2020_CBS_02362 - Collegebeslissing betreffende de inrichting van de archiefruimtes en de aanpak van het archiefbeheer

Gelet op het Bestuursdecreet van 7 december 2018, meer bepaald artikel II.25 betreffende de vervanging van analoge bestuursdocumenten door elektronische kopieën;  

Gelet op het Bestuursdecreet van 7 december 2018, meer bepaald artikel III.82,§2 en artikel III.88,§1 betreffende de categorieën van bestuursdocumenten waarvoor overheidsinstanties de bestuurlijke verantwoordelijkheid dragen, het centrale register waarin de categorieën moeten bekendgemaakt worden en de procedure voor selectie en vernietiging; 

Gelet op het besluit van de Vlaamse regering van 18 januari 2019 tot regeling van de vervanging van analoge bestuursdocumenten door elektronische kopieën;

Gelet op de collegebeslissing van 25 november 2019 betreffende de mogelijkheden tot beheer van het archief en de aanpak op korte termijn van de archiefzolder in het gemeentehuis van Knesselare; 

Gelet op de collegebeslissing van 6 januari 2020 betreffende de mogelijkheden tot beheer van het archief; 

Gelet op de collegebeslissing van 20 januari 2020 betreffende het gebruik van de kelderruimte in het gemeentehuis door toneelvereniging Filotrakk;

Gelet op de collegebeslissing van 9 maart 2020 betreffende de aanpassing van de data voor het gebruik van de kelderruimte in het gemeentehuis door toneelvereniging Filotrakk;

Gelet op de collegebeslissing van 29 juni 2020 betreffende de tijdelijke toekenning van stockage ruimte voor Filotrakk; 

Gelet op de audit briefwisseling uitgevoerd door Audio waarbij als een van de aanbevelingen werd geformuleerd om de fysieke verdeling van de inkomende post naar de cellen en de medewerkers af te schaffen; 

Overwegende dat het lokaal bestuur de komende jaren voor een aantal uitdagingen staat in het kader van het archief- en documentenbeheer (papier en digitaal):

• locatie fysiek archief met specifiek in Knesselare de problematiek van de verspreide archieven
• aanpak archivering verschillende prefusiebesturen versus fusiebesturen
• aanpak archivering lokaal bestuur (uniforme aanpak archivering rekening houdend met de verantwoordelijkheden van de verschillende juridische entiteiten)
• digitale archiveringsstrategie (zowel eigen mappenstructuren als data in specifieke softwarepakketten);

Overwegende dat het gemeentebestuur verantwoordelijk is voor volgende archieven van 9 verschillende archiefvormers: 

• Gemeente Aalter >2019
• Gemeente Aalter <2019
• Gemeente Knesselare <2019
• Gemeente Knesselare <1977
• Gemeente Ursel <1977
• Gemeente Aalter <1977
• Gemeente Bellem <1977
• Gemeente Lotenhulle <1977
• Gemeente Poeke <1977;

Overwegende dat verschillende schonings- en vernietigingsacties opgestart zijn om de hoeveelheid te bewaren stukken te beperken; dat dit voor het gemeentebestuur tot op heden volgend resultaat heeft gebracht: 

Overwegende dat de schoningsoperatie in 2020 een inhaalbeweging betreft; dat er normaalgezien jaarlijks gemiddeld 400 dozen te vernietigen zijn voor het lokaal bestuur (gemeentebestuur en OCMW samen); 

Overwegende dat de verschillende mogelijkheden voor intern en extern archiefbeheer tegenover elkaar werden afgewogen; dat de werkwijze, kostprijs, voor- en nadelen tegenover elkaar werden gezet; dat de gemeentelijke archivaris op basis hiervan tot volgende conclusie komt: Wanneer men alle voordelen, nadelen en prijzen naast elkaar zet kan men concluderen dat extern beheer aanvankelijk interessant is voor het gemeentebestuur Aalter, maar dat de kosten voor het zelf inrichten van een archiefruimte bij vaste rekken al na 5 of 6 jaar zijn teruggewonnen. Dit is echter zonder rekening te houden met de capaciteit. Zo is de capaciteit bij interne oplossingen met 6685 dozen voor vaste rekken en 12250 dozen voor rolrekken telkens veel hoger dan de gevraagde capaciteit van 3000 dozen bij externe oplossingen. Indien men de prijzen vergelijkt en gelijk schakelt naar 3000 dozen, zien we dat een interne oplossing al na maximaal 2 à 3 jaar is teruggewonnen voor vaste rekken en bij rolrekken al na maximaal 4 à 5 jaar. Met deze cijfers in het achterhoofd, is het dan ook mogelijk om de interne archiefruimte gedeeltelijk op te bouwen naar gelang de benodigde ruimte, waardoor de kostprijs gedrukt wordt en de terugverdientijd korter is. Ten slotte zijn er heel wat extra kostprijzen en nadelen verbonden aan het extern archiefbeheer. Intern beheer wordt dan ook sterk aangeraden door de archiefdienst;

Overwegende dat bij de plaatsing van de dozen volgende principes bij voorkeur worden gehanteerd: 

• Archieven worden niet samengevoegd of vermengd, maar per archiefvormer bewaard
• Archieven van eenzelfde archiefvormer worden zoveel mogelijk gebundeld
• De maatregelen in het kader van informatieveiligheid die gehanteerd worden afhankelijk van de gevoeligheid van sommige archieven 
• De aangroei en bewerking van de archieven van zowel de afgesloten archiefvormers als van de huidige archiefvormers
• De verhuisbewegingen worden het best tot een minimum beperkt
• Archieven moeten niet nutteloos verhuisd worden;

Overwegende dat dit volgende mogelijke toekomstige situatie geeft: 

Overwegende dat de kosten voor de inrichting van de archiefruimte (voormalige ruimte TRAKK) kunnen gespreid worden over verschillende jaren; dat de vaste rekken die aangekocht worden, in de toekomst kunnen omgezet worden in rolrekken indien gewenst; 

Overwegende dat de bestuursdocumenten waarvoor een overheidsinstantie bestuurlijk verantwoordelijk is, in goede, geordende en toegankelijke staat moeten beheerd en bewaard worden; dat deze verplichting tot doel heeft om de bestuursdocumenten integer, authentiek en toegankelijk te houden; dat om de goede, geordende en toegankelijke staat te kunnen garanderen de maatregelen voor het beheer en de bewaring van de bestuursdocumenten moeten vastgelegd worden in beheersregels, gebaseerd op inhoudelijke (bv. naam, omschrijving, proces/dienstverlening) en beheersmatige (bv. bewaartermijn, bestemming, mate van openbaarheid) metadata die worden toegekend aan de informatie; dat deze beheersregels worden vastgelegd in een informatiebeheersplan; dat voor het opstellen van een informatiebeheersplan geen specifieke software dient gebruikt te worden;

Overwegende dat het serieregister het centrale register is waarin overheidsinstanties hun categorieën van bestuursdocumenten moeten bekendmaken; dat het een online applicatie is die een alternatief biedt voor een informatiebeheersplan; dat de applicatie een geavanceerde aanmaak-, wijzigings- en goedkeuringsflow voor series aanbiedt; dat een organisatie een serie aanmaakt  in het serieregister waarna ze deze serie via de applicatie onmiddellijk ter beoordeling kan voorleggen aan de bevoegde selectiecommissie; dat een goedgekeurde serie vervolgens automatisch wordt gepubliceerd in het serieregister waarna ze zichtbaar is voor andere organisaties; 

Overwegende dat het gebruik van het serieregister gratis is; dat er gratis opleidingen en ondersteuning worden aangeboden voor de instap; dat het serieregister op termijn verplicht zal worden voor alle lokale besturen; dat het de opzet is om in Aalter het serieregister te koppelen aan de bestaande processen en de productencatalogus; dat hierdoor het serieregister het verlengstuk vormt van de oefening die gebeurd is rond het in kaart brengen van processen en producten; dat de series die uit de processen voortvloeien en die bij de producten worden gecreëerd, op deze manier in kaart worden gebracht en gemetadateerd; dat het serieregister het portaal vormt waarmee medewerkers aan de slag kunnen wanneer ze gaan archiveren; dat via het serieregister of exports ervan de bewaartermijnen van documenten kunnen geraadpleegd worden, wat een belangrijke voorwaarde is in het archiveren; dat het serieregister de basis vormt voor een informatiebeheersplan en een belangrijke voorwaarde is om aan goed informatiebeheer te doen; dat bij het serieregister aan kennisdeling met andere besturen wordt gedaan; dat series van andere organisaties die gepubliceerd en goedgekeurd zijn door de Vlaamse selectiecommissie ook zichtbaar zijn voor andere gemeentes, waardoor er kan voortgebouwd worden op het werk van anderen; dat het serieregister een belangrijke voorwaarde vormt voor een eventuele instap op DAV, het digitale depot van de Vlaamse Overheid dat ook wordt opengesteld voor lokale besturen; 

Overwegende dat Audio heeft aanbevolen de fysieke stroom van briefwisseling bij A-post te verminderen; dat Audio hiervoor aanraadt om de fysieke briefwisseling centraal te bewaren en enkel de briefwisseling digitaal te verspreiden, op enkele uitzonderingen na; dat de papieren versies volgens Audio mogen gesubstitueerd worden, gezien ze onderzocht hebben dat Aalter kan voldoen aan de voorwaarden van substitutie; dat hiervoor een stappenplan werd opgesteld door de archivaris en gestart wordt met een proefproject om in kaart te brengen welke documenten wel nog fysiek verdeeld moeten worden;

Overwegende dat het bestuur de werkwijze voor de vervanging van analoge bestuursdocumenten door elektronische kopieën als vermeld in artikel II.25 van het Bestuursdecreet, schriftelijk vastlegt per categorie van bestuursdocumenten; dat het mogelijk is om één werkwijze vast te stellen voor verschillende categorieën van bestuursdocumenten; dat de werkwijze voor de voormelde vervanging ertoe leidt dat de elektronische kopie een volledige en waarheidsgetrouwe weergave is van het analoge bestuursdocument; dat de werkwijze moet voldoen aan de eigen organisatiebeheersing; 

Overwegende dat de werkwijze volgende zaken dient te omvatten:
1° een vastlegging van de technische specificaties van de elektronische kopie;
2° een stappenplan voor de uitvoering van de vervanging;
3° een aanduiding van de geldigheidsperiode waarin de werkwijze van kracht is.

Overwegende dat bestuursdocumenten niet in aanmerking komen voor vervanging als de drager:
1° essentiële contextinformatie over het bestuursdocument verschaft;
2° specifieke actuele, sociale, historische, religieuze, politieke of maatschappelijke betekenis heeft;
3° museale waarde heeft.