2020_GR_00155 - Project ‘Aanleg fietspad en RWA langsheen de N409 Steenweg op Deinze fase 2. Doortocht Lotenhulle’. Afrekening. Dading gemeentebestuur Aalter en Agentschap Wegen en Verkeer. Goedkeuring.

Gelet op de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 15;

Gelet op het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen;

Gelet op het koninklijk besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 3 §1;

Gelet op de algemene aannemingsvoorwaarden, opgenomen in de bijlage bij voormeld besluit van 26 september 1996, en latere wijzigingen;

Gelet op het besluit van de Vlaamse regering van 1 februari 2002 met betrekking tot de subsidiëring van de aanleg door de gemeenten van openbare rioleringen, andere dan prioritaire rioleringen en van de bouw door de gemeenten van kleinschalige rioolwaterzuiveringsinstallaties;

Gelet op het ministerieel besluit betreffende de toekenning van een gewestbijdrage aan de gemeente Aalter voor de werkzaamheden betreffende "Aanleg RWA te Lotenhulle (N409 van km 7,0 tot 8,25): Gecombineerd dossier met de werken aan het fietspad" met projectnummer 0206226 voor een bedrag van 353.627,45 euro;

Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van prefusiebestuur Aalter van 13 juli 2004 inzake de goedkeuring van de koepelmodule 44001/4 met modules 13a, b en c en module 4a voor de aanleg van een fietspad en wegverlichting langsheen de gewestweg N409 Aalter-Deinze, tussen kilometerpunt 7.000 en kilometerpunt 11.192;

Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van prefusiebestuur Aalter van 11 oktober 2004 inzake de goedkeuring van de samenwerkingsovereenkomst met het Vlaamse Gewest, Administratie Wegen en Verkeer voor het uitvoeren van infrastructuurwerken langs de Steenweg op Deinze;

Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van prefusiebestuur Aalter van 14 juni 2010 inzake de goedkeuring van het addendum aan de goedgekeurde samenwerkingsovereenkomst tussen het Vlaamse Gewest en de gemeente Aalter van 21 september 2004 inzake “Module 13: fietspaden langsheen de N409”;

Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van prefusiebestuur Aalter van 8 november 2010 inzake de goedkeuring van het ontwerp en aan bestedingsdossier (plannen, bestek, meetstaat en raming), het veiligheids-, milieu- en gezondheidsplan en het onteigeningsplan voor de riolerings- en wegeniswerken Steenweg op Deinze fase 2 te Lotenhulle (N409);

Gelet op de collegebeslissingen van prefusiebestuur Aalter van 8 december 2003 en 23 augustus 2004 inzake de aanstelling van het studiebureau Grontmij Belgroma nv te Mechelen voor het opmaken en uitwerken van de startnota, alsmede het opmaken van het ontwerp voor de aanleg van fietspaden langs de Steenweg op Deinze (N409) tussen kilometerpunt 7.000 en kilometerpunt 11.192 in het kader van module 13;

Gelet op de collegebeslissing van prefusiebestuur Aalter van 5 april 2011 betreffende de gunning van de werken aan Verhelst aannemingen nv voor de uitvoering van het rioleringsproject “Aanleg RWA te Lotenhulle (N409) gecombineerd dossier met de aanleg van het fietspad” – projectnummer O206226”

Gelet op de collegebeslissing van prefusiebestuur Aalter van 6 juni 2016 betreffende het proces-verbaal van ingebrekestelling voor het rioleringsproject O206226 “Aanleg RWA te Lotenhulle gecombineerd met de aanleg van het fietspad”;

Gelet op de collegebeslissing van prefusiebestuur Aalter van 23 oktober 2017 betreffende de aanvraag tot definitieve oplevering voor het rioleringsproject O206226 “Aanleg RWA te Lotenhulle gecombineerd met de aanleg van het fietspad”;

Gelet op de collegebeslissing van 20 april 2020 betreffende de dading tussen gemeentebestuur Aalter en Agentschap Wegen en Verkeer rond de afrekening van het project ‘Aanleg fietspad en RWA langsheen de N409 Steenweg op Deinze fase 2 – doortocht Lotenhulle’;

Gelet op de naamswijziging van het studiebureau Grontmij Belgroma nv naar Sweco Belgium nv;

Gelet op de e-mail van 15 februari 2019 van de regiomanager van Agentschap Wegen en Verkeer Oost-Vlaanderen, betreffende de ontvangen factuur van Verhelst aannemingen voor uitgevoerde werken aan de buffervijver in Lotenhulle en de vaststelling dat een foutieve verdeelsleutel werd toegepast bij de facturatie van dit project;

Gelet op de factuur van 31 januari 2019 van Verhelst aannemingen, gericht aan AWV Oost-Vlaanderen, voor de uitgevoerde werken volgens vorderingsstaat 16 binnen het project N409 te Lotenhulle, aanleg van een fietspad, voor een bedrag van 20.516,37 euro inclusief BTW en herziening;

Gelet op de ontwerpovereenkomst betreffende de dading tussen het gemeentebestuur van Aalter en het Agentschap Wegen en Verkeer;

Overwegende dat AWV meldt dat het openstaand saldo van dit uitgevoerde project enkele jaren geleden geschrapt werd uit hun boekhouding; dat er bijgevolg geen vastlegging meer is op naam van de uitvoerder om facturen te betalen; dat er geen budgetten beschikbaar zijn voor het betalen van voorliggende factuur en dat AWV niet op de hoogte was dat er nog facturen ten laste van AWV zouden worden opgesteld;

Overwegende dat AWV na nazicht heeft vastgesteld dat een foutieve verdeelsleutel werd toegepast:

• de door AWV betaalde bedragen voor het aandeel AWV werden berekend volgens een kostenaandeel van 41% op de kosten RWA-rioleringen;

• in de samenwerkingsovereenkomst – addendum 1 werd voor de aanleg van de RWA-rioleringen een verdeelsleutel van 38% ten laste van AWV en 62% ten laste van het gemeentebestuur vastgelegd;

Overwegende dat AWV omwille van de foutieve verdeelsleutel tot op heden steeds 3% te veel betaald blijkt te hebben van het aandeel RWA-kosten (deel 3 van de opdracht);

Overwegende dat de aanleg van de buffervijver als voorwaarde werd opgelegd in de stedenbouwkundige vergunning; dat deze buffervijver pas een aantal jaar na de uitvoering van de hoofdwerken is aangelegd omwille van problemen met de grondinname; dat de problemen rond de grondinname gekend waren bij zowel het gemeentebestuur als bij AWV;

Overwegende dat de samenwerkingsovereenkomst en het addendum duidelijk zijn en een verdeelsleutel van 38% AWV en 62% het gemeentebestuur vermeldt; dat onduidelijk is waarom een foutieve verdeelsleutel werd toegepast bij de kostenverdeling; dat dit verder kan onderzocht worden in overleg met het studiebureau;

Overwegende dat om een administratief eenvoudige en snelle oplossing te bieden voor dit probleem, voorgesteld wordt om een dading te treffen waarbij het gemeentebestuur instaat voor de kosten van de buffervijver als compensatie voor de foutief toegepaste verdeelsleutel; dat een dergelijke oplossing de goeie relatie en samenwerking tussen beide organisaties die er in het verleden steeds was kan behouden en versterken;

Overwegende dat indien onderzoek aanwijst dat er een aantoonbare fout is gemaakt door het studiebureau, de laatste ereloonnota’s eventueel in vraag kunnen gesteld worden, voor zover die nog niet betaald zijn;

Overwegende dat er voldoende budgetten beschikbaar zijn onder ACT-1807 in het meerjarenplan 2020-2025 om de voorliggende kosten te betalen;