2020_VB_00337 - Beslissing van het vast bureau betreffende het uitvoeren van een interne audit op het proces maatschappelijke dienstverlening, deel 2

Gelet op het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, artikel 217 tot en met 220;

Gelet op de beslissing van de gemeenteraad van 12 november 2019 betreffende de toetreding tot de welzijnsvereniging AudiO;

Gelet op de beslissing van het college van burgemeester en schepenen van 7 oktober 2019 betreffende het uitvoeren van een interne audit briefwisseling door AudiO;

Gelet op de beslissing van het college van burgemeester en schepenen van 9 november 2020 betreffende het uitvoeren van een interne audit op het proces meldingen door AudiO;

Gelet op de beslissing van de OCMW-raad van prefusiebestuur Knesselare van 11 september 2008 betreffende het principieel akkoord om deel te nemen aan de nieuw op te richten dienstverlening ‘interne audit’ binnen de vereniging titel VIII, hoofdstuk 1 Welzijnsband Meetjesland;

Gelet op de beslissing van de OCMW-raad van prefusiebestuur Aalter van 23 oktober 2008 betreffende het principieel akkoord om deel te nemen aan de nieuw op te richten dienstverlening ‘interne audit’ binnen de vereniging titel VIII, hoofdstuk 1 Welzijnsband Meetjesland;

Gelet op de beslissing van de OCMW-raad van prefusiebestuur Knesselare van 11 juni 2009 betreffende de goedkeuring van het voorstel tot charter en procesverloop betreffende de dienstverlening ‘interne audit’ binnen de vereniging titel VIII, hoofdstuk 1 welzijnsband Meetjesland, zoals voorgesteld in de voorliggende stukken;

Gelet op de beslissing van de OCMW-raad van prefusiebestuur Aalter van 30 juli 2009 betreffende de goedkeuring van het voorstel tot charter en procesverloop betreffende de dienstverlening ‘interne audit’ binnen de vereniging titel VIII, hoofdstuk 1 welzijnsband Meetjesland, zoals voorgesteld in de voorliggende stukken;

Gelet op de beslissing van de OCMW-raad van prefusiebestuur Aalter van 13 augustus 2014 houdende de goedkeuring van het aangepaste charter van 21 maart 2014 van de vereniging AudiO;

Overwegende dat het organisatiebeheersingssysteem wordt vastgesteld door de algemeen directeur, na overleg met het managementteam; dat organisatiebeheersing het geheel van maatregelen en procedures is die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen dat men de vastgelegde doelstellingen bereikt en de risico's om deze te bereiken kent en beheerst, de wetgeving en procedures naleeft, over betrouwbare financiële en beheersrapportering beschikt, op een effectieve en efficiënte wijze werkt en de beschikbare middelen economisch inzet en de activa beschermt en fraude voorkomt;

Overwegende dat de prefusie OCMW-besturen van Aalter en Knesselare samenwerkten met de welzijnsvereniging AudiO via de Welzijnsband Meetjesland voor het uitvoeren van interne audits; dat de Welzijnsband Meetjesland een financieel voordeliger tarief heeft dan individuele besturen die aangesloten zijn bij AudiO; dat prefusiebestuur OCMW Knesselare in de periode 2014-2018 niet alle geplande audits heeft afgenomen; dat dit over 21 betaalde auditdagen gaat; dat door de fusie in 2019 geen audit is afgenomen; dat dit gaat over 11,5 betaalde auditdagen; dat in 2020 10,5 auditdagen gepland staan voor het OCMW-bestuur; dat in 2020 in totaal 43 dagen moeten ingepland worden; dat het bestuur hiervoor meerdere opties heeft; dat het college van burgemeester en schepenen ervoor geopteerd heeft om aan te sluiten bij AudiO zodat er een gemeenschappelijke audit voor OCMW en gemeentebestuur georganiseerd kon worden rond het proces briefwisseling; 

Overwegende dat AudiO ondertussen in het voorjaar 2020 een audit heeft uitgevoerd met betrekking tot postbeheer en handtekenbevoegdheid;

Overwegende dat er nog een restsaldo van 20 niet-betalende audit-dagen beschikbaar is;

Overwegende dat wordt voorgesteld om deze auditdagen te laten opnemen door het lokaal bestuur Aalter, nl. een audit op het proces meldingen en een audit maatschappelijke dienstverlening deel 2 en deel 3;

Overwegende dat de audit maatschappelijke dienstverlening deel 2 het volgende doel heeft: deze interne audit sluit aan op de vorige interne audit inzake de dienstverlening van het OCMW. De doelstelling van deze audit is om een evaluatie te maken van de sterkte van de interne controle van het beheer van het dossier eenmaal het is opgestart tot voor de beslissing tot stopzetting. De eerdere audit (maatschappelijke dienstverlening deel 1) richtte zich op het globale kader voor maatschappelijke dienstverlening, de visie en strategie in dit domein en de aansturing en werking vanaf de opstart van het dossier tot en met de eerste betaling. Meer concreet zal deze interne audit een antwoord bieden op de volgende doelstellingen:

• Doelstelling 1: Is de dienstverlening doelgericht en effectief?          
• Doelstelling 2: Zijn de financiële transacties rechtmatig en correct?
• Doelstelling 3: Zijn er efficiëntieverbeteringen mogelijk?

Overwegende dat volgende planning door AudiO wordt voorgesteld:

• Audit: januari 2021;
• Ontwerpverslag aan het management: februari 2021;
• Slotvergadering: eind februari 2021;