Gelet op het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, artikel 217 tot en met 220;
Gelet op de beslissing van de gemeenteraad op 12 november 2019 betreffende de toetreding van het gemeentebestuur tot de Welzijnsvereniging Audio;
Overwegende dat het organisatiebeheersingssysteem wordt vastgesteld door de algemeen directeur, na overleg met het managementteam; dat organisatiebeheersing het geheel van maatregelen en procedures is die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen dat men de vastgelegde doelstellingen bereikt en de risico's om deze te bereiken kent en beheerst, de wetgeving en procedures naleeft, over betrouwbare financiële en beheersrapportering beschikt, op een effectieve en efficiënte wijze werkt en de beschikbare middelen economisch inzet en de activa beschermt en fraude voorkomt;
Overwegende dat de prefusie OCMW-besturen van Aalter en Knesselare samenwerkten met de welzijnsvereniging AudiO via de Welzijnsband Meetjesland voor het uitvoeren van interne audits; dat de Welzijnsband Meetjesland een financieel voordeliger tarief heeft dan individuele besturen die aangesloten zijn bij AudiO; dat prefusiebestuur OCMW Knesselare in de periode 2014-2018 niet alle geplande audits heeft afgenomen; dat dit over 21 betaalde auditdagen gaat; dat door de fusie in 2019 geen audit is afgenomen; dat dit gaat over 11,5 betaalde auditdagen; dat in 2020 10,5 auditdagen gepland staan voor het OCMW-bestuur; dat in 2020 in totaal 43 dagen moeten ingepland worden; dat het bestuur hiervoor meerdere opties heeft;
Overwegende dat AudiO ondertussen in het voorjaar 2020 een audit heeft uitgevoerd met betrekking tot postbeheer en handtekenbevoegdheid;
Overwegende dat er nog een restsaldo van 20 niet-betalende audit-dagen beschikbaar is;
Overwegende dat wordt voorgesteld om deze auditdagen te laten opnemen door het lokaal bestuur Aalter, nl. een audit op het proces meldingen met volgende doelstelling:
De doelstelling van deze audit is om een evaluatie te maken van de sterkte van het proces inzake externe en interne meldingen. Er gebeurt een evaluatie van het proces van de meldingen vanaf het signaleren door de melder, over de ontvangst, registratie en behandeling door de bevoegde cellen tot en met de terugkoppeling naar de melder. Er gebeurt eveneens een onderzoek naar de analyse en de rapportering over meldingen binnen de organisatie.
Met deze audit wordt nagegaan of de werking efficiënt, effectief en voldoende klantgericht is. Meer concreet zal deze interne audit een antwoord bieden op de volgende doelstellingen:
Overwegende dat volgende planning door Audio wordt voorgesteld:
Op voorstel van het managementteam;
De audit op het proces meldingen, inclusief de onderstaande doelstellingen, goed te keuren:
De doelstelling van deze audit is om een evaluatie te maken van de sterkte van het proces inzake externe en interne meldingen. Er gebeurt een evaluatie van het proces van de meldingen vanaf het signaleren door de melder, over de ontvangst, registratie en behandeling door de bevoegde cellen tot en met de terugkoppeling naar de melder. Er gebeurt eveneens een onderzoek naar de analyse en de rapportering over meldingen binnen de organisatie.
Met deze audit wordt nagegaan of de werking efficiënt, effectief en voldoende klantgericht is. Meer concreet zal deze interne audit een antwoord bieden op de volgende doelstellingen:
Deze audit in 2021 te laten uitvoeren door AudiO via de Welzijnsband Meetjesland, conform de voorgestelde planning:
Deze audit wordt gecoördineerd vanuit de cel Risicobeheer, die eveneens zal instaan voor de terugkoppeling aan het college van burgemeester en schepenen.