeek, Duffel, Kortenberg, Kortrijk, Lede, Lievegem, Maldegem, Ninove, Putte, Sint-Martens-Latem, Torhout, Wijnegem en Zoersel), waarbij deze eerder nominatief vermelde Vlaamse lokale besturen als pioniers van het project worden beschouwd, maar evenwel staat afname open voor alle andere lokale (gemeente en OCMW) en provinciale besturen, intercommunales en verenigingen onderworpen aan de wetgeving overheidsopdrachten;

Gelet op de interne nota betreffende het nut voor lokaal bestuur Aalter omtrent gebruik van deze raamovereenkomst; op de raming, gedeelte Aalter, op jaarbasis, van 163.044,41 euro incl. btw;

Overwegende dat voor deze opdracht selectievereisten werden opgemaakt door V-ICT-OR vzw;

Overwegende dat deze opdracht als fase 3 wordt beschouwd naast de originele opdracht Generieke componenten (fase 1) en de verrekeningen (fase 2);

Overwegende dat deze opdracht is opgedeeld in volgende percelen:

• Perceel 1 (3.1) BEHEER EN REGIE SERVICEBUS
• Perceel 2 (3.2) BEHEER EN REGIE MASTERDATAMANAGEMENT
• Perceel 3 (3.3) ONDERSTEUNING ONTWIKKELINGEN SERVICEBUS, TECHNISCHE EN SYSTEEM SUPPORT
• Perceel 4 (3.4) ONDERSTEUNING SOFTWARE- EN DIGITALISERINGSPROJECTEN
• Perceel 5 (3.5) ONDERSTEUNING EN OPZET MS O365 EN M365
• Perceel 6 (3.6) ONDERSTEUNING OPLEIDINGEN GEBRUIKTE OMGEVINGEN
• Perceel 7 (3.7) ONDERSTEUNING EN BEGELEIDING CHANGE MANAGEMENT
• Perceel 8 (3.8) SOFTWARELICENTIES EN BEHEER;

Overwegende dat de totale uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op 62.727.216,00 euro incl. btw over een periode van 4 jaar, inclusief 2x mogelijke verlenging van 1 jaar (artikel 42 §1 2° van de wet), rekening houdende met een prognose, een groei tot 98 deelnemers;

Overwegende dat deze raming de limieten van de Europese bekendmaking overschrijdt;

Overwegende dat voorgesteld wordt de opdracht te gunnen bij wijze van de mededingingsprocedure met onderhandeling;

Overwegende dat de raamovereenkomst zal worden uitgevoerd ten dele zonder opnieuw tot mededinging op te roepen en ten dele met een nieuwe oproep tot mededinging tussen de deelnemers, in toepassing van artikel 43 §5 2° van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten;

Overwegende dat deze percelen (gedeeltelijk) worden gesloten door middel van een raamovereenkomst met meerdere deelnemers en dat niet alle voorwaarden in de raamovereenkomst zijn bepaald; dat de deelnemers opnieuw kunnen in mededinging gesteld worden;

Overwegende dat het bestuur bij het opstellen van de lastvoorwaarden voor deze opdracht niet beschikte over de exact benodigde hoeveelheden;

Overwegende dat gemeente Aalter optreedt als aankoopcentrale voor alle andere lokale (gemeente en OCMW) en provinciale besturen, intercommunales en verenigingen onderworpen aan de wetgeving overheidsopdrachten;