2020_GR_00238 - Serieregister. Toetredings- en verwerkingsovereenkomst. Goedkeuring.

Gelet op het Bestuursdecreet van 7 december 2018, meer bepaald artikel III.82,§2 en artikel III.88,§1 betreffende de categorieën van bestuursdocumenten waarvoor overheidsinstanties de bestuurlijke verantwoordelijkheid dragen, het centrale register waarin de categorieën moeten bekendgemaakt worden en de procedure voor selectie en vernietiging; 

Gelet op de collegebeslissing van 25 november 2019 betreffende de mogelijkheden tot beheer van het archief en de aanpak op korte termijn van de archiefzolder in het gemeentehuis van Knesselare; 

Gelet op de collegebeslissing van 6 januari 2020 betreffende de mogelijkheden tot beheer van het archief; 

Gelet op de collegebeslissing van 17 augustus 2020 betreffende de inrichting van de archiefruimtes en de aanpak van het archiefbeheer;

Gelet op de collegebeslissing van 23 november 2020 betreffende de goedkeuring van de toetredings- en verwerkingsovereenkomst serieregister; 

Gelet op het ontwerp van toetredings- en verwerkingsovereenkomst; 

Gelet op het positief advies van de functionaris voor gegevensbescherming op 18 november 2020; 

Overwegende dat het college op 17 augustus 2020 besliste om in te stappen op het serieregister; dat een eerste toelichting plaatsvond op 30 oktober 2020; 

Overwegende dat het serieregister het centrale register is waarin overheidsinstanties hun categorieën van bestuursdocumenten moeten bekendmaken; dat het een online applicatie is die een alternatief biedt voor een informatiebeheersplan; dat de applicatie een geavanceerde aanmaak-, wijzigings- en goedkeuringsflow voor series aanbiedt; dat een organisatie een serie aanmaakt  in het serieregister waarna ze deze serie via de applicatie onmiddellijk ter beoordeling kan voorleggen aan de bevoegde selectiecommissie; dat een goedgekeurde serie vervolgens automatisch wordt gepubliceerd in het serieregister waarna ze zichtbaar is voor andere organisaties; 

Overwegende dat het gebruik van het serieregister gratis is; dat er gratis opleidingen en ondersteuning worden aangeboden voor de instap; dat het serieregister op termijn verplicht zal worden voor alle lokale besturen; dat het de opzet is om in Aalter het serieregister te koppelen aan de bestaande processen en de productencatalogus; dat hierdoor het serieregister het verlengstuk vormt van de oefening die gebeurd is rond het in kaart brengen van processen en producten; dat de series die uit de processen voortvloeien en die bij de producten worden gecreëerd, op deze manier in kaart worden gebracht en gemetadateerd; dat het serieregister het portaal vormt waarmee medewerkers aan de slag kunnen wanneer ze gaan archiveren; dat via het serieregister of exports ervan de bewaartermijnen van documenten kunnen geraadpleegd worden, wat een belangrijke voorwaarde is in het archiveren; dat het serieregister de basis vormt voor een informatiebeheersplan en een belangrijke voorwaarde is om aan goed informatiebeheer te doen; dat bij het serieregister aan kennisdeling met andere besturen wordt gedaan; dat series van andere organisaties die gepubliceerd en goedgekeurd zijn door de Vlaamse selectiecommissie ook zichtbaar zijn voor andere gemeentes, waardoor er kan voortgebouwd worden op het werk van anderen; dat het serieregister een belangrijke voorwaarde vormt voor een eventuele instap op DAV, het digitale depot van de Vlaamse Overheid dat ook wordt opengesteld voor lokale besturen; 

Overwegende dat de dienstverlening serieregister bestaat uit: 

• één klantspecifieke opleiding m.b.t. het gebruik van het platform;
• jaarlijks klassikale opleidingen voor informatiebeheerders;
• de mogelijkheid om gericht functionele vragen te stellen aan de medewerkers van HFB;
• het gebruik van een testomgeving;
• het gebruik van de standaard API’s ( Application Program Interface);
• de mogelijkheid om deel te nemen aan gebruikersgroepen;
• gebruikersdocumentatie en API-documentatie;
• toegang tot de helpdesk.

Overwegende dat voor het gebruik van het serieregister een toetredings- en verwerkingsovereenkomst dient afgesloten te worden; dat de gemeenteraad bevoegd is voor het afsluiten van overeenkomsten;